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如何為公司上下設(shè)計出他們都想看，而且看得懂的統(tǒng)計報表？

又到一年歲末要做各種年終總結(jié)匯報的時候，各大平臺早已紛紛推出用戶的“年度賬單”、“年度歌單”、“年度健身數(shù)據(jù)”等，這些數(shù)據(jù)迅速地占據(jù)了眾多人的朋友圈版面，或炫耀、或概嘆、或驚訝，通過平臺多角度的匯總信息中，用戶們似乎重新地認識了自己。

數(shù)據(jù)的價值在現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)時代更愈發(fā)得到重視和利用，通過某安全管家的開機提示和內(nèi)存檢測來指導(dǎo)我們?nèi)绾蝺?yōu)化系統(tǒng)；穿戴各式智能設(shè)備檢測心率步數(shù)來衡量身體是否健康；累積各項消費記錄及資金流轉(zhuǎn)情況來描繪自己的理財習(xí)慣……我們身邊的數(shù)據(jù)不是太少，而是太多了，多到能讓人視而不見。

公司的內(nèi)部系統(tǒng)中，諸如OA、ERP、CRM、BI、E-HR等都積累了大量員工的真實工作數(shù)據(jù)和個人檔案，如何運用好這部分海量信息以提煉出有價值的內(nèi)容，并向目標(biāo)用戶進行有效的傳達，讓全公司上下得到一次全面的“體檢”，得到一次更好認識自我的機會，下面筆者將自身的工作過程中總結(jié)的經(jīng)驗心得與大家分享。

設(shè)計目的

如何去評價一個人的工作成果？評價報告里標(biāo)記“優(yōu)秀”、“良好”的依據(jù)又是從何而來？同理，如何判斷公司里的運營情況是否正常？單憑感覺的說“好”或“不好”，怎樣才算好，怎樣才算不好?缺乏統(tǒng)一的指標(biāo)和明確的單位，在分析評價上似乎只能給人一種模棱兩可的感覺。而內(nèi)部系統(tǒng)的使用正是給予我們一個可量化的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，將個人行為和公司經(jīng)營行為描繪出一個精準(zhǔn)的圖譜。

• 張三在過去的一年里共遲到4次，曠工3天，出勤率為98%；
• 李四在2017年第一季度共接待顧客200人，其中160人達成了交易，交易總額為100萬，在26位銷售人員中排行第7；
• 行政部門在2月份共使用行政經(jīng)費1000元，其中辦公文具費用占比60%，同比下降12%；
• 全公司本年度入職人員為25人，離職人員36人，其中開發(fā)部門人員流動率為52%，其中Java工程師平均在崗時長為7個月……

業(yè)務(wù)統(tǒng)計是一個自上而下的需求過程，投資人需要了解公司的經(jīng)營情況，老板需要了解各部門的業(yè)績數(shù)據(jù)，管理層需要了解下屬的工作狀態(tài)，員工需要了解自己的績效評分。相比起上面提到的各種年度賬單，這部分與公司全體利益直接相關(guān)而又每日接觸到的數(shù)據(jù)，更能挑撥上下人員的神經(jīng)。一份好的統(tǒng)計報表，猶如X光機一般透視出公司全體各種成績和弊病。

設(shè)計原則

1.找準(zhǔn)目標(biāo)群體需求

這點作為一名合格的產(chǎn)品人員則無須過多解釋，為不同的人呈現(xiàn)不同的數(shù)據(jù)，做到真正的各取所需，避免洋洋灑灑的放出一大堆報表，但可看或有用的卻寥寥無幾。以下是我匯總的幾種常用的報表需求分析方法：

• 以層級劃分：管理人員關(guān)心公司部門各種經(jīng)營統(tǒng)計的匯總，普通員工則關(guān)心更多個人切身相關(guān)的績效考勤情況。

