業(yè)務(wù)新人頻繁做錯(cuò)單、改數(shù)據(jù)?B端系統(tǒng)優(yōu)化的 “前中后” 策略分享,新鮮出爐
B 端系統(tǒng)在業(yè)務(wù)新人操作中頻繁出現(xiàn)錯(cuò)單、改數(shù)據(jù)問(wèn)題,既有人為疏忽因素,也暴露系統(tǒng)設(shè)計(jì)漏洞。通過(guò)前期防呆校驗(yàn)、中期風(fēng)險(xiǎn)控制、后期容錯(cuò)補(bǔ)救的 “前中后” 策略,可在產(chǎn)品層面高效降低錯(cuò)誤頻次,提升系統(tǒng)適配業(yè)務(wù)的能力。
近期業(yè)務(wù)部門(mén)新進(jìn)了不少剛畢業(yè)的新人,因?yàn)閯偨邮止镜臉I(yè)務(wù)系統(tǒng),難免會(huì)在操作中犯一些錯(cuò)誤。
這些錯(cuò)誤,一方面來(lái)自于人為操作本身的疏忽,另一方面也說(shuō)明系統(tǒng)在防呆和嚴(yán)謹(jǐn)性上確實(shí)還不夠完善。于是,技術(shù)部門(mén)幾乎每天都會(huì)收到一堆數(shù)據(jù)調(diào)整或者是異常處理的工單。常見(jiàn)的情況包括:商品的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)錯(cuò)了做單的時(shí)候價(jià)格填錯(cuò)了做單的時(shí)候稅率填錯(cuò)了單據(jù)推送到了錯(cuò)誤的倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存被占用了,卻沒(méi)辦法取消單據(jù)想撤回、反悔,但系統(tǒng)根本不支持……
這些問(wèn)題,在組織架構(gòu)龐大、業(yè)務(wù)鏈條復(fù)雜、信息化系統(tǒng)繁多的公司里,其實(shí)再常見(jiàn)不過(guò)了。解決辦法有很多,但要完全根治幾乎不可能,因?yàn)閷?shí)際工作情況中,并沒(méi)有那么多時(shí)間、資源和精力能做到“面面俱到”,把這些問(wèn)題都給處理掉。
結(jié)合我自己過(guò)往的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看,如果想要相對(duì)經(jīng)濟(jì)、實(shí)惠且產(chǎn)出效益較高的方式解決這些系統(tǒng)方面的問(wèn)題,那么可以考慮把這解題的重任交給產(chǎn)品經(jīng)理。
在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、產(chǎn)品迭代的層面去做調(diào)整和資源的傾斜,采用“慢工出細(xì)活”,用時(shí)間換取質(zhì)量的手段來(lái)解決相關(guān)問(wèn)題。
那具體能怎么做?我分享一下自己的看法,大致可以拆解成前、中、后三個(gè)階段來(lái)說(shuō)。
前期階段
盡量避免錯(cuò)誤發(fā)生,也就是把問(wèn)題擋在門(mén)外。
多做防呆處理。在設(shè)計(jì)內(nèi)部自研系統(tǒng)的時(shí)候,產(chǎn)品、研發(fā)、測(cè)試多少都會(huì)覺(jué)得“能省事就省事”,尤其是團(tuán)隊(duì)人少事多的時(shí)候,往往選擇“能簡(jiǎn)單就簡(jiǎn)單”。結(jié)果就是防呆措施不夠,久而久之系統(tǒng)里會(huì)積累很多潛在隱患。平時(shí)不出事就沒(méi)人管,一旦有新手用一些“奇怪的姿勢(shì)”去操作,立刻觸發(fā)各種神奇的 Bug,最后還是研發(fā)部門(mén)疲于修復(fù)。
增加提示與引導(dǎo)。關(guān)鍵字段要有完善的校驗(yàn)邏輯和高亮提示,高風(fēng)險(xiǎn)操作要有二次確認(rèn),用業(yè)務(wù)語(yǔ)言直接告訴他后果是什么。一些復(fù)雜操作的流程,可以拆解成多個(gè)步驟,多增加一些Tips的文案來(lái)提醒用戶。
自動(dòng)校驗(yàn)與規(guī)則引擎。該攔的就要攔,該報(bào)錯(cuò)的就要報(bào)錯(cuò)。比如價(jià)格超出合理范圍直接卡住,稅率和商品規(guī)則不匹配就不讓過(guò)。這類(lèi)自動(dòng)化機(jī)制能讓低級(jí)錯(cuò)誤直接消失在源頭。
中期階段
降低風(fēng)險(xiǎn)與傳播范圍。因?yàn)樵僭趺醋龇来?,錯(cuò)誤可能還是會(huì)發(fā)生。所以第二層思路就是“即便出錯(cuò)了,也要盡量減少影響”。
