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編輯導語：不管是剛剛入職的小伙伴還是已經(jīng)入職工作很久的小伙伴，在重構系統(tǒng)的時候都應該會有一些問題，在本文中，作者總結了他的工作經(jīng)驗，分析了如何在舊系統(tǒng)上進行升級的方法，一起來看看。

我目前在一家傳統(tǒng)醫(yī)療企業(yè)，為實現(xiàn)信息化轉型，領導期望將使用多年的舊系統(tǒng)進行升級。因系統(tǒng)擴展性不高，只能推翻重做。我司和德勤有戰(zhàn)略合作，所以請他們團隊來協(xié)助重構系統(tǒng)。

在重構的過程中，我在德勤的需求分析師身上學到了很多做事方法，受益匪淺。因此，把這個關于重構系統(tǒng)的實例分享出來，希望對大家有啟發(fā)。

一、重構老系統(tǒng)我們碰到的三大問題

1. 信息架構混亂且重復，業(yè)務流程復雜且不合理

早期的系統(tǒng)沒有專門的產(chǎn)品經(jīng)理規(guī)劃，一味圖快，有需求就加功能，留下了非常多問題。比如：

流程復雜：舊系統(tǒng)存在非常多的不必要流程，導致使用者為了達成業(yè)務目標，經(jīng)常要在系統(tǒng)里操作多次，這嚴重影響實際工作效率。

展示復雜：現(xiàn)在的系統(tǒng)包含 900 多個頁面，頁面之間的重復度高。本可將信息整合為一個頁面，實際卻用多個頁面展示。有的頁面有 50-60 個按鈕，且每個按鈕都會觸發(fā)不一樣的場景。

培訓難度大：使用者很容易忘記功能的作用和操作順序，導致學習成本巨大。經(jīng)調(diào)研，剛入職的同事要熟練使用系統(tǒng)，一般要 2-3 個月。

2. 缺少需求、設計文檔

舊系統(tǒng)沒有完整的需求說明文檔，概要設計，更不用說詳細設計了。文檔更新不連貫，最新的文檔還是幾年以前的，這幾年新增的業(yè)務功能則完全沒有記錄。且文檔內(nèi)容都非常簡單，無法呈現(xiàn)完整的業(yè)務流程和核心細節(jié)，很多地方都是簡單帶過。

3. 沒有人了解系統(tǒng)全部功能

文檔不全，我們還寄希望于有“活文檔”，但是這個希望也落空了。老系統(tǒng)的使用角色有近 20 個，因為功能復雜，每種角色只會操作跟自己業(yè)務相關的幾個頁面，但也只了解主流程，對于細節(jié)部分還是模棱兩可。

系統(tǒng)運行了 10 多年，一直有開發(fā)工程師在維護。但因為公司人員不斷有變動，文檔、交接程序都不完善和規(guī)范，經(jīng)過幾手傳遞，公司內(nèi)沒有一個人了解系統(tǒng)全部功能。

二、面對挑戰(zhàn)必須要有整體且細致的規(guī)劃

情況就是這么個情況，挑戰(zhàn)非常巨大。

經(jīng)驗尚淺的產(chǎn)品經(jīng)理面對這種場景，可能會急于動手，在還沒有思考清楚工作流程的時候，就直接研究系統(tǒng)功能，看舊系統(tǒng)如何設計，然后在這基礎上做部分優(yōu)化。但是這種工作方式并沒有大局觀，只知道要做但不知道要做哪些，且需求梳理完的截止時間也不確定，無疑不利于整個項目的落地。

有一陣子，工作進入了停滯期，一時找不到入手點，不知該如何處理工作。后來，在德勤的協(xié)助下，我們并沒有著急開始動手，而是先思考再做！

在動手前會認真討論和思考怎么做更有效率，并且能達到一個最好的效果。畢竟我們不可能花幾年時間才把需求全部整理出來，到時候競爭公司早走在前面了。

以下是我們后來的規(guī)劃方案：

1. 確定工作的目標，范圍，截止時間

首先就是確定工作的目標，范圍，截止時間。

目標已經(jīng)很明確，就是需要把需求全都整理一遍，然后重新進行產(chǎn)品設計。而工作的范圍即梳理全量需求：系統(tǒng)里的功能都需要我們?nèi)渴崂?。截止時間我們是倒推的，因為新系統(tǒng)計劃年底上線，所以需求梳理的時間要早于上線幾個月。開始動工前，梳理這三個事項非常重要。梳理完還要和領導做同步和確認，這樣才能明確工作方向和重心。

2. 量化需求梳理工作

確定第一步的內(nèi)容后，第二步是對接下來的工作進行量化。

安排幾個同事把系統(tǒng)的所有菜單都用 Excel 整理出來，包括一級菜單，二級菜單，三級菜單等，最后統(tǒng)計下來有 900+ 頁面。

為什么只按頁面統(tǒng)計，不按功能統(tǒng)計呢？因為涉及頁面太多，有的頁面功能甚至高達 100+ 個，如果按功能整理就需要花費大量時間，但我們得嚴格控制需求梳理的進度。且我們對功能不了解，也不了解實際的業(yè)務含義，所以前期整理的顆粒度就僅僅按照頁面劃分。

Excel-V0.1

有的伙伴可能會有疑問：為什么需要列一個這樣的Excel表格去整理頁面菜單呢？對于后臺產(chǎn)品，前期不應該直接進行業(yè)務調(diào)研嗎?

