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我們理解的簡化，是日常操作的簡化，而非功能上的簡化。

前幾日在知乎看到一個問題：Trello等項(xiàng)目管理工具體驗(yàn)如何？

本來利益相關(guān)太高不準(zhǔn)備答，因?yàn)槟呐峦ㄆfTrello好，有一句不好都有貶低對手抬高自己之嫌疑。

但是我發(fā)現(xiàn)題主問的是Trello等項(xiàng)目管理工具體驗(yàn)如何，我個人理解，題主是想問：Trello這類項(xiàng)目管理工具的體驗(yàn)——恐怕是對項(xiàng)目管理工具沒有了解的。那么正好借此機(jī)會，向大家介紹一下項(xiàng)目管理工具究竟緣起何處以及究竟Trello是否能夠代表項(xiàng)目管理類的工具。

01 這類產(chǎn)品都脫胎于看板式項(xiàng)目管理

首先，既然我們把這些產(chǎn)品歸為一類，那么就得明確他們的共性——都脫胎于看板式項(xiàng)目管理。那就究竟什么是看板式項(xiàng)目管理？

看板管理，常作“Kanban管理”（來自日語“看板”，カンバン，日語羅馬拼寫：Kanban，原名：傳票卡），是豐田生產(chǎn)模式中的重要概念，指為了達(dá)到準(zhǔn)時生產(chǎn)方式（JIT）控制現(xiàn)場生產(chǎn)流程的工具。準(zhǔn)時生產(chǎn)方式中的拉式（Pull）生產(chǎn)系統(tǒng)可以使信息的流程縮短，并配合定量、固定裝貨容器等方式，而使生產(chǎn)過程中的物料流動順暢。 看板管理方法是在同一道工序或者前后工序之間進(jìn)行物流或信息流的傳遞。

通俗點(diǎn)說，就是源自車間生產(chǎn)的看板：

車間流水線上，一環(huán)扣一環(huán)，所有機(jī)器同時工作：

當(dāng)2號機(jī)器的生產(chǎn)效率比較低，1號機(jī)器比較高的時候，就會堆積1號機(jī)器的產(chǎn)出物，造成積壓庫存、降低生產(chǎn)效率等問題。

所以，車間生產(chǎn)中，需要去判斷2號機(jī)器所積累的任務(wù)量，再決定1號機(jī)器是否繼續(xù)生產(chǎn)。如果2號機(jī)器積累的任務(wù)太多，1號機(jī)器就停產(chǎn)。當(dāng)然，真正的車間生產(chǎn)要復(fù)雜很多，我只是舉個簡化的例子。

引一段對看板式任務(wù)管理的評價(jià)：

看板在各個行業(yè)領(lǐng)域的應(yīng)用目的不同，所帶來的優(yōu)勢也可能不同。基于看板的模型，有一點(diǎn)是很明確的，看板能夠?qū)齑媪亢蛯?shí)際消耗量對齊，限制生產(chǎn)中任何一點(diǎn)的過量庫存。只有當(dāng)庫存消耗時才發(fā)出請求信號，讓生產(chǎn)端開始交付新一批產(chǎn)品。用需求量來控制生產(chǎn)率，讓整個過程變得可視化，避免生產(chǎn)端產(chǎn)能過剩。

而后，這套生產(chǎn)方法在其他領(lǐng)域發(fā)揚(yáng)光大了。比如——軟件開發(fā)。

這套東西，在過去長這樣：

而在今天，就成了我們熟悉的各類看板式項(xiàng)目管理工具，例如Trello，以及Worktile。

隨手截了一個我司的bug反饋看板，是不是跟上圖換湯不換藥？

02 流程化是項(xiàng)目管理工具的內(nèi)核

了解了看板的起源，我們可以來談?wù)勴?xiàng)目管理工具了。

先說一點(diǎn)，不少人對任務(wù)管理工具的理解局限于ToDoList，這是極其不準(zhǔn)確的。這類項(xiàng)目管理工具的最大優(yōu)勢，在于——流程化。而流程化也是一種思維，這種思維是項(xiàng)目管理軟件能帶來的，最寶貴的財(cái)富。ToDoList只是發(fā)揮了card／list這一級別的功能，最關(guān)鍵的board反而沒有體現(xiàn)。而card／list／board三位一體，才能構(gòu)成看板式項(xiàng)目管理。

