電商后臺:采購管理模塊
從供應(yīng)商的管理到合同的管理,再到商品系統(tǒng)的模塊的介紹、商品價格與稅率維護策略,不知不覺已經(jīng)完成了幾篇文章,前期的準備工作完成后,接下來就應(yīng)該進入到采購管理模塊了。
幾天來一直在構(gòu)思如何寫,寫的內(nèi)容讓大家看過覺得真的是那么回事,而不是常規(guī)的敘述,本篇就按著我所理解的采購管理過程繼續(xù)來總結(jié),每次開篇時都力求變化,無奈胸中無墨,只能盡力而為之,請多包涵。
一、采購管理過程
流程有正向的采購進貨、有逆向的采購?fù)素?/strong>兩個主流程,接觸過進銷存系統(tǒng)的人都清楚,讀到這里你可能在說“你是不是逗我玩呢?”
把上圖列在這里的目的是后續(xù)我將按照正向、逆向兩個大方向去說,在流程內(nèi)按照我們的工作的過程來一步一步的說明每個過程中涉及到的模塊以及個人的一些想法。
先聲明一下,我不打算用Viso去畫具體的流程了,主要是本人嘗試畫了一下,涉及的模塊多,一個圖把全流程和相關(guān)子流程呈現(xiàn)出來太復(fù)雜,而且大家看的時候也可能會亂(里面肯定有考慮不周的,畫的過程不順暢的),廢話少說,我們步入正題。
二、采購進貨流程
1. 采購單
采購單的創(chuàng)建無非就是開發(fā)一個單據(jù)錄入界面,錄入相關(guān)信息,點擊保存即可,如下圖。
(1)流程說明
我們要確定的有以下幾部分內(nèi)容:
A 選擇供應(yīng)商:系統(tǒng)自動帶出相關(guān)信息(此部分在前面供應(yīng)商管理時已經(jīng)介紹過)。
B 采購單類型:這個是需要確定的,一般包括正常采購單、贈品采購單、補貨采購單以及價格調(diào)整單等幾種類型。
- 正常采購單:常規(guī)采購訂單,多數(shù)訂單都是這種類型,這里補充說明一下,在供應(yīng)鏈中一般都把采購單簡稱為PO單,即Purchase Order的簡稱。
- 贈品采購單:此部分商品是供應(yīng)商贈送給我們的,一般進價是0.01(稅務(wù)上好像不允許0元采購);如果在商品庫存中設(shè)有贈品庫存,則贈品采購單就入到這里。我個人覺得單據(jù)可以區(qū)分,庫存上區(qū)分沒有什么卵用。在商品庫存中多一個字段來區(qū)分,在商品成本計算時或出入庫時以及商品庫存服務(wù)中都會增加復(fù)雜度。
- 補貨采購單:為了補貨而創(chuàng)建的采購單,手動可以創(chuàng)建采購補貨單,系統(tǒng)也可以根據(jù)自動補貨邏輯創(chuàng)建。
- 價格調(diào)整單:這個是為了調(diào)整采購成本的而生成的,一般是根據(jù)價格調(diào)整單生成的空進空出采購單。
C 選擇采購單對應(yīng)的合同和到貨倉庫
一個采購單只能對應(yīng)一個倉庫、一個合同;對于合同部分說明一下,由于供應(yīng)商在一個時間范圍內(nèi)只有一個生效的合同,如果供應(yīng)商有多種合作模式,可以通過供應(yīng)商子賬號方式實現(xiàn)。
所以在此處,可以不需要選擇合同,在財務(wù)結(jié)算時由FMS財務(wù)管理系統(tǒng)部分后續(xù)處理。
D 商品錄入:主要是確定采購進價,這里默認的是基準進價,采購價不能高于基準進價。如果有促銷進價則系統(tǒng)優(yōu)先選取(對于價格部分可以參照價稅管理部分,此處不做解釋);
采購進貨數(shù)量可以手動錄入,默認為零,如果按箱進貨,可以錄入箱數(shù),系統(tǒng)根據(jù)箱規(guī)自動轉(zhuǎn)換成數(shù)量。
(2)采購單的來源
如果按上面做,就太簡單了,這里我們要先確定采購單的來源有哪些?