因為這是個重構系統(tǒng)的項目，上層領導只知道要重構，卻并不知道重構的難度有多少。前期制定的系統(tǒng)梳理至上線時間為 6 個月。但梳理完以后，我們對工作量和工作難度有了新的認知，6 個月是絕對完成不了的。

有了這樣的梳理和量化的結果，我們和領導匯報工作難度并且調(diào)整重構時間為 12 個月。

3. 確定頁面梳理優(yōu)先級

完成第2步的量化工作，我們是不是就開始著手梳理這 900+ 頁面了？不，這還不夠，還得深挖！

梳理那些沒人用的頁面，根本就是浪費時間。我們要搞清楚用戶到底常用哪些頁面，壓根不用的頁面就不梳理。于是，我們繼續(xù)梳理頁面優(yōu)先級。將之前整理的頁面菜單Excel的列后，再加上目前主要使用系統(tǒng)的各大用戶組。

用戶組是由業(yè)務負責人提供，大概有近20個用戶組，每個用戶組都有對應組長。所以，我們前期就和各大業(yè)務組組長進行溝通，逐個詢問當前所有頁面的使用情況，是否使用以及使用的頻率。

Excel-V0.2

統(tǒng)計下來：高頻使用的頁面有200+，中頻使用有100+，低頻使用100+，幾乎不用頁面 500+。

不過，業(yè)務發(fā)生頻率和需求優(yōu)先級還有一定區(qū)分，經(jīng)常使用的頁面肯定是需要優(yōu)先梳理的，但業(yè)務不經(jīng)常使用的頁面不一定優(yōu)先級低。因為低頻使用的頁面，可能也會涉及到一些核心流程的流轉。不過不要緊，深入調(diào)研的時候去了解詳情即可，初期階段就優(yōu)先梳理把高頻使用的頁面的需求。

4. 進行需求梳理

需求梳理我們大概分為三步：需求調(diào)研，需求梳理，需求分析。

4.1 如何進行需求調(diào)研

前期業(yè)務負責人給我們提供了15個用戶組的組長資源，于是我們就以用戶組作為突破口，采取線下逐個調(diào)研用戶組的方式來了解需求。

因為不同用戶組在系統(tǒng)中都承擔著各自的職能，所以我們只要滿足各個用戶組的核心需求，那么整個系統(tǒng)就相當于是調(diào)研成功了。

調(diào)研前：我們會在舊系統(tǒng)看該用戶組的主要使用頁面，根據(jù)頁面大概了解用戶組的特征；與此同時也會準備自己不明白的問題。

調(diào)研時：整個系統(tǒng)的功能特別復雜，在調(diào)研時對調(diào)研人員也進行了一定的責任安排。每場用戶調(diào)研下，都有一位同事負責了解主流程，一位負責了解異常流程，一位負責做筆記/錄音，一位負責技術評估等。

那調(diào)研為什么要以主要流程和異常流程來進行劃分呢？主要流程是支撐用戶組的正常職能操作，調(diào)研必不可少；但異常流程也十分重要。我們做需求梳理的時候肯定也是要把這些異常場景考慮上，需要給用戶提供一些撤銷的功能來結束整個流程。

調(diào)研的方式為在用戶的工作區(qū)域進行現(xiàn)場訪談。因為涉及流程性的環(huán)節(jié)我們需要結合線下用戶的實際操作才會理解更深，避免出現(xiàn)大的偏差。

調(diào)研后：前期對調(diào)研人員有了具體安排，那調(diào)研后也就需要有對應輸出。

在此階段我們主要輸出的文檔為：主要流程圖，異常流程圖，用戶訪談記錄。

?流程圖例

4.2 如何進行需求梳理

因用戶組老師工作繁忙，不可能把每個需求以及舊系統(tǒng)對應的功能一一描述給產(chǎn)品經(jīng)理。所以，我們采取的工作方式是，根據(jù)上述產(chǎn)出的某用戶組主要流程圖和異常流程圖，再把該用戶組使用頻率高的頁面和流程圖中的節(jié)點一一匹配。

這樣就可以知道目前該用戶組為實現(xiàn)自己的主要目標的過程中，在系統(tǒng)上有哪些操作。

還需要明確一點，需求調(diào)研是一個反復的過程，不可能每個用戶組只調(diào)研一次即可。我們調(diào)研的整體思路還是采用先整體后細節(jié)的邏輯。

