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榮耀標識別以為“負庫存”就是BUG，作為供應鏈產(chǎn)品經(jīng)理，這些“庫存為負”的場景你必須要懂！
在供應鏈管理中，“負庫存”常常被誤認為是一個系統(tǒng)錯誤或異常情況。然而，它背后可能隱藏著復雜的業(yè)務邏輯和策略選擇。本文將從產(chǎn)品經(jīng)理的視角，系統(tǒng)性地拆解“負庫存”的概念、產(chǎn)生的原因、不同系統(tǒng)中的處理方式以及它對財務核算的影響。
最近經(jīng)常有一些朋友在產(chǎn)品交流群或者是私聊咨詢我關于“負庫存”的一些知識，剛好之前沒寫過這一塊的內(nèi)容，所以就趁此機會寫一篇文章來拆解一下“負庫存”，聊聊我對它的一些理解，也順帶解答一些朋友的疑惑。
早期我在剛?cè)胄械臅r候，我會認為“負庫存”是一種很離譜的，很匪夷所思的東西，庫存怎么會是負數(shù)的呢？所以，當時的第一印象就是：盡量規(guī)避，一定要讓庫存數(shù)量不為0。
但是隨著工作時間越來越長，接觸的業(yè)務場景和模式越來越多，我逐步理解和認同了“負庫存”這件事情，并不會把它當做是一種一定要及時解決的問題。因為它的出現(xiàn)是有一定的道理，是有合理的業(yè)務訴求和場景的，并不是大家第一印象上的“BUG”或者“異?！薄?/p>
負庫存這個現(xiàn)象遠比大家想象的復雜，它背后涉及的不僅僅是技術問題，更多的是業(yè)務邏輯和業(yè)務策略的抉擇。這篇文章我會從產(chǎn)品經(jīng)理的視角，最基礎的概念開始，逐步深入到導致負庫存的原因，對應的財務處理機制，以及不同系統(tǒng)間的差異化處理方式，系統(tǒng)性地拆解負庫存這個話題。
什么是負庫存
簡單來說，負庫存就是指系統(tǒng)中某個商品的庫存數(shù)量顯示為負數(shù)，一般是因為銷售的時候，銷售數(shù)量大于系統(tǒng)的庫存數(shù)量，所以導致剩余庫存為負數(shù)了。
負庫存實際上反映的是企業(yè)在某個時間點上，對特定商品庫存的需求超過了現(xiàn)有庫存量，同時又必須要滿足需求量，以免阻塞業(yè)務。
這個定義聽起來很抽象，讓我舉個例子來說明，這是引起負庫存的最高頻的原因之一。
比如在線下實體的業(yè)務場中，客戶想要購買某款商品，但是商品當前在庫存的庫存是0，你先去找附近的同行或者供應商那邊借了部分商品，然后先給客戶開了一張銷售出庫單（銷售數(shù)量為10件），系統(tǒng)庫存就變成了-10件。等送走客戶之后，你才有空回過神來，把采購入庫單補錄進去（采購數(shù)量為15件），此時庫存的庫存變成了5件。
從這個場景中來看，“-10件”就是負庫存，它代表的不僅僅是一個負數(shù)，而是企業(yè)對這10件商品的銷售承諾和未來的補貨需求。
如果企業(yè)是嚴格遵循先入庫，然后再出庫的規(guī)則，理論上是不會產(chǎn)生負庫存的。但是在實際的業(yè)務場景中，這種先出庫，再入庫的場景也比較常見，因為各種原因下需要先完成銷售，再后置去做采購入庫。所以很多進銷存系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等都會支持這種業(yè)務模式，于是“負庫存”也就變得比較常見，并非是異常。
負庫存產(chǎn)生的原因
理解負庫存的產(chǎn)生原因，是設計有效解決方案的前提，庫存的原因可以分為兩大類：主動的業(yè)務策略和被動的管理問題。根據(jù)出現(xiàn)頻率，我把這些原因進行了排序，希望能幫你快速識別問題的優(yōu)先級。
1. 銷售業(yè)務導向的”先銷售后采購”模式
這是最常見的負庫存原因，也是有一定的業(yè)務合理性的。在某些特殊的業(yè)務模式中，負庫存的場景是很頻繁的。
典型場景包括：
- 貿(mào)易公司代銷：接到客戶訂單后立即確認，然后向上游供應商采購。