舉個例子：

我給你一個項(xiàng)目，把大象裝進(jìn)冰箱里，你打算怎么辦？

你可能會想到宋丹丹老師說的——冰箱門打開-大象放進(jìn)去-冰箱門關(guān)上

但是沒有這么大冰箱怎么辦？

我們需要這個大冰柜

大象從哪里來？

我們要找個買大象的渠道

運(yùn)輸怎么搞定？

得找一輛大卡車

有沒有找到一種似曾相識的感覺？在工作中我們常會面對這種困擾——問題總是考慮不周全，實(shí)施過程一團(tuán)亂麻、漏洞百出。這，其實(shí)就是因?yàn)槿狈α鞒袒乃季S。

例如我們得到了這個任務(wù)。那么粗略的想一下，大概分這樣幾步——

大象來源-運(yùn)輸-場地準(zhǔn)備-物料準(zhǔn)備-實(shí)施-后續(xù)步驟。

而每一步，又可以細(xì)分，例如大象來源——

法律相關(guān)-資金準(zhǔn)備-前期聯(lián)系-合同 等

有了這樣的步驟，即便會出現(xiàn)狀況，也能在最大限度上保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。同時，如果前期準(zhǔn)備不到位，后期的計(jì)劃便相應(yīng)的調(diào)整或者延后。這就是流程化的本質(zhì)。

皮一下，設(shè)計(jì)了把大象裝進(jìn)冰箱的項(xiàng)目

流程化思維，最好的應(yīng)用場景就是團(tuán)隊(duì)的工作。因?yàn)槎嗳伺浜系那闆r下，企業(yè)會面臨很多問題，諸如：

• 信息不對稱
• 責(zé)任不明確
• 任務(wù)進(jìn)展難以把控
• 項(xiàng)目流程經(jīng)驗(yàn)難以沉淀
• 項(xiàng)目執(zhí)行過程無跡可尋
• 其他……

而看板式項(xiàng)目管理工具，能夠有效的解決這類問題。

03 這類項(xiàng)目管理工具的體驗(yàn)究竟如何？

要談體驗(yàn)，自然離不開需求?，F(xiàn)在企業(yè)的工作和配合是十分復(fù)雜的?？窗骞芾砉ぞ呙媾R著很多挑戰(zhàn)。既然我們也要討論Trello能否代表這類項(xiàng)目管理工具，那么我就以Trello舉例。

首先，看似全能，實(shí)則無能

這是Trello的一個空白看板，這里面什么都沒有，當(dāng)然也就意味著你可以配置出任何你想要的項(xiàng)目。但是那只是理想情況下，現(xiàn)在如果一個產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)，想要以此實(shí)現(xiàn)需求管理。你覺得要怎么創(chuàng)建看板？

我相信，項(xiàng)目管理能力也好、流程化思維能力也好，永遠(yuǎn)都滿足二八原則。能夠快速上手的人永遠(yuǎn)都是少數(shù)。如果你很不幸的是那“八成”，那么這個空白看板的體驗(yàn)可以說一點(diǎn)也不好。反倒是國內(nèi)許多廠家，都引入了模板的概念。在一定程度上解決了不知道如何配置的問題。

Worktile的項(xiàng)目模板

其次，標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品如何適應(yīng)非標(biāo)準(zhǔn)化的需求

