夯實基礎(chǔ)數(shù)據(jù),實現(xiàn)管理提升(一)
根據(jù)眾多行業(yè)(制造業(yè),房地產(chǎn)行業(yè),零售業(yè)等)的研究得出,其實在我們很多項目實施的過程中,或者說很多ERP上線不算很成功的案例中,有非常大一部分的項目都有一個共同的直接原因,那就是在數(shù)據(jù)上出了問題。
曾經(jīng)有客戶跟我說,ERP不難,只是很麻煩。我認(rèn)為這里所說的麻煩,指的就是整理ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程,整理ERP的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的確很繁瑣,特別是經(jīng)歷過很長一段時間,再回過頭來梳理之前的歷史數(shù)據(jù),這個過程并不比開發(fā)一套新系統(tǒng)上線要輕松。
過程是痛苦的,但是說它難也并非如此,只要堅持,固化流程,就一定能夠?qū)崿F(xiàn)。很多項目的實施成功考的也是三分技術(shù),七分管理,十二分的數(shù)據(jù)??梢?,不管是任何行業(yè),任何系統(tǒng),基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的重要性。
一、什么是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)?
相信大家都知道秦始皇作為中國第一位皇帝,地位不言而喻,而他的豐功偉績除了統(tǒng)一六國,還有書同文,車同軌,行同倫。通過規(guī)范化的統(tǒng)一文字、單位、規(guī)則,最終形成了華夏五千年的大一統(tǒng),繼而傳承了中華民族的優(yōu)秀文化傳統(tǒng)。
同樣,如果把一家企業(yè)信息化比喻為一個珍珠項鏈,那么主數(shù)據(jù)就是將散落在各處的業(yè)務(wù)系統(tǒng)珍珠串在一起的繩子。為了達(dá)成這一目標(biāo),就需要進(jìn)行我們所說的主數(shù)據(jù)管理。
需要注意的是,主數(shù)據(jù)不是企業(yè)內(nèi)所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),只是有必要在各個系統(tǒng)間共享的數(shù)據(jù)才是主數(shù)據(jù)。比如大部分的交易數(shù)據(jù)、帳單數(shù)據(jù)等都不是主數(shù)據(jù),而像描述核心業(yè)務(wù)實體的數(shù)據(jù),而像客戶、供應(yīng)商、帳戶、項目、分期、樓棟、產(chǎn)品、房間信息等都是主數(shù)據(jù),主數(shù)據(jù)是企業(yè)內(nèi)能夠跨業(yè)務(wù)重復(fù)使用的高價值的數(shù)據(jù)。
圖示一:房地產(chǎn)行業(yè)企業(yè)主數(shù)據(jù)
二、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的工作重點
1. 確定工作范圍
首先我們需要根據(jù)自身行業(yè)性質(zhì),以及需要范圍確定哪些是屬性我們的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),這就是我們所說的主數(shù)據(jù)識別。這里再次明確的是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都有三個共性:
- 具有高業(yè)務(wù)價值;
- 跨多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用;
- 具有生命周期(貼合實際業(yè)務(wù)流程)。
例如我們在做房地產(chǎn)項目主數(shù)據(jù)的過程中,可以識別的主數(shù)據(jù)分別為:地塊-項目-分期-樓棟等等,但是作為每個房間的銷售訂單則是為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),無需通過主數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。
接下來我們確認(rèn)數(shù)據(jù)來源涉及到的參與部門和人員配備,進(jìn)而確定工作計劃,切記不可將所有工作只交給一個部門甚至是一個人做。必須對此項工作的艱難程度有充分的認(rèn)識,工作計劃還需要注意安排周會月會定期的會議,以方便工作人員之間的溝通。
2. 建立必要的編碼規(guī)則
ERP軟件對于數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實現(xiàn)的,編碼可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識,并且貫穿以后的查詢和應(yīng)用,建立編碼原則是為了使以后的工作有一個可以遵循的原則,也為龐大繁雜的數(shù)據(jù)定了數(shù)據(jù)庫可以唯一標(biāo)示的方法。