我考慮有以下幾種:
手動創(chuàng)建的過程就是上面的流程,沒有問題,只要系統(tǒng)設(shè)計的簡潔,按提示進行就可以。
A 系統(tǒng)創(chuàng)建的補貨單:當系統(tǒng)運行一段時間后,有了數(shù)據(jù)積累,就需要考慮自動補貨了;自動補貨需要考慮日均銷售數(shù)量(一般取4周)、安全庫存、在途庫存、采購送貨時間、供應(yīng)商生產(chǎn)周期等因素來進行計算建議的補貨數(shù)量,由系統(tǒng)生成采購單,下面的公式供參考,這個應(yīng)該屬于移動平均法是比較常用的也是最簡單的。
建議補貨數(shù)量=(SUM(前28天銷量)/28*目標周轉(zhuǎn)天數(shù)-可售庫存-采購在途庫存-調(diào)撥在途-已審核未發(fā)貨采購數(shù)量)
B 以銷定采:此種場景一般是對應(yīng)預(yù)售或預(yù)訂商品的,即用戶先下單支付后,系統(tǒng)根據(jù)有效的銷售訂單進行商品集單,生成采購訂單,然后由供應(yīng)商發(fā)貨到倉庫,然后倉庫根據(jù)用戶下單時間依次發(fā)貨(具體規(guī)則可以根據(jù)實際場景設(shè)計)。
這部分采購單的采購價完全是根據(jù)基準進價、促銷進價或雙方確定的采購價下單(也可以按最近采購價),數(shù)量是依賴有效訂單的商品數(shù)量。
C 供應(yīng)商直發(fā):此種場景系統(tǒng)創(chuàng)建采購單是有前提的,即合同的結(jié)算模式是“按采購額結(jié)算”即經(jīng)銷模式;同時這部分商品是不需要入倉是直接發(fā)送給C端用戶的。
這種場景生成的采購單是根據(jù)訂單由系統(tǒng)補的,采購價的確定與以銷定采類似,一般是在供應(yīng)商發(fā)貨時同步生成。
為什么需要生成采購單?主要是為了在財務(wù)應(yīng)付結(jié)算,對于代銷依賴的是銷售訂單,這部分可以根據(jù)發(fā)貨時間系統(tǒng)去獲取成本價或結(jié)算價。
由于商品沒有實際的出入倉所以此部分采購訂單的出入庫是沒有成本計算的;這部分涉及到FMS財務(wù)系統(tǒng)存貨管理及應(yīng)付結(jié)算,有興趣的可以關(guān)注筆者的電商財務(wù)系列文章。
D 價格調(diào)整單:采購的價格調(diào)整單是為了調(diào)整采購單上單價錯誤或采購成本的,就是一種紅沖單據(jù)。
舉個簡單的例子:
- 采購單P001進貨商品A 進價是 10元錢,進了100件,并且已經(jīng)入庫到倉。
- 采購與供應(yīng)商確認進價10元錢單價有問題,與市場偏差太大,經(jīng)談判可以調(diào)整為9元。
- 這時就可以創(chuàng)建一張價格調(diào)整單,即A商品原價10元,調(diào)價后為9元。
- 價格調(diào)整單審批后生成兩張單據(jù)(一出一入),即以10元做個出庫,再以9元做個入庫,此時成本價是9.