權(quán)限控制范圍。新功能上線時(shí),不要一上來(lái)全量開(kāi)放,可以先給少量有經(jīng)驗(yàn)的業(yè)務(wù)用戶試用,等跑順了再逐步放開(kāi)。這樣即便有問(wèn)題,也能控制在小范圍。
上線前的培訓(xùn)和風(fēng)險(xiǎn)提醒。對(duì)于做單的業(yè)務(wù)人員來(lái)說(shuō),很少會(huì)有人去仔細(xì)琢磨系統(tǒng)的深層邏輯,一般都是按上線前的培訓(xùn)手冊(cè)或者是實(shí)際的操作步驟來(lái)執(zhí)行。所以如果有新功能且比較重要的版本上線,那么上線前要做好足夠的培訓(xùn)和風(fēng)險(xiǎn)提醒,該寫(xiě)操作手冊(cè)的就要寫(xiě)操作手冊(cè),該留會(huì)議紀(jì)要的就留會(huì)議紀(jì)要。
日志與可追溯。系統(tǒng)的操作都要留痕,誰(shuí)在什么時(shí)候填了什么值,修改了什么內(nèi)容,系統(tǒng)做了什么校驗(yàn)。這樣一旦出問(wèn)題,技術(shù)和業(yè)務(wù)支持能快速定位,不至于大家互相甩鍋。
后期階段
要支持系統(tǒng)兜底與補(bǔ)救。既然錯(cuò)誤是必然存在的,那系統(tǒng)就必須準(zhǔn)備好兜底方案,而且要把這件事當(dāng)作一個(gè)常規(guī)化的場(chǎng)景來(lái)應(yīng)對(duì)。
容錯(cuò)機(jī)制。金額錯(cuò)了,就要支持修改;稅率錯(cuò)了,就要允許修改并重算金額;倉(cāng)庫(kù)錯(cuò)了,就能取消單據(jù)重新制單。與其事后寫(xiě)工單來(lái)回折騰,不如系統(tǒng)本身就提供快速補(bǔ)救。很多時(shí)候,我們?cè)谘芯恳恍?fù)雜的B端系統(tǒng)的時(shí)候,不太能理解為什么它們會(huì)有很多的“反審核”,“撤回重做”,“批量更新”的功能,其實(shí)這些功能就是用在這些做錯(cuò)單,容錯(cuò)補(bǔ)救的場(chǎng)景中。
沉淀工單,定期分析。雖然業(yè)務(wù)經(jīng)常會(huì)做錯(cuò)單,系統(tǒng)也做了一些功能去容錯(cuò),但是并不代表我們樂(lè)意接受“錯(cuò)誤”。所以在這方面,還是需要產(chǎn)品經(jīng)理將業(yè)務(wù)反饋的常見(jiàn)錯(cuò)誤場(chǎng)景給沉淀下來(lái),一方面可以豐富產(chǎn)品的需求池,便于后續(xù)不斷完善系統(tǒng)的功能,閉環(huán)掉一些遺漏的場(chǎng)景;另一方面也可以反饋給業(yè)務(wù)部門(mén),同時(shí)也能作為培訓(xùn)材料,讓后續(xù)的新人可以引以為戒,避開(kāi)相關(guān)的易錯(cuò)點(diǎn),減少犯錯(cuò)的幾率。
總結(jié)
簡(jiǎn)單概括來(lái)說(shuō),無(wú)論是業(yè)務(wù)新人,還是業(yè)務(wù)老手,其實(shí)操作出錯(cuò)是必然的,系統(tǒng)會(huì)有 Bug 也是必然的。我們一味地抱怨用戶操作不合理,產(chǎn)品、開(kāi)發(fā)、測(cè)試不嚴(yán)謹(jǐn),并不能解決問(wèn)題,我們真正能做的,是在不同階段織好“防護(hù)網(wǎng)”。
前期:把錯(cuò)誤攔在門(mén)外,靠防呆、校驗(yàn)、提示,盡量減少錯(cuò)誤發(fā)生的機(jī)會(huì)。 中期:即便出錯(cuò),也要通過(guò)權(quán)限控制、日志、風(fēng)險(xiǎn)提示,把影響范圍控制在可接受的范圍內(nèi)。 后期:既然錯(cuò)誤無(wú)法徹底避免,那就要有兜底機(jī)制和補(bǔ)救措施,讓問(wèn)題能被優(yōu)雅地修復(fù)。
一個(gè)好的系統(tǒng),一定是要允許操作者和執(zhí)行者去犯錯(cuò)。尤其是復(fù)雜的B端系統(tǒng)中,涉及到的業(yè)務(wù)鏈路很多,數(shù)據(jù)的聯(lián)動(dòng)也很密集,所以在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候,更應(yīng)該從前中后三個(gè)階段去分別規(guī)劃應(yīng)對(duì)措施,以降低大量無(wú)意義的修數(shù)據(jù),改BUG的場(chǎng)景和頻次。
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