這個問題的難度，要比第一個問題復(fù)雜很多，可以說是整個SaaS行業(yè)都面臨的問題。

個人產(chǎn)品，尚不能滿足所有人的需求，面對企業(yè)復(fù)雜的需求，標(biāo)準(zhǔn)化的SaaS產(chǎn)品就更加顯得有心無力了。

例如：

任務(wù)的流程問題——即一個任務(wù)完成某一進(jìn)度之后，流轉(zhuǎn)到哪里？Trello的邏輯是沒有流轉(zhuǎn)，通過手動拖動即可。但是如果是這樣一個看板，你又恰巧是新同事，你知道怎么拖動嗎？

有人會說讓設(shè)計(jì)師自己認(rèn)領(lǐng)。

這么做沒問題。

在設(shè)計(jì)上有一個復(fù)雜度轉(zhuǎn)移的概念——

過去遙控器按鈕很多，但是電視上菜單很簡單。 現(xiàn)在遙控器就上下左右確認(rèn)這幾個按鈕，但是電視的菜單復(fù)雜了很多。 復(fù)雜性從遙控器轉(zhuǎn)移到了菜單。

上面的做法，就是將復(fù)雜度由產(chǎn)品轉(zhuǎn)移到了制度上，制度的學(xué)習(xí)、規(guī)范，成員的犯錯，無疑都在降低著協(xié)作的效率。好的產(chǎn)品體驗(yàn)，應(yīng)該是降低用戶操作的復(fù)雜度的。如果我為了一個看板要多一項(xiàng)制度，那這可以說很不友好，體驗(yàn)很差了。

類似的問題，不勝枚舉。例如：

• 利用不同維度對任務(wù)進(jìn)行篩選；
• 項(xiàng)目的分類統(tǒng)計(jì)；
• 不同形式的看板展示；

這一點(diǎn)上我在Trello上沒有看到，但是國內(nèi)主流的項(xiàng)目管理工具一直在試圖解決這些問題的。

在Trello的官網(wǎng)上，我看到這樣一句話——

Trello絕不會強(qiáng)加你不需要的功能。 對于希望使用除看板以外其他功能的用戶，我們有Power-Ups，如日歷、card aging和投票， 你可以打開這些功能。它是豐富功能的一種方法，但又不會 搞得復(fù)雜化，適合每個人。

我明明要解決住宿的問題，你給我一堆磚算什么？如果我想砌墻可能問題不大，要是摩天大廈真的不行。所以說，Trello簡化的思路，會有人追捧，但是這也將Trello局限在了中小團(tuán)隊(duì)，或是相對簡單的項(xiàng)目流程中。

綜上所述，回到我們最初的兩個問題， Trello 等任務(wù)管理工具體驗(yàn)如何？其實(shí)并沒有一個明確的答案。關(guān)鍵還是看企業(yè)具體的需求。如果只是簡單的ToDolist，那么任何一款工具都能有效滿足。如果是復(fù)雜的團(tuán)隊(duì)管理、項(xiàng)目管理，建議親自體驗(yàn)。國內(nèi)外的項(xiàng)目管理工具，早已在看板的基礎(chǔ)上，發(fā)展出了眾多復(fù)雜而高效的功能；但是也剩下一些問題，還沒能得到解決。

回到第二個問題，Trello究竟能否代表這類項(xiàng)目管理工具，我的答案是否定的，而且我很討厭國內(nèi)版Trello這個說法。這就好像脊椎動物雖然在身體構(gòu)造上有著相似性，可是演化的方向完全不同，適應(yīng)的環(huán)境、生存策略也都不同。藍(lán)鯨不能代表脊椎動物，Trello也不能代表項(xiàng)目管理工具。Trello的局限性我在前文已經(jīng)提了幾點(diǎn)。在這些方面，國內(nèi)廠商的思路和解決方案顯然更能適應(yīng)中國企業(yè)的需求。

我們理解的簡化，是日常操作的簡化，而非功能上的簡化。

#專欄作家#

袁林，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。分享SaaS運(yùn)營和企業(yè)管理／協(xié)作／辦公的相關(guān)知識

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