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對于大中型企業(yè)來說，企業(yè)部門劃分多、人員數(shù)量多且分散，集成一個統(tǒng)一、有序、集中的信息交流與傳遞平臺就顯得格外重要。而對筆者的公司來說，他們通過綜合權(quán)衡，則選擇了門戶系統(tǒng)作為企業(yè)內(nèi)部信息化的渠道。

在企業(yè)內(nèi)部信息化的過程中，我們開展了內(nèi)部系統(tǒng)重構(gòu)、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化等工作，但是有些普遍性問題無法通過這些工作來解決。經(jīng)過員工調(diào)研、方案研究、可行性分析等流程，我們決定開發(fā)企業(yè)內(nèi)部門戶系統(tǒng)來解決這些問題。

經(jīng)過整理用戶反饋，我們發(fā)現(xiàn)內(nèi)部信息化方面比較具有普遍性的問題有以下四個：內(nèi)部信息分發(fā)渠道雜亂、審批數(shù)據(jù)分散、重點業(yè)務(wù)信息未能集中展示。下面我將分析一下，我們是怎樣利用內(nèi)部門戶系統(tǒng)來解決這些問題的。

問題一：內(nèi)部信息分發(fā)渠道雜亂

1. 問題闡述

公司內(nèi)發(fā)布新的規(guī)章制度或通知時，會由各群聊管理員發(fā)送全員通知并上傳群文件，這些群文件可能存在失效時間，一段時間后無法再被查看。

但是這些群聊中既有通知類的聊天內(nèi)容，也有工作交流等聊天內(nèi)容，長時間不看群聊消息的員工很容易錯過公司發(fā)布的通知。

據(jù)我們觀察，各種群聊中最常見的話題便是：“我遇到了……問題，請問哪位同事可以處理？”有新員工入職時，這類問題出現(xiàn)的頻率更高。而對應(yīng)事務(wù)的負責(zé)人不會一直查看聊天窗口，極易錯過這種提問。

另外公司會定期舉辦內(nèi)部培訓(xùn)，培訓(xùn)使用的課件大部分以內(nèi)部項目或公司產(chǎn)品為案例，是員工學(xué)習(xí)的寶貴資料，但是沒有專門的平臺存儲并供給大家下載學(xué)習(xí)，非常浪費。

2. 解決方案

建立統(tǒng)一的內(nèi)容發(fā)布及查看平臺

我們將信息進行了歸類，分配各部門信息發(fā)布的負責(zé)人為內(nèi)容管理員，由他們統(tǒng)一在門戶管理后臺將通知、圖文內(nèi)容、職能介紹以及各類文檔發(fā)布至門戶的各類版塊下，員工就可以通過門戶這個統(tǒng)一的渠道接收資訊、查詢信息。另外，內(nèi)容管理員還可以對重要的內(nèi)容可以進行置頂以提高觸達率。

3. 價值與收獲

縮短內(nèi)部信息獲取時間，提升信息觸達率

門戶內(nèi)容模塊開始使用后，員工可順利地在門戶的對應(yīng)版塊下查到各類信息，并且可快速獲取公司近期重要資訊。避免員工把時間浪費在找文檔和找人上。改善了內(nèi)部通知傳達率低的問題。

原先員工接收信息需要關(guān)注各種群聊通知或自己在群文件中查找，找人也需要各處詢問才能定位到專人?，F(xiàn)在，大家可以通過內(nèi)容分類導(dǎo)航或搜索功能找到各類通知、文件或事務(wù)負責(zé)人，還可以通過置頂資訊或首頁Banner來獲取近期重要信息。

4. 適用場景

我們公司內(nèi)部信息發(fā)布的形式多為圖文結(jié)合而非文檔上傳，且沒有使用企業(yè)微信或釘釘?shù)绕髽I(yè)通訊與辦公工具。

另外，我們組織架構(gòu)復(fù)雜，員工多，信息傳達層級多。若是公司規(guī)模較小，員工數(shù)量沒那么多，信息傳達率比較高，那么搭建這樣一個平臺的意義就沒有那么大了。

