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在組織了100多場(chǎng)會(huì)議之后，作者意識(shí)到高效會(huì)議對(duì)于項(xiàng)目成功的重要性，并發(fā)現(xiàn)了會(huì)議組織和進(jìn)行中的常見問題。本文將分享作者在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中關(guān)于如何高效開會(huì)的經(jīng)驗(yàn)和見解。

近三年我主導(dǎo)了某行業(yè)龍頭企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目，也是學(xué)習(xí)華為流程變革的一次成功實(shí)踐。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點(diǎn)，在于業(yè)務(wù)的變革與重塑。在整個(gè)項(xiàng)目中，從業(yè)務(wù)現(xiàn)狀梳理開始，到業(yè)務(wù)問題識(shí)別、業(yè)務(wù)解決方案研討、業(yè)務(wù)方案評(píng)審、數(shù)字化實(shí)現(xiàn)方案研討、數(shù)字化實(shí)現(xiàn)方案評(píng)審等，這些都需要通過開會(huì)進(jìn)行推進(jìn)。

僅一個(gè)營(yíng)銷業(yè)務(wù)域，涉及近10個(gè)部門，10幾支流程，大大小小的開了100多場(chǎng)訪談會(huì)、研討會(huì)或評(píng)審會(huì)。

通過這上百場(chǎng)會(huì)議，我發(fā)現(xiàn)至少50%的人不會(huì)組會(huì)、不會(huì)開會(huì)。

你別驚訝，這是真的，開會(huì)的架子都有，但是差別都在細(xì)節(jié)上，在這過程的前期，我也吃過細(xì)節(jié)沒做到位的虧。

在本次推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，當(dāng)我意識(shí)到部分會(huì)議質(zhì)量不高，又繞不開會(huì)議后，迅速做了調(diào)整，經(jīng)過幾十場(chǎng)會(huì)議的驗(yàn)證，形成了一套實(shí)用、高效的數(shù)字化轉(zhuǎn)型會(huì)議管理方法，學(xué)會(huì)了如何開會(huì)。

今天，我把這3年的摸索和經(jīng)驗(yàn)，把數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，如何開會(huì)的方法傾囊分享。

01?開會(huì)的四大價(jià)值

1. 開會(huì)是推進(jìn)工作的利器

我也曾想過，召集會(huì)議那么麻煩，要一個(gè)個(gè)人約，要找他們共同的時(shí)間，要訂會(huì)議室，要做會(huì)議主持，要形成會(huì)議紀(jì)要；能不能不開會(huì)？

我發(fā)現(xiàn)，不開會(huì)還不行。不開會(huì)項(xiàng)目要么在等待狀態(tài)，要么在停滯狀態(tài)，要么是溝通的非常淺，沒有業(yè)務(wù)碰撞，識(shí)別不出根本問題，出不來深度優(yōu)化的方案和價(jià)值。

長(zhǎng)此以往，將是項(xiàng)目的災(zāi)難，項(xiàng)目注定失敗無疑。

所以，開會(huì)是推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的一個(gè)必選項(xiàng)，它是推進(jìn)工作的利器。

2. 開會(huì)是及時(shí)暴露問題、取得共識(shí)的過程

通過開會(huì)，大家深度碰撞、交流、澄清，才能暴露問題、挖掘問題；同時(shí)，開會(huì)也是所有利益相關(guān)者工作碰撞，互通有無，取得共識(shí)的一個(gè)過程。

不開會(huì)，大家不當(dāng)面交流，信息很難對(duì)齊，哪怕收集一堆問題、發(fā)一堆資料，讓大家去看。

先不說，大家看不看，即便看了大家理解也可能不一樣，大家有疑問可能也懶得說。

3. 開會(huì)能提高利益相關(guān)者對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的滿意度

不開會(huì)，哪怕項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)悶頭寫方案，閉門造車的東西，別人能認(rèn)嗎？

各利益相關(guān)者，可能這樣想，你寫的這些東西，密密麻麻，我看著就頭大，你不當(dāng)面征求我的意見，你這方案我不知道跟我多大關(guān)系，你也別找我簽字。

方案執(zhí)行了以后，我能逃就逃，逃不了我就埋怨，我就投訴，我就說這里不行，那里不行，沒設(shè)計(jì)好。

4. 開會(huì)還是培養(yǎng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型人才的有效方法

通過參會(huì)，可以以練代學(xué)，讓數(shù)字化團(tuán)隊(duì)的新人，在實(shí)踐的戰(zhàn)場(chǎng)上學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)、學(xué)習(xí)溝通、學(xué)習(xí)項(xiàng)目推進(jìn)。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，開會(huì)既然這么重要，開篇又說至少50%的人不會(huì)組會(huì)，不會(huì)開會(huì)，究竟都有什么問題呢？馬上展開說。

