萬歸道:財務(wù)的導(dǎo)入設(shè)計

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財務(wù)系統(tǒng)的導(dǎo)入,從來不是簡單的“數(shù)據(jù)遷移”或“權(quán)限開通”,而是一場關(guān)于業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、角色認(rèn)知與系統(tǒng)邊界的深度協(xié)商。它既是一次產(chǎn)品能力的驗證,也是一次組織協(xié)同的試煉。本文以“導(dǎo)入設(shè)計”為核心,拆解財務(wù)系統(tǒng)在落地過程中的關(guān)鍵節(jié)點與設(shè)計邏輯,幫助你理解如何從“功能上線”走向“能力歸位”,在復(fù)雜業(yè)務(wù)中實現(xiàn)真正的財務(wù)系統(tǒng)融入。

大家有沒有發(fā)現(xiàn)一個問題,那就是企業(yè)業(yè)務(wù)會出錯,但企業(yè)的財務(wù)幾乎都從不出錯,為什么呢,因為業(yè)務(wù)是單式記賬法,財務(wù)是復(fù)試記賬法,業(yè)務(wù)不需要平衡,財務(wù)需要平衡,不管多少筆賬,最后財務(wù)都要平賬的,所以財務(wù)幾乎不會出錯,財務(wù)的平衡思想也是符合道家思想的,道家數(shù)字化核心,就是讓所有的加減最后通過財務(wù)來進(jìn)行平衡,即任務(wù)的完成但尚未結(jié)束,而平衡才能結(jié)束,這樣就解決了業(yè)務(wù)單邊記賬的問題,從而達(dá)到業(yè)務(wù)也不出錯的最終目的。

每個企業(yè)都知道,沒錢公司一天都運轉(zhuǎn)不下去,為什么呢,因為公司所有的加減,都需要財務(wù)做支撐們才能推動這個加減的業(yè)務(wù),這個錢就是我們說的財務(wù)體系,我們前面說的加減都是業(yè)務(wù)行為,需要耗費能量的,那么有消耗就需要補充。為零就是保持這個平衡的基本規(guī)則,其實就是財務(wù)平賬。我們企業(yè)所有的加減業(yè)務(wù),都會轉(zhuǎn)換成錢來進(jìn)行記錄,而記錄的規(guī)則只有一個,那就是平賬,就是資產(chǎn)要等于負(fù)債加權(quán)益。

就是說,加減自己不會去平衡,平衡的法則是由能量即財務(wù)引發(fā)的,由于財務(wù)要平賬,才推動任何一個加減,都需要另一個或多個加減來沖抵,例如你賣出了產(chǎn)品,減了庫存,就需要你的賬戶上增加等值的貨款來進(jìn)行平衡,沒有回款那么銷售任務(wù)就一直處于未完成狀態(tài)。我們在其他軟件中,會把價格直接標(biāo)注在產(chǎn)品上,但在道家體系的財務(wù)中,費用不是綁定的資源,而是綁定的加減,因為只有加減才需要能量的驅(qū)動,也就是財務(wù)的支撐。其他軟件標(biāo)在資源上,就需要說明這是買價還是賣價,其實說的就是這是入庫價還是出庫價,這樣說明就和道家的體系一致了。

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)體系,任務(wù)完成就算結(jié)束了,道家體系中,任務(wù)的完成的能量的平衡是兩個功能,即任務(wù)可以完成,但能量也必須平衡,那么任何加減任務(wù)都是這個平衡天平中的一邊,另一邊就是另一個或一些加減任務(wù),來平衡這個任務(wù)的能量,財務(wù)里就是做賬的科目,即有借必有貸,借貸必相等,道家的加減任務(wù)也是一樣,天平有左必有右,左右必平衡,左右的加減可能一對一,也可能是一對多,甚至可能是多對多。

為了說清楚所有業(yè)務(wù)怎么歸入財務(wù)的,我們將分三個環(huán)節(jié)來說明,即(1)加減怎么轉(zhuǎn)憑證的,(2)憑證怎么轉(zhuǎn)科目的,(3)科目怎么轉(zhuǎn)報表的。

章節(jié)一、加減轉(zhuǎn)為憑證

前面說了所有的業(yè)務(wù)都是加減衍生出去的,那么所有業(yè)務(wù)的加減就是財務(wù)記錄的來源,所以我們的每個加減業(yè)務(wù),都會自動匯總到財務(wù)那里進(jìn)行登記,這些都可以視為財務(wù)費用的原始記錄,這就是所謂的原始憑證。原始憑證里都記錄著對應(yīng)的資源,資源這時候要折算為對應(yīng)的費用,這些費用我們在下一步又會對應(yīng)著不同的記賬科目,所以原始憑證要轉(zhuǎn)化為記賬憑證才能進(jìn)行錄入。

不是所有的加減轉(zhuǎn)為原始憑證后都要記錄,財務(wù)一般只記錄有發(fā)生金額的,金額為零的大多數(shù)都不去記錄,所以我們可以設(shè)置哪些類型的加減自動進(jìn)入憑證,或者加減時沒有填寫費用的,就不進(jìn)入憑證了,這樣的設(shè)置可以減少財務(wù)的工作量。

章節(jié)二、憑證轉(zhuǎn)為科目

前面說了資源對庫的加減,得到了原始憑證,并把這個原始憑證通過記錄金額得到了記賬憑證,下面就可以把這個記賬憑證登記到科目表中去了,而科目表也是一個樹形架構(gòu),科目結(jié)構(gòu)其實也可以看做是父庫和子庫的結(jié)構(gòu),這樣就和業(yè)務(wù)架構(gòu)一致了,然后這個記賬憑證記錄到科目借方或貸方后,必然會登記另一邊的貸方和借方,這樣來平衡借貸。而另一邊恰好也是一個業(yè)務(wù)的加減,這樣業(yè)務(wù)的加減就因財務(wù)的平衡實現(xiàn)了業(yè)務(wù)的平衡。記賬操作完成了后,每到一個月或者年的周期結(jié)束后,就可以進(jìn)行財務(wù)報表的生成了。

