如何區(qū)分采購需求、采購計劃與采購訂單的關(guān)系與差異
在采購系統(tǒng)里,采購需求、采購計劃和采購訂單有很多相似之處,它們之前的區(qū)別和聯(lián)系是什么呢?不知道這些,很難做好采購系統(tǒng)。
我們在采購系統(tǒng)設(shè)計時,面對采購需求、采購計劃和采購訂單這三個名詞,剛開始時并不是特別清楚這三者之間的區(qū)別和聯(lián)系,為了更好地完成產(chǎn)品設(shè)計,貼合業(yè)務實際需要,我們有必要去搞清楚這三者的區(qū)別聯(lián)系。
一、名詞定義
1.采購需求:指企業(yè)管理人員對采購標的的特征描述,是需求部門向采購部門提出的對某種商品或服務的采購請求。
2.采購計劃:指企業(yè)管理人員在了解市場供求情況,認識企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中和掌握物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對計劃期內(nèi)物料采購管理活動所做的預見性的安排和部署。有助于優(yōu)化企業(yè)成本,如通過合理的采購策略和供應商談判,獲得更好的價格。
3.采購訂單:指企業(yè)根據(jù)產(chǎn)品的用料計劃和實際能力以及相關(guān)的因素,所制定的切實可行的采購訂單計劃,并下達至供應商執(zhí)行,在執(zhí)行的過程中要注意對訂單進行跟蹤,以使企業(yè)能從采購環(huán)境中購買到企業(yè)所需的商品,為生產(chǎn)部門和需求部門輸送合格的原材料和配件;是采購部門向供應商發(fā)出的正式采購文件。
二、涵蓋內(nèi)容
1.采購需求:產(chǎn)品規(guī)格、采購數(shù)量、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、價格條款、供應商資格和評估、投標程序、評審標準、合同條款和條件等;
2.采購計劃:采購商品信息(商品名稱、商品編碼、商品規(guī)格、商品數(shù)量、單價、總價)、需求日期、需求分析、供應商評估、投標程序、投標評審、合同談判、合同執(zhí)行、驗收和付款等。
3.采購訂單:采購主體、供應商、采購商品信息(商品名稱、商品編碼、商品規(guī)格、商品數(shù)量、單價、總價)、交貨信息(交貨地點、交貨時間)、付款信息(付款方式、付款條款)等。
三、彼此關(guān)系
①采購需求是采購計劃的依據(jù),采購計劃是采購需求的具體化和細化,采購訂單是采購計劃的執(zhí)行。
②采購需求、采購計劃和采購訂單都涉及到產(chǎn)品規(guī)格、采購數(shù)量、質(zhì)量標準、交貨時間、付款方式等信息。
四、彼此區(qū)別
①采購需求是需求部門向采購部門提出的對某種商品或服務的采購請求,屬于內(nèi)部文件,不具有法律約束力;采購計劃是采購部門根據(jù)采購需求編制的采購任務清單,也屬于內(nèi)部文件,不具有法律約束力;采購訂單是采購部門向供應商發(fā)出的正式采購文件,具有法律約束力的合同。
②采購需求可以是臨時性的或一次性的,采購計劃通常是長期的或定期的,采購訂單一旦發(fā)出,就不能隨意更改。
③采購需求通常由需求部門向采購部門提出,采購計劃由采購部門編制,采購訂單由采購部門向供應商發(fā)出。
④采購計劃可以涵蓋多個采購訂單,而一個采購訂單只能對應一個采購計劃。
⑤從流程上來說,采購需求是采購的起點,采購計劃是采購的中間環(huán)節(jié)(預測或規(guī)劃階段),采購訂單是采購的最后環(huán)節(jié)。
三者的區(qū)別
五、其他
當然有些企業(yè)的開展的采購業(yè)務中,采購需求與采購計劃不會同時存在,可能會合并為一個,或者都不存在,只有采購訂單。不管形式如何,都能將采購業(yè)務執(zhí)行下去。在做系統(tǒng)設(shè)計時,本著業(yè)務操作的簡化高效原則,設(shè)計出符合業(yè)務實際需要的系統(tǒng)才是最好的系統(tǒng)。
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正好對這幾張單據(jù)的意義、單據(jù)關(guān)系等有點混淆,就看到這篇文章,解惑了,感謝作者!
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