- 制造業(yè)按單生產(chǎn)：收到訂單后才開始采購原材料并組織生產(chǎn)。
- 經(jīng)銷商緊急調(diào)貨：為滿足客戶需求，先銷售，然后從其他倉庫調(diào)貨。
某服裝貿(mào)易公司代理多個品牌，當大客戶下單購買某款冬季大衣100件時，公司庫存可能只有30件。但為了滿足客戶需求和保持合作關系，他們會先接單，系統(tǒng)扣減庫存100件，產(chǎn)生了-70件的負庫存，然后緊急向品牌方采購70件補貨。這種模式在服裝、3C數(shù)碼、家居等行業(yè)非常普遍。
2. 系統(tǒng)間數(shù)據(jù)同步延遲或失敗
這是技術層面引發(fā)的一個問題，在多供應鏈系統(tǒng)協(xié)同的業(yè)務場景中，由于并發(fā)的問題或者是數(shù)據(jù)同步失敗的問題，經(jīng)常會出現(xiàn)類似的“負庫存”問題。
常見的同步問題：
- 多渠道銷售同步延遲：線上商城、門店POS同時銷售，庫存扣減信息同步有時間差。
- 網(wǎng)絡故障導致數(shù)據(jù)丟失：接口調(diào)用超時或失敗，導致庫存變動未及時反映。
- WMS庫存變動回傳ERP：WMS發(fā)生了庫存異動，需要回傳異動結(jié)果給ERP，但是因為ERP和WMS庫存有差異（ERP庫存不足），導致負庫存。
3. 業(yè)務單據(jù)處理順序錯誤，人為操作錯誤
在實際業(yè)務中，物理操作和系統(tǒng)單據(jù)處理往往不同步，這種時間差很容易造成負庫存。同時人為操作的失誤，例如說填寫錯數(shù)量，按實物出庫而不是按單據(jù)出庫等，也會導致負庫存。
常見的問題：
- 先實物后單據(jù)：貨物已經(jīng)出庫，但出庫單據(jù)還在審批流程中，未扣減系統(tǒng)庫存。
- 退貨處理延遲：客戶退貨已到達倉庫，但退貨入庫單據(jù)處理滯后，實物已經(jīng)加了，但是系統(tǒng)未增加庫存。
- 調(diào)撥業(yè)務時差：A倉庫已發(fā)貨，B倉庫已收貨，但系統(tǒng)中調(diào)撥單據(jù)還未完全處理。
- 人為操作問題：采購入庫的時候數(shù)量填少了（實物多于系統(tǒng)），但出庫的時候按實際數(shù)量出庫，就會出現(xiàn)負庫存。
某服裝企業(yè)的門店調(diào)撥場景：上午10點總部ERP生成調(diào)撥出庫單，A門店庫存扣減100件；下午2點貨物運輸?shù)紹門店；下午5點B門店確認收貨，但由于系統(tǒng)維護，入庫單未及時處理。此時如果A門店又有客戶購買（實物已到店，但是未錄入系統(tǒng)），就可能導致負庫存。
4. 系統(tǒng)BUG或程序錯誤
負庫存的出現(xiàn)，也有可能和產(chǎn)品方案、技術方案設計有很大的關系，如果系統(tǒng)邏輯本身有BUG或者錯誤，那么就會導致庫存不準確，出現(xiàn)負庫存也就是很正常了。
常見的BUG或錯誤：
- 庫存計算邏輯錯誤：代碼邏輯bug導致庫存計算不準確
- 重復執(zhí)行操作：同一個出庫單被重復處理數(shù)據(jù)庫
- 事務處理異常：事務回滾不完整或死鎖問題
負庫存在不同系統(tǒng)中的意義和處理方式
在不同的供應鏈系統(tǒng)中，負庫存的表現(xiàn)形式和含義會有很大差異，我們要先理解哪些系統(tǒng)出現(xiàn)負庫存是合理的，哪些系統(tǒng)出現(xiàn)負庫存是不合理的，這樣才能更好地理解為什么有些系統(tǒng)要堅決控制負庫存，而有一些則是要支持負庫存。
在現(xiàn)代供應鏈體系中，進銷存、ERP、WMS、POS等不同系統(tǒng)承擔著不同的職責，它們對負庫存的處理策略和容忍度也截然不同。
1.ERP系統(tǒng)：有條件支持，靈活策略
ERP系統(tǒng)對負庫存相對包容，主要因為它管理的是賬面庫存和業(yè)務流程，而非具體實物。當ERP中出現(xiàn)負庫存時，往往反映的是企業(yè)的業(yè)務策略選擇，比如預售模式、代銷業(yè)務、先售后采等。