- 財務(wù)應(yīng)付結(jié)算時,由于已經(jīng)紅沖了10元那張單據(jù),所以實際上是按9元結(jié)算。
E 商家到倉:這部分由于是需要入倉,就需要入倉憑證,所以需要創(chuàng)建一種特殊類型的采購單,但是采購價可以根據(jù)約定確認。
由于這種單據(jù)比較特殊,所以單獨列出來,它可以手動創(chuàng)建、也可以系統(tǒng)創(chuàng)建;本篇不對這種類型做過多討論。
解決了以上的相關(guān)問題,我們就創(chuàng)建了一張采購單,此時采購單首先要在內(nèi)部進行審批,主要是審核采購單價與采購數(shù)量;對于系統(tǒng)生成的“價格調(diào)整單、直發(fā)、以銷定采”內(nèi)部審核流程可以略去。
接著聊下一環(huán)節(jié),供應(yīng)商及倉庫的發(fā)與收過程。
2. 供應(yīng)商及倉庫
確定與供應(yīng)商的數(shù)據(jù)交互方式可以分為兩種:
- 線下郵件的方式:這也是最原始最簡單的,我們內(nèi)部已經(jīng)創(chuàng)建了采購單,可以把單據(jù)導(dǎo)出來通過Email發(fā)給供應(yīng)商。缺點就不說了,大家都清楚,所以我們采用第二種方式。
- 供應(yīng)商&商家管理平臺:這個系統(tǒng)是與供應(yīng)商&商家進行數(shù)據(jù)交互的平臺,使用者為供應(yīng)商或商家。它的主要功能應(yīng)該包括供應(yīng)商資質(zhì)、商品資質(zhì)信息的上傳與審核、采購與退貨單據(jù)確認與發(fā)貨操作、財務(wù)結(jié)算對賬等。附一張流程圖,畫得不嚴謹,您湊合著看吧,里面的流轉(zhuǎn)用不同顏色的線條表示,同時這里包含了采購單創(chuàng)建部分。
流程節(jié)點說明:
(1)采購單的創(chuàng)建及業(yè)務(wù)部門內(nèi)部先審核完畢(審核采購單價與采購數(shù)量)。
(2)系統(tǒng)推送已經(jīng)審核的單據(jù)到“供應(yīng)商&商家管理平臺”,供應(yīng)商審核數(shù)量、進價是否有問題,如果需要修改則會與采購溝通,然后修改并審核。
- 采購數(shù)量:供應(yīng)商商品數(shù)量不足,無法保證采購單的數(shù)量。
- 采購進價:由于人工或市場變化等因素,進價需要調(diào)整。
(3)業(yè)務(wù)最終確認采購單信息,并審核,審核通過后,單據(jù)狀態(tài)會同步到“供應(yīng)商&商家管理平臺”為“待發(fā)貨”。
同時單據(jù)信息需要同時下發(fā)到WMS系統(tǒng),以便采購單到貨后倉庫收貨。
(4)供應(yīng)商根據(jù)采購單進行生產(chǎn)發(fā)貨,同時單據(jù)狀態(tài)會同步到內(nèi)部SCM系統(tǒng),在發(fā)貨前供應(yīng)商可以根據(jù)預(yù)計送達時間與倉庫進行預(yù)約到貨的申請。
預(yù)約到貨管理屬于供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的一個子模塊,它是針對于每個倉庫的作業(yè)能力、空間以及時間等綜合考慮是否可以收貨,目的就是防止貨到了倉庫沒有人收或沒有地存放。
(5)倉庫收貨:根據(jù)采購單及供應(yīng)商的發(fā)貨單進行到貨確認。在倉庫收貨時要進行質(zhì)檢,確認入庫后將入庫信息回傳給SCM系統(tǒng)中并生成驗收入庫單。
對于入庫需要明確的是采購單全部入庫完成后再統(tǒng)一回傳給SCM,還是可以分批次入庫,這個涉及到下位的WMS系統(tǒng)與SCM的數(shù)據(jù)傳輸問題。
為了簡單,建議倉庫完成一張采購單的收貨后再執(zhí)行關(guān)單操作,這時采購單與驗收入庫單是1:1的關(guān)系,否則是1:N,如果是分批次入庫會影響統(tǒng)計查詢、財務(wù)結(jié)算單的復(fù)雜度。
(6)最終產(chǎn)生庫存,等待商品上架銷售,至此采購進貨的整體過程完成了。
三、采購?fù)素浟鞒?/h2>
采購?fù)素浘褪枪景奄u不出去的、有質(zhì)量問題(收貨后)、損壞(可退)的商品返還給供應(yīng)商的流程。
1. 采購?fù)素浬唐反_認
哪些商品可以退還給供應(yīng)商?一般在簽訂合同或下采購單時可以確定是否可退貨。
- 在收貨過程中如果發(fā)現(xiàn)有問題的商品可以拒收,不做入庫處理。
- 收貨后發(fā)現(xiàn)商品有質(zhì)量問題(銷售給C用戶的商品退貨入倉),需要進行退貨處理。
- 銷售不出去的商品需要做退貨處理。
2. 退貨發(fā)起方
由于一般的電商公司倉儲系統(tǒng)都是用的第三方軟件,而且有的倉儲也是托管給他們的,我司只有部分人員在倉庫。
所以是由倉儲發(fā)起退貨,還是由采購業(yè)務(wù)部門退貨,需要明確(實物在倉,采購業(yè)務(wù)可能見不到商品)。
我的理解,首先要充分相信倉儲人員的誠信度(生鮮水果等商品損耗率很高,可退或銷毀),所以應(yīng)該以實物為準。
- 由倉庫確定可以退貨的商品,然后通過商品的狀態(tài)正轉(zhuǎn)殘或商品的庫位來調(diào)整(正品庫位調(diào)整到退貨區(qū))。
- 采購業(yè)務(wù)根據(jù)倉儲同事反饋,創(chuàng)建采購?fù)素泦危▊}儲也可以直接操作SCM系統(tǒng)錄入退貨單)
3. 退貨價格確認
商品在倉庫主要是管理其數(shù)量,創(chuàng)建采購?fù)素泦螘r的價格如何確定?