02?開會(huì)常見的4類現(xiàn)象與問題

1. 不恰當(dāng)?shù)沫h(huán)境，訂會(huì)議室太隨意

五六個(gè)人開會(huì)，找個(gè)可以坐二十人的會(huì)議室，還左右對(duì)面坐，這樣不妥。

空曠的會(huì)議室很容易分散大家的注意力，無法專注，容易導(dǎo)致有人玩手機(jī)、忙其他工作，甚至在電腦上看一些工作無關(guān)的東西。

如果會(huì)議室沒有白板、沒有投影，非常影響會(huì)議討論，無法進(jìn)行有效牽引和引領(lǐng)思路。

一般情況下，會(huì)議室的上座率大于80%較合適，需要有投影、白板、白板筆，這些必備工具。

2. 開始就召集跨部門的大會(huì)

在沒有方案，或者需求還沒有完整調(diào)研的情況下，不宜貿(mào)然召開大會(huì)。

否則，要么會(huì)在信息對(duì)齊方面花費(fèi)大量時(shí)間，要么不是每個(gè)話題跟每個(gè)人有關(guān)，大家難以全程投入?yún)?huì)，也會(huì)因人多也無法深度探討。

更有甚者，每個(gè)部門發(fā)發(fā)言，談?wù)劯惺?，半小時(shí)過去了；領(lǐng)導(dǎo)在喊喊話，四十五分鐘過去了。接著每個(gè)人說三五句話，兩個(gè)小時(shí)的會(huì)議時(shí)間到了。

正確的開會(huì)姿勢(shì)，是開始分層組會(huì)。先開少于6個(gè)人的專項(xiàng)會(huì)議，核心內(nèi)容得出后，再開大會(huì)深化和確認(rèn)。

3. 參會(huì)人員是隨機(jī)派的代表

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，我看別人召集會(huì)議時(shí)，有的部門隨便派人，隨機(jī)派來的人，來了也不說話，要么看手機(jī)，要么干其它的，一問還三不知。

其實(shí)，這不是參會(huì)部門的責(zé)任，是會(huì)議組織者的問題。

你開會(huì)需要誰(shuí)來、需要提前做什么準(zhǔn)備，你提前約會(huì)時(shí)，要提出明確的要求。

而不是說，你們采購(gòu)部門也要派人哈，他給你派一個(gè)實(shí)習(xí)生能行嗎？

自己做事兒不靠譜，就不要怪罪別人不靠譜了。

其實(shí)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，都成立了項(xiàng)目小組，這些會(huì)議，就需要固定的項(xiàng)目小組成員參加。

項(xiàng)目小組的成立，不是為了當(dāng)時(shí)交一份作業(yè)，徒有虛名。

4. 會(huì)議討論天馬行空，組會(huì)者沒有發(fā)揮應(yīng)有的組織作用

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型初期，有些會(huì)議由于缺乏有人串聯(lián)，也沒有明確的主持人，導(dǎo)致會(huì)議討論非常發(fā)散，甚至天馬行空，討論了一些和會(huì)議主題不相干的內(nèi)容。

還有一些會(huì)議，討論完沒結(jié)論，沒進(jìn)展。

這種方式，非常消耗大家參會(huì)的熱情，成了為了開會(huì)而開會(huì)，開的沒有意義。

后來，在我組會(huì)時(shí)，改變了這種方式。

一開始就把議題分好類，一個(gè)個(gè)討論，討論一個(gè)形成一個(gè)議題的結(jié)論。

并且，在過程中我自己或安排專人，邊討論、邊記錄、邊確認(rèn)、邊共識(shí)。

接著還形成了系統(tǒng)化的方法。會(huì)議開始就明確會(huì)議定位和議題，過程中及時(shí)打斷擾亂秩序者，及時(shí)打斷無休止的發(fā)散討論。

適時(shí)激發(fā)大家的討論激情，耐心傾聽，給發(fā)言人應(yīng)有的尊重，及時(shí)總結(jié)和沉淀討論成果。

基于上述四類現(xiàn)象和問題，我還總結(jié)了高質(zhì)、高效開會(huì)的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，分享給大家。

03?高效組織會(huì)議的五個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)

1. 充分準(zhǔn)備是高質(zhì)量會(huì)議的前提

所謂會(huì)議準(zhǔn)備，不是會(huì)議邀請(qǐng)下發(fā)了，基礎(chǔ)資料下發(fā)了。

我以流程研討會(huì)為例，至少做五項(xiàng)準(zhǔn)備。

需要提前對(duì)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行全局摸底，了解問題背后的根因邏輯，了解相關(guān)方的利益訴求及沖突點(diǎn)，對(duì)解決方案有初步的優(yōu)化思路；基于以上四個(gè)方面形成一個(gè)簡(jiǎn)要的書面材料，以便開會(huì)時(shí)進(jìn)行引導(dǎo)和提高開會(huì)的質(zhì)量。