ERP會通過靈活的規(guī)則引擎來控制負庫存：按商品類別設置不同策略（預售商品允許大幅負庫存），按邏輯倉類型來設置不同策略（A倉庫支持負庫存，B倉庫不支持負庫存），同時ERP也會配備比較完善的成本核算機制處理負庫存導致的財務問題。
2.進銷存系統(tǒng)：有條件支持，單據(jù)導向
進銷存系統(tǒng)同樣支持負庫存，但側(cè)重點是業(yè)務單據(jù)的流轉(zhuǎn)。它的核心價值在于記錄采購、銷售、庫存變動等業(yè)務活動，特別適合中小企業(yè)”先銷售后采購”的操作習慣。
進銷存的控制策略相對簡單直接，一般是全局啟用負庫存、或者是按倉庫、商品來控制是否啟用負庫存，然后可以配置某些單據(jù)下支持負庫存，某些單據(jù)下不支持負庫存。而在成本核算方面，一般都是采用先進先出或移動加權(quán)平均等方式，如果要準確核算負庫存的成本，則需要在這一塊做一些特殊處理。
七色米：全局控制負庫存
金蝶·星辰：按倉庫控制負庫存
3.WMS系統(tǒng)：嚴格控制，零容忍
WMS對負庫存采取”零容忍”態(tài)度，因為它直接管理實物庫存。在WMS的邏輯中，每一次出庫都必須有真實貨物支撐，每個庫位都要真實反映實物狀態(tài)。
所以，當程序計算庫存的時候，如果發(fā)現(xiàn)會導致庫存為“負數(shù)”，那么就應該直接報錯，攔截這種情況，不允許出現(xiàn)負數(shù)的庫存。
4.POS系統(tǒng)：嚴格控制為主，適度靈活
POS系統(tǒng)介于嚴格控制和靈活支持之間，需要平衡風險控制和客戶體驗。因為POS是直接面對終端客戶，隨意的負庫存銷售可能導致在線的O2O客戶買了商品卻拿不到貨，影響品牌形象。但是在某些情況下，在收銀端，如果客戶已經(jīng)拿著實物來結(jié)賬了，那么此時系統(tǒng)中即使沒有庫存，也應該支持負庫存開單銷售。
所以對于POS系統(tǒng)來說，需要結(jié)合自身的實際業(yè)務場景來控制是否啟用“負庫存”，例如說在收銀端的開單是支持負庫存的，而其他出庫、調(diào)撥出庫、O2O出庫等業(yè)務場景下，則不支持負庫存操作。
有贊：收銀開啟負庫存銷售
總體而言，要判斷一個供應鏈系統(tǒng)是否支持“負庫存”，可以遵循這樣的一個原則：越接近實物操作的系統(tǒng)，對負庫存容忍度越低；越偏向業(yè)務管理的系統(tǒng)，支持度越高。系統(tǒng)職責定位決定了負庫存的處理策略。
負庫存帶來的成本核算問題
很多產(chǎn)品經(jīng)理在設計負庫存功能時，往往只關注庫存數(shù)量的變化，而忽略了背后的財務影響。但實際上，負庫存對財務模塊（成本核算）的沖擊可能比你想象的更大。
1. 成本核算的復雜性
當企業(yè)出現(xiàn)負庫存銷售時，財務系統(tǒng)面臨的最大挑戰(zhàn)是：不知道銷售出庫商品的實際成本是多少。這看起來是個簡單的問題，但在實際操作中卻相當復雜。
假設你目前的門店POS中某款手機殼當前庫存為0件，由于開啟了負庫存銷售，這時有客戶購買了100件，系統(tǒng)扣減庫存后顯示為-100件?，F(xiàn)在問題來了：這100件手機殼的銷售成本應該如何計算？
很多零售公司會采用的移動加權(quán)平均法來處理負庫存的成本核算。具體做法是：當出現(xiàn)負庫存銷售時，系統(tǒng)使用歷史加權(quán)平均成本（最近一筆沒有負庫存的銷售成本）作為暫時的銷售成本，等到后續(xù)采購入庫后，再根據(jù)實際采購成本進行差異調(diào)整。這種方法相對科學，既滿足了會計準則的要求，又保證了日常業(yè)務的連續(xù)性。
2. 成本差異的處理機制
負庫存帶來的另一個財務挑戰(zhàn)是成本差異的處理。當企業(yè)使用預估成本進行負庫存銷售，后續(xù)實際采購時發(fā)現(xiàn)成本有差異，這個差異應該如何處理？