個人報表中常見的信息

• 以部門劃分：財務(wù)部門著重費用統(tǒng)計信息（報銷費用/借款記錄/稅費支出），人力部門著重人事變動信息（出勤情況/人員流動情況）；總經(jīng)辦著重項目管理信息（項目進度/流程監(jiān)控）；銷售部著重供應(yīng)鏈信息（庫存/訂單/銷售額）……
• 以時間劃分：變動頻率高的數(shù)據(jù)需要以日報統(tǒng)計，部分經(jīng)營信息因其業(yè)務(wù)特性需要按月、季或年為單位去統(tǒng)計

2.使用合適的表達方式

數(shù)據(jù)可視化是現(xiàn)在最時興的方式，各式智能報表也將用戶從繁多枯燥的數(shù)據(jù)中解放出來，讀圖時代里，把一份數(shù)據(jù)統(tǒng)計轉(zhuǎn)換成報表由原來的一門技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)橐婚T藝術(shù)。

舉個例子，每次體檢完，我拿著各項檢測單的時候也是一臉懵逼，受限于專業(yè)知識和理解能力，表格上的專業(yè)名詞和檢測數(shù)值像是天書一般的存在，看得一頭霧水也沒能明白其個中含義，最后只能再去咨詢專業(yè)的醫(yī)生為自己逐一解讀，這樣一來二往加大了溝通成本，亦留下了不好的用戶體驗。

大家沒閑工夫的去從一份數(shù)據(jù)浩如煙海的報表中尋找自己感興趣的信息，尤其是老板們的時間非常值錢，所以應(yīng)該提煉關(guān)鍵數(shù)值，歸納出重要觀點，并加以圖表輔助，讓用戶以更直觀的方式去接受。結(jié)合一些筆者曾經(jīng)設(shè)計過的案例與大家一同分享：

• 將常用名詞、抽象概念使用恰當(dāng)?shù)膱D標(biāo)展示，用不同的顏色塊區(qū)分數(shù)據(jù)的層次，避免長篇大論的文字和羅列海量數(shù)據(jù)，靈活使用圖表（如柱狀圖/餅圖/雷達圖等）或添加前端的動效，必要地方要添加注釋和公式說明，讓報表“說人話”，增加報表可讀性。

• 擬物化表達，將數(shù)據(jù)變成用戶平時生活中可感的方式展示出來，方便用戶快速理解內(nèi)容。例如使用使用蓄水球來展示手機剩余數(shù)據(jù)流量，干涸充盈代表剩余情況；使用儀表盤顯示速度，利用固定刻度呈現(xiàn)變化情況；使用色譜表示企業(yè)現(xiàn)金流余額，通過不同顏色定位到具體情況；使用小人符號代表會議室使用情況，憑數(shù)量多寡判斷其利用率……

• 打破信息孤立，引入信息比較，通過對比去衡量指標(biāo)成色。此處包括同種數(shù)據(jù)的自身同比、環(huán)比，例如張三在2017年3月份的銷售額與其2016年3月份及2017年4月份的數(shù)據(jù)進行比對；亦包括同種數(shù)據(jù)的跨組織單位對比，例如全公司各部門之間的報銷費用對比，部門中各人員的績效分數(shù)對比。

結(jié)語

無論是面向?qū)ο笫荰o B或To C，展示終端是PC端或移動端的統(tǒng)計報表，前提都是擁有并能充分利用各種系統(tǒng)收集的“大數(shù)據(jù)”。它們是公司經(jīng)營過程最直接的反映，但大多數(shù)公司缺乏原始積累，一開始設(shè)計時沒有專門收集此類信息，或不懂利用，令其一直沉睡在數(shù)據(jù)庫中。

雖然統(tǒng)計報表只能作為一個輔助模塊依附于各大系統(tǒng)中，但其蘊含的價值是不容小覷的。它們也許是淹沒在信息流中不起眼的灰姑娘，正等待我們用南瓜車和玻璃鞋去為其點綴，幫助它們完成一次華麗轉(zhuǎn)身，在讓其煥發(fā)青春活力的同時，亦擦亮我們用以辨別是非的眼睛。

本文由 @?kenfai 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自PEXELS，基于CC0協(xié)議