問題二：審批數(shù)據(jù)分散

1. 問題闡述

公司內(nèi)部系統(tǒng)多，大部分系統(tǒng)都有工作流，只有進入對應(yīng)的垂直系統(tǒng)才可進行相應(yīng)的流程提報與審批；有一些事務(wù)類的審批沒有歸屬系統(tǒng)，依舊是走的線下流程。

2. 解決方案

建立統(tǒng)一的流程提報及處理平臺

門戶員工工作臺菜單下，將各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的待辦接入并以統(tǒng)一的格式進行展示，對可以快速審批的流程暴露關(guān)鍵字段并提供操作按鈕，對不可以快速審批的流程引導(dǎo)員工先查看流程詳在進行相應(yīng)操作。以工作物品領(lǐng)用為例，將領(lǐng)用登記的步驟遷移至線上，在領(lǐng)用之前發(fā)起申請，物品發(fā)放后由行政部同事點擊“通過”按鈕，確認物品已出庫，這樣庫存就不會再出現(xiàn)對不上數(shù)的情況了。

3. 價值與收獲

簡單流程在統(tǒng)一平臺快速處理，流程數(shù)據(jù)全部實現(xiàn)線上存儲。

原先在每個月考勤周期結(jié)束或報銷周期結(jié)束的最后幾天，相關(guān)系統(tǒng)流程的審批人需要進行非常復(fù)雜的操作來處理大量較為簡單的流程；現(xiàn)在這部分用戶可以在門戶的待辦菜單下集中快速處理；而且，以前線下流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)無法準確記錄與統(tǒng)計，現(xiàn)在通過規(guī)范的線上操作流程，將數(shù)據(jù)記錄在系統(tǒng)中，便于定期查看與統(tǒng)計。

4. 適用場景

系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)比對自動審批的流程少，大多數(shù)需要專人審批。若多數(shù)流程業(yè)務(wù)屬性上比較簡單，且可通過系統(tǒng)配置自動審批，則無需對流程的處理路徑做較大的優(yōu)化。

問題三：重點業(yè)務(wù)信息未能集中展示

1. 問題闡述

公司內(nèi)銷售、運營等數(shù)據(jù)存在于各自的垂直系統(tǒng)中，沒有集中查看的平臺。

舉個例子，銷售崗員工在對已簽約商戶進行維護的過程中，需要進入商戶管理系統(tǒng)查看簽約商戶的交易情況，再到客服系統(tǒng)查看商戶的投訴數(shù)據(jù)；開拓新客戶時，需要進入客戶管理系統(tǒng)查看客戶地圖或客戶行業(yè)統(tǒng)計等圖表，來進行新客戶的挖掘。

對單個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行分析能得出的價值有限，多系統(tǒng)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)結(jié)合起來分析才能得到更準確的優(yōu)化方向，協(xié)助員工調(diào)整后續(xù)工作的重心。

另外，這些系統(tǒng)的報表模塊大多不支持建立篩選器，每次進入系統(tǒng)查看數(shù)據(jù)時需要重新設(shè)置篩選條件，使用的便捷度低。

2. 解決方案

建立重點業(yè)務(wù)信息集中展現(xiàn)平臺

在工作臺報表菜單下，用戶可直接查看各垂直系統(tǒng)中擁有權(quán)限的報表內(nèi)容。并且在工作臺首頁設(shè)置報表概覽模塊，在這里用戶可自行配置，添加報表或報表篩選器，免去了多個系統(tǒng)切換查看與重復(fù)設(shè)置篩選條件的繁雜操作。

3. 價值與收獲

報表展示可定制，提升多來源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析效率。

員工可同時查看多個系統(tǒng)的報表數(shù)據(jù)，并進行自定義配置，提升了多來源數(shù)據(jù)的分析效率。

門戶系統(tǒng)將多系統(tǒng)的業(yè)務(wù)報表數(shù)據(jù)集中展示，員工就不需要進入多個系統(tǒng)來獲取數(shù)據(jù)了，而且可以將配置好的篩選器添加至報表概覽面板中，進入對應(yīng)的頁面即可快速得到運行結(jié)果。