注意:編碼原則的制定屬于企業(yè)級標(biāo)準(zhǔn)的建立,尤其對于重要量大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)(如分期名稱分期數(shù)據(jù)產(chǎn)品名稱等)必須要由多個部門共同確認(rèn)方案,防止意見不統(tǒng)一出現(xiàn)扯皮的情況。
3. 收集第一手資料,將原來離散數(shù)據(jù)從不同部門集中
由于之前的數(shù)據(jù)是呈現(xiàn)離散狀態(tài)的,例如銷售部門,成本部門,投資管理部門對于項目分期的概念,存在各部門交叉流轉(zhuǎn),并且在項目的生命周期內(nèi),也會發(fā)生名稱數(shù)據(jù)的變化。
舉個例子,同樣是在房地產(chǎn)行業(yè),投資部門是按照拿地的地塊名稱進(jìn)行統(tǒng)計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),而成本部門是按照合同的案名進(jìn)行錄入數(shù)據(jù),而銷售部門會按照銷售推廣名稱進(jìn)行統(tǒng)一,這就導(dǎo)致了三個部門對同一個項目分期的叫法不一致的情況發(fā)生。
所以,建議在收集的過程中,讓各部門與自己相關(guān)的重要數(shù)據(jù)再次進(jìn)行核對,完成后按照業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn),傳遞給其他部門確認(rèn)。
以此類推,直到完成此步工作,在工作中應(yīng)注意各部門的協(xié)作安排,傳遞路徑需要提前確認(rèn)。
4. 數(shù)據(jù)檢查
(1)完整性檢查
完整性即記錄數(shù)量名稱是否完整,可以讓部門項目的負(fù)責(zé)人復(fù)查或者計算一下總數(shù),甚至可以將歷史的臺賬對比,同時還要檢查一些字段的完整性必輸性,如果缺失則無法繼續(xù)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn),例如產(chǎn)品的成本業(yè)態(tài)名稱,產(chǎn)品樓棟的建立等。
(2)正確性檢查
可以由企業(yè)安排自檢工作,有些錯誤比方說樓棟對應(yīng)分期關(guān)系,由于人為對應(yīng)錯誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤等。這樣的錯誤必須在系統(tǒng)上線前發(fā)現(xiàn)并且改正。
(3)唯一性檢查
數(shù)據(jù)的唯一性應(yīng)該從兩個角度檢查,常見的錯誤是多個數(shù)據(jù)一個編碼,例如產(chǎn)品住宅,產(chǎn)品商鋪都是同一編碼,如果錄入系統(tǒng),系統(tǒng)自然會拒絕接受。同時一個實物對應(yīng)多個編碼的現(xiàn)象也要拒絕,這種錯誤很多系統(tǒng)是無法發(fā)現(xiàn),必須要人工核對檢查,否則上線后會出現(xiàn)錯誤數(shù)據(jù)。
5. 將數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)并再次核驗
錄入系統(tǒng)應(yīng)該首先先將收集的【基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔】,對于電子文檔同樣應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份好,并且注明整理人員,整理時間等。
通常錄入系統(tǒng)的方式有兩種,手工錄入或者利用工具導(dǎo)入這兩種方式,各有利弊。
按照手工錄入可以從一定程度上保證數(shù)據(jù)的靈活性,并且對于一些前期無規(guī)則的數(shù)據(jù),可以通過業(yè)務(wù)人員手工錄入進(jìn)行重新梳理。缺點就是錄入人員的抗性較大,且工作量大;
而通過工具導(dǎo)入則恰恰相反,工作量低,效率高。但是對于數(shù)據(jù)規(guī)則梳理要求較高,且需要保證數(shù)據(jù)前期的準(zhǔn)確性,完整性。
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有沒有數(shù)據(jù)清洗工具推薦或者主數(shù)據(jù)平臺
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不整理好,寧可不上系統(tǒng),不然輸入垃圾輸出垃圾
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