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項(xiàng)目臨近上線，節(jié)奏緊、壓力大，本該協(xié)同作戰(zhàn)的干系人卻頻頻“掉鏈子”：誰負(fù)責(zé)什么說不清，問題沒人接，節(jié)奏全線失控。這不是個(gè)別項(xiàng)目的問題，而是很多團(tuán)隊(duì)在上線階段的通病。本文將從實(shí)際案例出發(fā)，拆解上線前后常見的職責(zé)混亂場景，并總結(jié)出三步破局法，幫助項(xiàng)目經(jīng)理在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)厘清角色、穩(wěn)住節(jié)奏、確保項(xiàng)目順利上線。

甲方企業(yè)中做弱矩陣項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，誰沒經(jīng)歷過上線階段的混亂？活堆在那沒人認(rèn)領(lǐng)，各部門互相推責(zé)，項(xiàng)目卡殼又爭吵，明明大家都覺得無辜，可項(xiàng)目就是磕磕絆絆推進(jìn)不了 —— 這鍋，多半是 “干系人職責(zé)沒厘清” 背！

前陣子我臨時(shí)接了個(gè)在線客服迭代項(xiàng)目的支持活，其本質(zhì)是從 1.5 迭代 1.6，內(nèi)容不算復(fù)雜，但企業(yè)內(nèi)部部門眾多，推進(jìn)全靠協(xié)商。結(jié)果呢？一堆任務(wù)擺著，沒人清楚自己該干嘛，項(xiàng)目卡了又卡，真是一地雞毛。

解決辦法有不少，比如同構(gòu) WBS 捋順派負(fù)責(zé)人，但今天我想聚焦 “干系人職責(zé)”，給大家一套能落地的方法，幫你避開上線坑。

1.先搞清楚，為什么干系人管理在腎功能線階段非做不可？

在項(xiàng)目管理中，干系人管理是重頭戲。作為項(xiàng)目經(jīng)理，你得先想明白這幾個(gè)問題：當(dāng)前階段直接、間接干系人是誰？他們的影響力和要交付的東西是什么？當(dāng)進(jìn)展到下一階段干系人會變嗎？

尤其在一個(gè)中大型企業(yè)中，大部分情況下都是一個(gè)弱矩陣團(tuán)隊(duì)，你管不了成員的績效考核，大家手頭都有一堆活，憑什么要在你這項(xiàng)目上盡心？這時(shí)候要是不把干系人管到位，讓他們擔(dān)起該擔(dān)的責(zé)任，項(xiàng)目延遲、混亂甚至失敗，都是大概率的事。

這里要劃個(gè)重點(diǎn)：別只盯著影響力大的干系人，那些 “影響力小但作用大” 的角色更得重視。就像我剛說的客服迭代項(xiàng)目，上線時(shí)的操作人員主管、訓(xùn)練講師、營運(yùn)優(yōu)化師等，他們代表著最終用戶。要是他們不認(rèn)可項(xiàng)目、搞不清自己的角色，項(xiàng)目要么上不了線，要么上線后也是一團(tuán)糟。

2.抓關(guān)鍵：終端干系人常見的3大痛點(diǎn)

終端干系人也就是在項(xiàng)目即將上線的落地階段，他們一個(gè)明顯的特點(diǎn)是，項(xiàng)目前期參與了一些，但是中間可能會經(jīng)過很長時(shí)間，實(shí)話說這個(gè)時(shí)候大概率是已經(jīng)遺忘了，所以他們相當(dāng)于一個(gè)參與項(xiàng)目的“小白”干系人，他們遇到的痛點(diǎn)，總結(jié)下來可以認(rèn)為是這3個(gè)：

2.1 痛點(diǎn)1：不清楚/忘記了項(xiàng)目的背景、范圍與目的

很多企業(yè)的一些主管或者負(fù)責(zé)人，總覺得 “終端執(zhí)行者不用懂全局，照做就行”。也有很多貌似覺得自己項(xiàng)目管理很強(qiáng)的項(xiàng)目經(jīng)理覺得 “我已經(jīng)寫清楚了，有什么不明白的”。

但是不了解全局，不了解項(xiàng)目的整體情況，員工根本沒法判斷這事在自己工作里的優(yōu)先級。

從一般的邏輯來看，確認(rèn)項(xiàng)目背景和目標(biāo)，他們才能根據(jù)企業(yè)、部門和個(gè)人目標(biāo)調(diào)重心，才清楚自己和下屬要做什么。很多時(shí)候只是悶頭干，上層交代的活很可能跑偏，最后整個(gè)項(xiàng)目都受影響。