先整體：第一次調(diào)研了解用戶組的主體流程和異常流程，再與舊系統(tǒng)頁面做對應；后細節(jié)：后幾次調(diào)研才開始了解頁面上的其他場景和細節(jié)。

4.3 如何進行需求分析

對于使用了舊系統(tǒng)近10年的用戶而言，他們對自己想要什么、不想要什么已經(jīng)非常明確，而我們產(chǎn)品經(jīng)理只需要能理解用戶的核心需求并作出優(yōu)化設計就可以了。

但即使是這樣，我們還是會把用戶的需求用”用戶故事”的邏輯來理解。即，用戶故事=用戶+故事=人+事+故：誰要使用這個（角色），要完成什么活動（活動），為什么要這么做，這樣做帶來的價值是什么（價值）。

我們不是需求的搬運工，我們在刻意了解需求意義，進行需求分析之后，才開始進行產(chǎn)品設計。

5. 分配需求梳理工作

組里的產(chǎn)品經(jīng)理有 7 位，完全前幾步，接下來就是分配具體的任務了。

我們決定以用戶組的維度來進行分配任務，但這也并不是隨意去分配，在分配的時候還要考慮各方因素。

前期在對用戶組調(diào)研的時候，已經(jīng)大概了解了對應的難易程度。于是再根據(jù)現(xiàn)有產(chǎn)品經(jīng)理工作年限以及興趣的情況，進行分配任務。

比如一個產(chǎn)品經(jīng)理，可以分配2個困難模塊，3個較簡單模塊；比如剛來且工作經(jīng)驗不足的產(chǎn)品經(jīng)理可以先分配些簡單的模塊去熟悉，然后逐步開始進入深層次的協(xié)作；還有對于難度較大的模塊，可以讓多人共同協(xié)作。

如此一來，整體團隊的工作任務就已經(jīng)分配得當，大家就領好自己的任務專注執(zhí)行即可。

6. 整體監(jiān)控

當產(chǎn)品模塊都分配下去后，還需要計劃需求梳理時間，即每個模塊梳理的時間截點；

還要定期詢問各位產(chǎn)品經(jīng)理的工作情況，是否按時進行，是否遇到問題，是否需要協(xié)助等。

經(jīng)常跟進進度，監(jiān)控整體進度，也讓整個團隊的目標都在按照計劃的日期如期開展。

我們只有先有條理的規(guī)劃，然后一步一步執(zhí)行，這樣才能順利完成任務。

三、我的感悟

跨進互聯(lián)網(wǎng)做產(chǎn)品經(jīng)理的那一刻，我便暗暗下定決心，要成為一名優(yōu)秀的產(chǎn)品經(jīng)理。

轉眼 3 年多了過去了，我在這期間看了不少產(chǎn)品經(jīng)理的書籍，也系統(tǒng)地學了不少產(chǎn)品知識。

如果問我產(chǎn)品經(jīng)理最重要的能力是什么？我會毫不猶豫的說，解決問題的能力。

1. 解決問題，需要系統(tǒng)思考

在我看來，任何一個職業(yè)都是在不斷發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，產(chǎn)品經(jīng)理亦是如此。

但即使是同樣一個問題，換作不同的人處理，事情的完成效果也會不一樣?？傆行┤烁煨?，效率高些，處理的更恰當些。

那這種能力如何去培養(yǎng)呢？

其實最關鍵的一點就是需要平時積極思考，不斷的去總結和復盤。

對于一些復雜的工作，經(jīng)過總結下來，其實可以形成一套SOP流程（標準作業(yè)程序）。

比如：先量化工作，再做任務拆分，排出任務的優(yōu)先級，然后任務分配到人，設置任務截止時間，最后整體監(jiān)控。

2. 在錯誤中成長，多復盤，多交流

在工作中會處理很多事情，但并不見得你每次處理事情的方式就是絕對完美的。而當我們復盤時，就好像把整件事情的經(jīng)過像電影一樣重新放映。

在重溫的過程中，不斷思考，這樣的事情是否還會有一種更好的方式去解決？如果有，那又是什么。那當下次你再遇到這樣的事情時，你就會用一種更好的方式去處理。

如果想不明白也可以請教自己的領導，看看領導給的建議；或者繼續(xù)問產(chǎn)品社區(qū)的同僚們，看看他們是不是也遇到過類似問題，又是怎么解決。

產(chǎn)品經(jīng)理需要的能力其實還有很多?！叭巳硕际钱a(chǎn)品經(jīng)理”，但不代表著“人人都是好的產(chǎn)品經(jīng)理”。一個好產(chǎn)品的背后總有一些優(yōu)秀的產(chǎn)品經(jīng)理在默默付出努力。

本文由 @炸草少女 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉載。

題圖來自Unsplash，基于 CC0 協(xié)議