- 由采購業(yè)務(wù)同事與供應(yīng)商確定可退貨的商品價格。
- 按采購基準價進行退貨,系統(tǒng)自動獲取
- 按最近一次采購價進行退貨,系統(tǒng)自動獲取。
4. 退貨單流轉(zhuǎn)
- 創(chuàng)建采購?fù)素泦危▋r格、數(shù)量)
- 業(yè)務(wù)內(nèi)部審核后同步單據(jù)到 “供應(yīng)商&商家管理平臺”
- 審核后采購?fù)素泦瓮降絎MS系統(tǒng)進行退貨操作
- WMS回傳退貨出庫明細到SCM系統(tǒng),上位系統(tǒng)扣減庫存
- 最后系統(tǒng)根據(jù)出庫明細生成驗收出庫單
其單據(jù)的流轉(zhuǎn)與采購進貨單相似,沒有什么特別的,但這里要補充說明一下,對于采購?fù)素泦蔚纳唐烦杀竞怂恪?/p>
假設(shè)我們采用的是“移動加權(quán)成本價”的方法進行成本計算,有兩種場景:
(1)采退單參與移動加權(quán)成本的核算
移動加權(quán)價=(庫存數(shù)量*商品移動加權(quán)價-出庫數(shù)量*采退出庫單價)/(庫存數(shù)量-出庫數(shù)量)
這種方式需要注意最后商品庫存金額會不會出現(xiàn)負數(shù)的情況。
(2)采退單不參與移動加權(quán)成本的核算
采用這種方式,在財務(wù)成本核算過程中時,需要進行特殊處理,因為無論商品有多少次出入庫,整體上要保證商品存貨金額的平衡公式,即:期末金額=期初金額+期間變化的金額。
解釋一下,為什么這種方式要特殊處理?
因為采購的退貨價沒有參與移動加權(quán)成本核算,那么對于供應(yīng)商結(jié)算時進貨金額-出庫金額<>庫存金額了。
具體這個不是一句兩句能說清楚了,大家有興趣的可以留言。
四、總結(jié)
簡單的把采購的相關(guān)環(huán)節(jié)進行了說明,系統(tǒng)的設(shè)計要根據(jù)業(yè)務(wù)場景來設(shè)計,此部分依賴于供應(yīng)商、合同、商品各個模塊,而且有很多的屬性或規(guī)則都要提前設(shè)置好,供應(yīng)鏈稱之為鏈,就是每個部分都是鏈接在一起,環(huán)環(huán)相扣的。
采購流程設(shè)計的簡單流程(不單單是系統(tǒng)操作流程),可以降低供應(yīng)鏈的鏈路從而降低公司的成本,成本降低是盈利的一個重要保證。
知識有限,不足之處敬請指出,我會不斷地修改,非常感謝您的閱讀!
作者:倔強的大蘿卜;公眾號:倔強的大蘿卜
本文由 @倔強的大蘿卜 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)作者許可,禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來自Unsplash,基于CC0協(xié)議
請教下,購價調(diào)整單,如果采購的商品已經(jīng)入庫并且出庫了,等采購結(jié)算的時候才發(fā)現(xiàn)采購價有誤。
此時該如何調(diào)整呢?目的是要調(diào)整存貨成本、以及采購結(jié)算金額
這個通常調(diào)庫存成本和財務(wù)結(jié)算。但有可能面臨著當前庫存數(shù)量不足或無庫存的場景,使得庫存成本也無法調(diào),只能另想它法了。
通常采用空進空出的方式,但最好系統(tǒng)做好監(jiān)控,避免這種調(diào)賬,有時要調(diào)歷史出入庫的成本,需要重算成本并計算差額,在本賬期調(diào)整總的差額。但太麻煩了。
《電商財務(wù)管理系統(tǒng)》作者張詳鳳,是這本書不?