4. 適用場景

我們公司內(nèi)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性高、需要比對分析的數(shù)據(jù)維度多，而且公司內(nèi)還沒有集成多系統(tǒng)數(shù)據(jù)的BI系統(tǒng)。若公司內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性低，那么在單獨的系統(tǒng)中查看問題也不大。如果已經(jīng)在使用可對接多系統(tǒng)數(shù)據(jù)的BI系統(tǒng)，則可直接對BI系統(tǒng)進行功能優(yōu)化來滿足操作上的需求。

問題四：系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全保障弱

1. 問題闡述

公司內(nèi)每個系統(tǒng)采用的安全防范策略不同，無法統(tǒng)一管理，數(shù)據(jù)的安全得不到保障。例如各個系統(tǒng)對安全密碼強度、密碼有效期要求不同，圖形驗證碼或短信驗證碼的觸發(fā)機制不同，有些系統(tǒng)會對用戶操作進行監(jiān)聽，超時后會自動登出，但各系統(tǒng)設(shè)置的超時時間也不一致，還有些系統(tǒng)未做超時限制。

另外，員工離職時系統(tǒng)賬號的關(guān)閉由各系統(tǒng)管理員自行處理，若該操作未能及時進行，則會提高數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險。

2. 解決方案

建立單點登錄認證服務(wù)平臺

修改各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的用戶認證方式為LDAP認證，賬號密碼統(tǒng)一由微軟域控管理。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)用戶認證方式統(tǒng)一接入LDAP認證后，密碼強度、密碼失效時間、驗證碼觸發(fā)條件、賬號異常登錄判定、賬號行為監(jiān)聽等，統(tǒng)一由單點登錄服務(wù)平臺來控制，增強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全的保護。對用戶來說，對接了單點登錄的系統(tǒng)使用一套賬號密碼即可，降低了記憶成本。

3. 價值與收獲

系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性增強，賬號管理成本降低。

未搭建單點登錄服務(wù)平臺時，各系統(tǒng)獨立管理賬號密碼，管理員各自進行負責(zé)系統(tǒng)的賬號開啟/關(guān)閉、密碼重置的工作。而且各系統(tǒng)規(guī)定的密碼安全級別不等，在數(shù)據(jù)安全保護上存在漏洞。接入單點登錄服務(wù)后，賬號密碼統(tǒng)一由域控管理、登錄安全策略由單點登錄服務(wù)平臺制定，對賬號的一次操作可直接干預(yù)多個系統(tǒng)的登錄判斷。

4. 適用場景

公司內(nèi)現(xiàn)有的大部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)具備與單點登錄服務(wù)對接的可能性，且對接成本在可以接受的范圍內(nèi)。如公司內(nèi)使用的多是采購的外部系統(tǒng)，那么開發(fā)起來難度會比較大或者對接的成本會比較高，那么在這種情況下，可能只能要求各系統(tǒng)提升對登錄操作管理的安全等級。

結(jié)語

其實針對文中描述的問題，我們分別提出過很多方案，既有功能的優(yōu)化方案，也有系統(tǒng)的搭建計劃。但企業(yè)門戶的開發(fā)是我們對信息化問題按照緊要程度進行選擇，并且綜合考慮了內(nèi)部資源情況之后，在當時所得到的最優(yōu)解。不論采取什么樣的方案，都需要考慮開發(fā)難度、資源狀態(tài)、公司發(fā)展規(guī)劃等各種現(xiàn)實場景，還要確保方案的實行確實將為我們創(chuàng)造價值、規(guī)避風(fēng)險。

作者：今天吃洋蔥；公眾號：今天吃洋蔥

本文由 @今天吃洋蔥 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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