解決辦法很也不復(fù)雜：上線前開個(gè)短會，把項(xiàng)目為什么做、做哪些、要達(dá)成啥效果說透，別嫌麻煩，這步能省后續(xù)很多事。關(guān)鍵是一定要和所在部門的目標(biāo)，以及對這些終端干系人的好處講清楚。讓他們切身了解到可以給自己帶來的好處。

• 如果了解到以上的內(nèi)容，可以根據(jù)企業(yè)目標(biāo)、部門目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)調(diào)整重心
• 如果了解到以上的內(nèi)容，可以知道自己接下來要做什么事情
• 如果了解到以上的內(nèi)容，可以安排自己的下屬來做什么事情

2.2 痛點(diǎn) 2：不知道當(dāng)前和下一步要做什么

對執(zhí)行型干系人來說，沒明確任務(wù)就是 “無從下手”。大部分職場人還是踏實(shí)干活的，但不會主動找活干，你得把任務(wù)遞到他們面前。

這里給個(gè)實(shí)操方法：整理未來 2 周的待辦任務(wù)（2 周是 WBS 能細(xì)化的最小周期），每個(gè)任務(wù)要寫清楚這 5 點(diǎn)：

• 輸入：上一個(gè)任務(wù)給你的結(jié)果
• 輸出：你要交付的東西（比如流程、報(bào)告）
• 開始時(shí)間
• 結(jié)束時(shí)間
• 重要度：得強(qiáng)調(diào)優(yōu)先級，說明沒按時(shí)完成的影響，不然他們可能按日常任務(wù)優(yōu)先級來，耽誤項(xiàng)目進(jìn)度

2.3 痛點(diǎn) 3：不確定自己該擔(dān)啥責(zé)任

目標(biāo)和任務(wù)都給了，可 “活沒干好該找誰”“干得好算誰的” 沒說清，照樣出問題。這時(shí)候就得用 “干系人聯(lián)系表” 這個(gè)工具，參考格式如下：

用這個(gè)表要注意 4 點(diǎn)：

1. 不用死磕格式，核心是明確職責(zé)
2. 項(xiàng)目推進(jìn)中要隨時(shí)更新，干系人或職責(zé)變了就改
3. 一定要在正式會議上確認(rèn)，確保每個(gè)人都懂自己的責(zé)任
4. 可以私下做個(gè)備注版，記錄干系人特點(diǎn)（比如“需老板強(qiáng)壓”“積極主動”），方便后續(xù)溝通

當(dāng)一個(gè)人對自己在這個(gè)項(xiàng)目在這個(gè)階段的職責(zé)明確了之后，接下來的絕大多數(shù)情況，她就能明白自己的身份和交付內(nèi)容，可以不用出現(xiàn)一個(gè)任務(wù)沒有人負(fù)責(zé)的情況了（雖然略微有些絕對，這個(gè)對項(xiàng)目經(jīng)理和整個(gè)團(tuán)隊(duì)的待辦任務(wù)劃分還是有很強(qiáng)的要求的）

3.看結(jié)果：管好干系人，項(xiàng)目上線更順暢

當(dāng)每個(gè)干系人都清楚 “自己要干啥、啥時(shí)候交、擔(dān)啥責(zé)”，你會發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目推進(jìn)突然變順了：

• 誰是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)人物，一眼就知
• 想調(diào)進(jìn)度，知道該找哪個(gè)對接
• 任務(wù)卡殼了，能直接找到負(fù)責(zé)人解決
• 項(xiàng)目成功了，每個(gè)人的貢獻(xiàn)都清晰，也方便后續(xù)復(fù)盤

最后想跟大家說，項(xiàng)目管理工具再多，終究要靠 “人” 執(zhí)行。要是不從干系人入手，把職責(zé)捋順，就算項(xiàng)目最后成了，過程也得走不少彎路。尤其甲方企業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理，內(nèi)部管控時(shí)多花點(diǎn)心思在干系人管理上，項(xiàng)目成功率會高很多。

如果你們在項(xiàng)目上線階段有遇到過干系人職責(zé)不清的坑？或者有啥好的管理方法？歡迎分享，咱們一起避坑成長！