嗯是的
采購單的商品數(shù)量要調(diào)整的話,是和價格調(diào)整一樣自動生成紅沖單據(jù)還是通過人工創(chuàng)建調(diào)整數(shù)量的單據(jù)?
對于已經(jīng)生效或入庫的采購單如果進行調(diào)整,如果是增加數(shù)量,那么直接創(chuàng)建虛擬單(實際數(shù)量大于采購單上的數(shù)量)或補建采購單(訂少了)應(yīng)該可以了。如果減少數(shù)量(入多了)可以直接創(chuàng)建虛擬返廠單或調(diào)整單沖原單。
自動或手動都可以,自動是錄入正確的數(shù)量,由系統(tǒng)根據(jù)差異生成調(diào)整單,手動是直接錄入。
這些都是參照實際的業(yè)務(wù)場景,盡量避免紅沖單的創(chuàng)建,因為涉及庫存數(shù)量、成本變化等一些影響。
以上是個人的見解,謝謝您的留言。
文章分析的很全面,學(xué)習到了很多,但是有錯別字
移動加權(quán)價=(庫存數(shù)量*商品移動加權(quán)價-出庫數(shù)量*采退出庫單價)/(庫存數(shù)量-出庫數(shù)量)
應(yīng)該是
移動加權(quán)價=(庫存數(shù)量*采購入庫單價-出庫數(shù)量*采退出庫單價)/(庫存數(shù)量-出庫數(shù)量)
謝謝?。海?,這個是退貨出庫時的公式,成本價要取移動加權(quán)價。
文章分析全面,贊
謝謝?。海?/p>
價格調(diào)整單,我們一直不敢做這個需求
價格調(diào)整單(紅沖單)影響成本,還要暫時凍結(jié)庫存,這幾點控制好還可以,主要是單據(jù)的流轉(zhuǎn)要前后關(guān)聯(lián)起來,同時核算等要考慮清楚,可以一起交流探討:)
請問若第一次采購貨品A時價格為10元,第二次采購貨品A時價格變成了20元,這時采購方請求向供應(yīng)商退貨品A,這時怎么定貨品A的退貨價格會更合理呢。
退貨時的價格有幾中方式,第一種可以以最近一次采購商品的價格或最低采購價做為退貨價格生成退貨單。第二種,按退貨商品的入庫批次價進行退貨單的生成,但這種情況要跟蹤入庫批次、出庫批次等,實現(xiàn)比較復(fù)雜。第三種,可以取當前系統(tǒng)的移動加權(quán)成本價(如果是采用移動加權(quán)計算)。第四種,雙方談判確定退貨價生成退貨單。
以上幾種方式都需要與供應(yīng)商進行協(xié)商確認,一般都是以公司利益最大化為準的,供您參考!
是否可以有銷售商生成一個預(yù)計價格傳輸給供應(yīng)商,供應(yīng)商確認如果可以的話就開始退貨,供應(yīng)商如果認為價格不合理就對單據(jù)價格進行修改,修改完成后再傳回銷售商進行確認,銷售商確認可以接受后就開始退貨。
您說的這種流程沒有問題,感謝您的關(guān)注。
請問流程圖用什么軟件做的呀?好好看!
用viso畫的,呵
1.如若采購單和入庫單是1:1的關(guān)系,那分批收貨,有一批貨有問題拒收,那整個單子都無法結(jié)束了。
2.采退單不參與移動加權(quán)成本的核算,這個是不同的財務(wù)結(jié)算方式,我們現(xiàn)在系統(tǒng)用的就是月末一次加權(quán)平均。
1.分批收貨時,關(guān)單可以考慮其每批收貨單的最終狀態(tài),拒收也是一種最終狀態(tài)和收貨確認一樣,只要都是最終狀態(tài)那么就可以關(guān)閉。
2.月末一次加權(quán)在財務(wù)賬上處理比較簡單,數(shù)據(jù)不需要太復(fù)雜實時的計算,但就像您說的主要看財務(wù)結(jié)算規(guī)則是什么而定。
結(jié)算是不是針對于入庫單來進行結(jié)算的。如果一個采購單,有部分商品拒收未入庫,其實也不會影響財務(wù)賬面的?