在實際操作中，通常有兩種處理方式：一是直接調(diào)整銷售成本，將差異計入當期損益；二是設立專門的成本差異科目，定期分析差異原因并進行管理優(yōu)化。選擇哪種方式主要取決于企業(yè)的會計政策和差異金額的大小。
負庫存的財務處理必須與企業(yè)的財務團隊充分溝通，確保符合會計準則和審計要求。我見過一些對財務邏輯不太敏感的產(chǎn)品經(jīng)理在設計負庫存功能時，完全沒有考慮財務影響，結(jié)果在系統(tǒng)上線后引發(fā)了很多財務數(shù)據(jù)的問題，搞得特別難受。
對負庫存的常見誤區(qū)和解決方案匯總
經(jīng)過上面對負庫存的拆解，相信大家對負庫存的概念和業(yè)務場景，還有對應的產(chǎn)品方案要注意的細節(jié)有了一定的了解。
最后我總結(jié)一下，關于“負庫存”最常見的幾個誤區(qū)，希望能幫你避免踩坑。
誤區(qū)一：把負庫存當作純技術問題
很多新手PM看到負庫存的第一反應是”這肯定是程序bug，趕緊讓開發(fā)修復”。這種認知是完全錯誤的。
正確認知：負庫存首先是業(yè)務問題，其次才是技術問題。你需要先理解業(yè)務場景，判斷這個負庫存是合理的商業(yè)需求還是異常的管理問題，然后再決定技術解決方案。
誤區(qū)二：認為所有系統(tǒng)的處理策略應該一致
另一個常見誤區(qū)是認為ERP、WMS、POS等系統(tǒng)對負庫存的處理策略應該保持一致。
正確認知：不同系統(tǒng)有不同的職責和定位。ERP關注業(yè)務流程和財務核算，可以有條件地支持負庫存；WMS關注實物管理，應該嚴格控制負庫存；POS關注客戶體驗，需要在控制風險和提升體驗之間找平衡。
誤區(qū)三：忽視財務影響
很多產(chǎn)品經(jīng)理只關注庫存數(shù)量的變化，完全沒有考慮負庫存對財務系統(tǒng)的影響。
正確認知：負庫存會直接影響成本核算、毛利計算、現(xiàn)金流預測等財務指標。在設計負庫存功能時，必須與財務團隊充分溝通，確保符合會計準則要求。
誤區(qū)四：技術萬能論
認為只要寫好代碼就能解決所有負庫存問題，忽視了管理流程和業(yè)務規(guī)范的重要性。
正確認知：負庫存管理需要技術手段和管理機制的結(jié)合。技術可以提供工具和平臺，但具體的業(yè)務規(guī)則、處理流程、風險控制等仍然需要管理層面的支持。
誤區(qū)五：用戶體驗考慮不足
在設計負庫存控制功能時，只考慮業(yè)務邏輯，沒有充分考慮用戶體驗。
正確認知：當用戶遇到庫存不足的情況時，不應該簡單地提示”庫存不足”，而應該提供智能化的解決方案，如推薦替代商品、提供到貨通知、顯示預計到貨時間等。
避免這些誤區(qū)的關鍵在于：始終站在業(yè)務角度思考問題，用技術手段解決業(yè)務需求，而不是用技術邏輯替代業(yè)務邏輯。
作為供應鏈產(chǎn)品經(jīng)理，理解和處理負庫存問題是你的基本功之一。
希望這篇文章能幫你在這個復雜的領域建立正確的認知和方法論。
本文由人人都是產(chǎn)品經(jīng)理作者【PM維他命】，微信公眾號：【PM維他命】，原創(chuàng)/授權(quán) 發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來自Unsplash，基于 CC0 協(xié)議。
不考慮系統(tǒng)BUG，接口時效等問題，負庫存的產(chǎn)生一定是管理上出了問題。銷售有的時候是不等于出庫的，當實際庫存等于系統(tǒng)庫存時，出庫一定不會有負數(shù)，這個時候銷售其實是庫存占用的邏輯，可用庫存數(shù)一定是負的。如果銷售等于出庫，銷售出庫數(shù)量大于庫存數(shù)量，說明實際庫存數(shù)已經(jīng)和系統(tǒng)庫存數(shù)不一致了。負庫存的開啟對業(yè)務的效率提升是有的，但有多大，我覺得是個問號，但對財務成本核算的影響是無比巨大的。