注意不同類型的企業(yè),例如制造業(yè)和商貿(mào)業(yè)的科目表是不同的,而且科目表也是支持動態(tài)修改的。所以憑證掛科目的時候,也可以進(jìn)行自動關(guān)聯(lián)的,那么就是某個類型的憑證,自動掛到那個科目下的借方或者貸方,這樣就讓財務(wù)記賬也形成了自動化記賬,極大的簡化財務(wù)人員的工作。

章節(jié)三、科目生成報表

沒學(xué)過財務(wù)的同學(xué),可能覺得財務(wù)報表挺復(fù)雜的,如果我們換用道家數(shù)字化的語言來說,就很好理解了。按道家數(shù)字化的理解,倉庫就是企業(yè)的褲兜,企業(yè)天天把人機料等資源裝兜里,然后又把產(chǎn)品服務(wù)等資源從兜里拿出來,然后你每個月總要清下褲兜里還剩多少吧,這個功能就是盤存。然后看你多少兜里還剩多少,還要多少需要拿出來的,這就是財務(wù)的資產(chǎn)負(fù)債表;然后從兜里拿出的減拿進(jìn)來的東西,就是企業(yè)損益表;而這些東西里面,單獨統(tǒng)計現(xiàn)金這種資源進(jìn)了多少,出了多少,還剩多少,就是現(xiàn)金流量表,為什么要把現(xiàn)金單獨拿出來統(tǒng)計呢,那是因為人機料這些資源要進(jìn)兜里,全都需要現(xiàn)金這個資源去換的。所以財務(wù)報表,實際就是資源換算成庫存后,看下入庫在庫出庫分別有多少。財務(wù)的核心其實就是庫存的意思。

以上只是粗略的分析了道家數(shù)字化中財務(wù)的功能,而財務(wù)的平賬就是財務(wù)的核心,平賬就會讓所有的加減維持一個總的平衡,這就是道家陰陽平衡的精髓。企業(yè)的目的就是利用加減在周期內(nèi)的不平衡,來達(dá)到財務(wù)周期費用的不平衡,從而實現(xiàn)盈利的目的。企業(yè)盈利后干什么呢,那就是繼續(xù)變大,企業(yè)怎么變大呢,那就是企業(yè)倉庫的變大,子庫變多,能吞吐更多的資源,然后就能賺更多的錢,如此循環(huán)下去,跟人長大是一個道理。

企業(yè)最開始倉庫小,能吞吐的東西不多,等賺了錢后,就開始擴建倉庫,吞吐大了,就可以賺更多的錢繼續(xù)擴充倉庫,形成良性循環(huán)。但這是正常情況,有的企業(yè)吞吐小,但利潤高,有的大企業(yè)吞吐不少,結(jié)果反而虧錢的現(xiàn)象多的是,背后還是跟資源綁定的費用即市場價格有很大關(guān)系。

以上說的業(yè)務(wù)怎么體現(xiàn)出財務(wù),這只是一般企業(yè)的記賬模式而已,現(xiàn)代企業(yè)講究的業(yè)財一體化,即業(yè)財能形成互相鉗制的機制,從而讓企業(yè)健康的發(fā)展下去。我們來簡單分析和解釋下,即如果我們對財務(wù)進(jìn)行了一些限制,企業(yè)在進(jìn)行財務(wù)控制時,就需要根據(jù)市場和企業(yè)實際情況做一些選擇,用財務(wù)的規(guī)則去對業(yè)務(wù)進(jìn)行一些限制和管控,達(dá)到企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

例如利潤高的產(chǎn)品的一般周期短,利潤低產(chǎn)品一般周期長,那么企業(yè)就要根據(jù)市場的周期,進(jìn)行最利于自己的賺錢節(jié)奏安排吞吐。還有的企業(yè)輸入研發(fā)周期內(nèi)即使虧錢,也要讓新產(chǎn)品量產(chǎn)出來形成后期的賺錢。這些企業(yè)的戰(zhàn)略策略就會通過財務(wù)去控制業(yè)務(wù)的發(fā)生和發(fā)展,最簡單的就是下年度財務(wù)指標(biāo),銷售額多少,利潤多少,成本多少等等,這樣財務(wù)指標(biāo)就會限制業(yè)務(wù)只能在這個范圍內(nèi)進(jìn)行。這樣就達(dá)到了財務(wù)限制業(yè)務(wù)的需求,而現(xiàn)在的企業(yè)管理,即使做了財務(wù)限制,但沒有數(shù)字化控制體系,業(yè)務(wù)發(fā)生后再來進(jìn)行財務(wù)核算,成本就已經(jīng)超出的規(guī)定限制了。而道家數(shù)字化就能在業(yè)務(wù)發(fā)生前計劃的時候就發(fā)出預(yù)警和限制,就能避免這種情況。

筆者小產(chǎn)品一個,對財務(wù)系統(tǒng)不熟,只能簡單和粗略的進(jìn)行原理性的講解,本篇將所有加減業(yè)務(wù)歸入財務(wù)后,就實現(xiàn)了從道生一開始,最后回到道本身的循環(huán),下篇應(yīng)用的價值中,將和各位道友和汪友一起討論下這套道家的架構(gòu),可能會在一些社會的其他領(lǐng)域中的應(yīng)用。

本文由 @道家軟件 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)作者許可,禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash,基于CC0協(xié)議

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