結(jié)算分為按采購金額結(jié)算,這種就是所謂的經(jīng)銷模式即采購多少就要結(jié)多少,還有一種代銷模式可以用結(jié)算價,也可以用入庫后的商品產(chǎn)生銷售訂單的出庫成本價結(jié)算,但這種結(jié)算都是賣多少結(jié)多少。
我還想請教一下 如果說是拒收的話 在系統(tǒng)中是如何體現(xiàn)的。
拒收就類似于采購?fù)素泦危皇沁@種單據(jù)不需要進行成本的計算,直接生成單據(jù)參與結(jié)算即可(如果是經(jīng)銷),如果是代銷模式簡的做法則直接改狀態(tài)就行。
好得 謝謝~
拒收可以考慮這么做,比如說采購單100,你在采購入庫單上加個字段就叫拒收,po數(shù)量-拒收數(shù)量=實際入庫數(shù)量;另外采購結(jié)算指的是和供應(yīng)商的結(jié)算,和成本計算沒有關(guān)系;成本計算是指核算采購成本,無論采用移動加權(quán)或者全月平均,這個倒不是很重要,基本上90%以上都是全月平均。
那如果采購單價和采退單價不一致,這個時候?qū)~不是會出現(xiàn)問題嗎?財務(wù)系統(tǒng)那邊,庫存數(shù)量是對上了,但是真正的財務(wù)計算會出現(xiàn)一定偏差的啊,除非采購單價=采退單價,才可以這么干,加個字段
按照源單退貨的話,理論上單價是一致的,而且企業(yè)一般來說采購單價一定時間內(nèi)都是相對穩(wěn)定的。
請教一下:在收貨過程中如果發(fā)現(xiàn)有問題的商品可以拒收,不做入庫處理。那么拒收后,我要看這個采購單執(zhí)行的情況,是看收貨單還是看采購單?
拒收未入庫,此PO單狀態(tài)就是未入庫,沒有產(chǎn)生庫存,可以不生成收貨單,看采購單即可,這是一種方法,也可以生成收貨單但是是取消狀態(tài)不做入庫處理??茨銈兊膯螕?jù)關(guān)系如何,謝謝,回復(fù)的晚了
這個要以最終入庫單為準;建議做一張報表,采購執(zhí)行統(tǒng)計表,可以將這個訂單下了多少數(shù)量、拒收多少、入庫多少、開票多少、付款多少,都放到一起,比較直觀。
請問下,為什么一個采購單只能對應(yīng)一個倉庫,一個采購單為啥不能入多個倉庫 ??
再補充一下,對于下采購單時也可能不區(qū)分倉庫,在發(fā)貨時進行拆分,即一個PO單按倉拆單(根據(jù)一些規(guī)則),有點像銷售訂單的拆單一樣,但是這樣做復(fù)雜度也會增加,而且對于后續(xù)商品自動補貨等都是按倉來計算的(結(jié)合銷售預(yù)測、倉庫庫存、在途庫存等),如果對應(yīng)多個倉,那么采購單在商品級也應(yīng)該確定倉庫,然后發(fā)貨時根據(jù)倉庫進行拆單、打包、發(fā)貨、收貨等。
下采購單時對應(yīng)單一倉庫是為了發(fā)貨,收貨以及后續(xù)對賬的,邏輯清晰,如果對應(yīng)多個倉,那么后續(xù)處理就會增加復(fù)雜度,所以在前面控制是為了后面的簡單。所有這些還是要根據(jù)你們自己的業(yè)務(wù)來設(shè)計規(guī)劃,謝謝??
補充下,公司有多倉,但為了方便收貨一般采用一地收貨方式,然后通過庫間調(diào)撥實現(xiàn)多倉庫存的平衡
很簡單,角色問題,一般不同倉庫的倉管員都不是同一人,所以入庫都是分開來做單的。
好