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在快節(jié)奏的現(xiàn)代工作中，效率提升是每個職場人士的追求目標。盡管新興技術(shù)如AI不斷涌現(xiàn)，但有時候，最簡單的方法卻能帶來最顯著的改變。本文將探討如何通過清單法這一古老而實用的工具，解決工作中常見的效率瓶頸問題。

不知道你是否有這樣的困擾？

每周總有那么一兩天，工作如潮水般涌來，不斷插入的事項，讓你的效率如同逆水行舟，難以提升。

每次與客戶交流需求，總有些細節(jié)問題如同漏網(wǎng)之魚，讓你不得不反復(fù)溝通確認，不僅浪費了時間，也影響了客戶對你的專業(yè)信任。

每當重大項目迎來關(guān)鍵時刻，總有一兩個問題如同不速之客，讓你措手不及，原本應(yīng)如絲般順滑的上線過程，卻每每拖至深夜，成為一場與時間的較量。

每次跟伙伴向你提需求時，都對你的產(chǎn)品規(guī)劃有不同見解（甚至是評判和質(zhì)疑），讓你感覺自我的原則和標準受到挑戰(zhàn)，而直接與對方進行“對戰(zhàn)”。

如果你有此困擾，建議試試清單法——簡潔高效，助你梳理工作，提升效率。

無知之錯 VS 無能之錯

阿圖·葛文德在《清單革命》一書中，提到人會犯的兩類錯誤：無知之錯與無能之錯。

第一類是無知之錯。它是因為我們沒有掌握相關(guān)的知識，導(dǎo)致無法有效解決問題而犯的錯，屬于可被原諒的錯誤。隨著科學(xué)的進步以及知識體系的健全，我們會不斷減少這類錯誤。比如航空載人火箭發(fā)射失敗，或自然災(zāi)害所造成的損失，或癌癥致死等。

第二類是無能之錯。它是因為我們雖然掌握了相關(guān)知識，卻沒有有效運用好它們而犯的錯，屬于不可被原諒的錯誤。比如醫(yī)護人員因疏忽導(dǎo)致病人感染，或高樓大廈因設(shè)計或施工問題而倒塌，或重大項目因需求有誤或決策草率而廢棄等。

比如書里提到一個例子：在ICU病房里，每個病人平均24小時需要接受178項護理操作，但每一項操作都充滿風(fēng)險。即使醫(yī)護人員的操作錯誤率是1%，也意味著每位病人平均每天要承受2次左右的誤操作，而這些誤操作就屬于無能之錯，屬于不可被原諒的錯誤。

作者也給出了解決方案。即將每一項操作的完整步驟細化并編制成操作清單，要求醫(yī)護人員嚴格按手冊中的清單步驟執(zhí)行，從而最大限度減少無能之錯。

舉個例子。

我們在辦公樓的洗漱間，經(jīng)常會看到保潔阿姨的兩張關(guān)鍵清單。

第一張清單：流程標準化清單。它詳細定義了每個清潔步驟、執(zhí)行時間及質(zhì)量要求，使清潔流程可復(fù)制、不依賴于個人自主性。

第二張清單：執(zhí)行與簽到清單。為確保標準流程的落地，制定每日工作內(nèi)容清單及對應(yīng)的檢查確認清單，方便跟蹤和監(jiān)督。

清單的妙用不局限于此，產(chǎn)品經(jīng)理日常工作中，通過清單提升工作效率的場景，絕非少數(shù)。比如每日工作任務(wù)、上線工單、項目進度清單、需求清單等等。

案例1：如何通過清單，讓每天繁雜的產(chǎn)品工作井井有條？

作為 SaaS 產(chǎn)品經(jīng)理，我的時間寶貴。據(jù)統(tǒng)計，每周約有 40% 的工作時間被各種咨詢和事務(wù)性工作占據(jù)。

為避免被雜事牽著走，我采用“滴答清單”來管理日常事務(wù)。每天上班第一件事，就是將所有待辦事項，包括解決方案咨詢、產(chǎn)品規(guī)則梳理、需求排期、人日評估、產(chǎn)品規(guī)劃與設(shè)計等，統(tǒng)統(tǒng)列入清單，并按優(yōu)先級排序。

根據(jù)我的統(tǒng)計，使用“滴答清單”后，我處理事務(wù)性工作的效率提升了 30%以上。其原因就在于：

• 一是減輕記憶負擔。腦容量有限，把對應(yīng)事項清單“挪到”滴答清單后，每次專注于當前事項即可；
• 二是判斷優(yōu)先級。每次開始一項事項前，都可以跟清單里的其他事項進行優(yōu)先級比較，優(yōu)先選擇更高優(yōu)先級的事項；
• 三是有成就感。每次完成一項任務(wù)后，立即劃掉，享受每次的小小成就感。尤其是到了晚上，看到清單上全都是勾，心里別提多爽。當然，我并不追求100%完成率，因為每天30%事項不在計劃內(nèi)是SaaS產(chǎn)品經(jīng)理的常態(tài)。

案例2：如何通過清單，有效解決項目排期與進度同步問題？

作為一名SaaS產(chǎn)品經(jīng)理，面臨著快速的需求增長（每周新增需求超過 10 +條，同時，每周有 3-5 人與我溝通需求）。為了集中管理這些需求，我會引導(dǎo)大家將需求提交到需求池，進行統(tǒng)一的評估和規(guī)劃。

當你“拒絕”對方，讓其將需求提至需求池，對方可能會“挑戰(zhàn)”你：“這個需求很合理，一直不排期，那你們在做什么呢？”

當被問及“為什么不做這個需求”時，我會解釋我們有統(tǒng)一的需求處理流程，并且會根據(jù)需求的價值和緊急程度進行排序。

當被問及項目進度時，我會提供公開的項目清單，包含每個項目的進度更新，方便所有人查看。

通過這些實踐，我發(fā)現(xiàn)將需求池和項目進度公開透明，不僅提高了團隊的工作效率，也增強了與其他部門的溝通和協(xié)作。

案例3：如何通過清單，提升中大型項目上線成功率？

剛剛進入SaaS行業(yè)，每次中大型項目上線時，由于研發(fā)、運維等部門間溝通不充分，經(jīng)常出現(xiàn)上線時間順序錯亂或上線內(nèi)容遺漏的情況，導(dǎo)致上線失敗甚至回滾。

后面我們就做了一個流程優(yōu)化。即：

• 一是研發(fā)提交上線清單：每次上線前，提前1小時，研發(fā)明確上線內(nèi)容、具體事項及預(yù)期時間，形成對應(yīng)上線清單文檔；
• 二是運維二次確認： 上線當天，核對上線清單文檔，確保準確無誤后才開始上線。

該流程實施兩年多以來，成功避免了因上線內(nèi)容遺漏或時間順序錯誤導(dǎo)致的回滾問題，顯著提升了上線成功率。

寫在最后

在追求更高效率和更佳生活質(zhì)量的征途中，我們往往被新興的生產(chǎn)力工具和方法所吸引（比如AI人工智能）。

然而，在這個過程中，我們有時會忽視一些最基本、最直觀的策略。比如清單法，就是一種被低估了的能力。它不僅僅是一種記錄工具，更是一種思考和組織的方式。

正如“拿著錘子找釘子”的故事所啟示的，我們有時過于執(zhí)著于復(fù)雜的解決方案，而忽視了簡單有效的方法。

正所謂“好記心不如爛筆頭”，通過使用清單，我們不僅能夠提高效率，更能夠在忙碌的生活/生活中找到快樂和成就感。