這，才是高質(zhì)量的提前準(zhǔn)備。

而不是，在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)大家臨時(shí)對(duì)信息，臨時(shí)求共識(shí)，最后很可能變成吵架了，甚至直接崩盤，后續(xù)不來參會(huì)了，或者來了也不發(fā)言。

2. 組會(huì)按“先局部再整體”的先后順序

先組織小范圍會(huì)議分析問題，形成初步的解決方案，然后再召開大會(huì)討論，深化和評(píng)審確認(rèn)。

相關(guān)業(yè)務(wù)部門先完成初步解決方案，然后再向上逐級(jí)開會(huì)討論與決策。復(fù)雜問題，先點(diǎn)對(duì)點(diǎn)溝通或小范圍會(huì)議，再組織大會(huì)整體討論與評(píng)審。

若上來就組織大會(huì)，一般會(huì)導(dǎo)致討論不深不透，有人開會(huì)有人走神，人人都發(fā)言時(shí)間又不夠，有人不發(fā)言又不代表他沒想法，會(huì)議質(zhì)量不高，降低大家參與度，喪失大家參與的興趣。

3. 對(duì)誰(shuí)參會(huì)有明確要求

對(duì)于重要的參會(huì)人，提前溝通，預(yù)留時(shí)間，不能隨便找人代替。

一般在成立項(xiàng)目小組時(shí)，明確下來小組成員的職責(zé)和義務(wù)，較好。

這樣不至于在后續(xù)組會(huì)時(shí)，別人不情愿領(lǐng)這個(gè)事兒，而是應(yīng)付，甚至從部門內(nèi)找個(gè)實(shí)習(xí)生來替會(huì)。

安排他整理的數(shù)據(jù)、梳理的問題，也不弄，或者隨便應(yīng)付一下。

4. 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)一定有人負(fù)責(zé)整體牽引

原則上，誰(shuí)組會(huì)誰(shuí)負(fù)責(zé)會(huì)議的支持，并負(fù)責(zé)會(huì)議的整體串聯(lián)。

但是，有時(shí)候業(yè)務(wù)部門約會(huì)，崗位和部門視角比較嚴(yán)重，無法站在全局視角進(jìn)行跨部門的牽引、串聯(lián)、推動(dòng)。

這個(gè)時(shí)候，我們做為數(shù)字化轉(zhuǎn)型人員，就要主動(dòng)站出來，承擔(dān)起這個(gè)工作。

否則，大家都是部門視角，要么都是碎片化的信息，要么就是有人發(fā)言不充分，要么有人滔滔不絕，漫無邊界。

久而久之，大家就不愿意參加此類會(huì)議了，數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目，還何談成功呢？

5. 抓好會(huì)議過程的有效管理

在會(huì)議開始，需要有會(huì)議導(dǎo)入環(huán)節(jié)。

主持人或會(huì)議召集人把會(huì)議的背景、本次會(huì)議的議題或目標(biāo)，給大家介紹清楚，把大家拉到同一個(gè)上下文里面來。

在會(huì)議過程中，要一個(gè)一個(gè)議題的分開討論，避免過于發(fā)散。

會(huì)議主持人，充分利用白板和投影儀，及時(shí)做好記錄、引導(dǎo)、歸納，推進(jìn)會(huì)議有序向前。

同時(shí)，讓參會(huì)人員每一個(gè)人都有發(fā)言機(jī)會(huì)，以保證信息全面，群策群力，挖深挖透。

在會(huì)議結(jié)束前，一定把本次會(huì)議的共識(shí)和結(jié)論，同步給大家；有下一步行動(dòng)的，要現(xiàn)場(chǎng)讓責(zé)任人把活兒領(lǐng)走，同時(shí)要一個(gè)完成計(jì)劃。

領(lǐng)活兒的人，若有什么疑問，現(xiàn)場(chǎng)就可以解答，避免大家有不同理解，甚至人家認(rèn)為這不是他的活兒。

有了現(xiàn)場(chǎng)的共識(shí)和結(jié)論，現(xiàn)場(chǎng)明確了待辦，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要，將非常輕松，也解決了開會(huì)沒結(jié)論，派活兒不明確等諸多問題。

04?總結(jié)

對(duì)于開會(huì)這事兒，我以前認(rèn)為很簡(jiǎn)單，根本沒想有這么多需要注意的細(xì)節(jié)。

經(jīng)過這次數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目，我發(fā)現(xiàn)不這樣搞，輕則沒有會(huì)議質(zhì)量，項(xiàng)目稀里嘩啦，嚴(yán)重延期；重則項(xiàng)目崩盤，項(xiàng)目一開始就注定了失敗。