工作溝通的一種形式——反饋

反饋是溝通的一種形式,而溝通從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)就是信息的傳遞,從開會(huì)、聊天到演講、討論,我們無(wú)時(shí)無(wú)刻不在向身邊的人傳達(dá)著信息。
敏捷開發(fā)當(dāng)中有一個(gè)經(jīng)典實(shí)踐叫做“回顧會(huì)議”,在這個(gè)會(huì)議上,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員會(huì)對(duì)上個(gè)開發(fā)迭代的各個(gè)方面進(jìn)行回顧,并對(duì)需要改善的點(diǎn)提出建議,以便持續(xù)改進(jìn)。第一次嘗試這種形式的人往往都會(huì)有一些顧慮,主要的顧慮在于不知道應(yīng)當(dāng)以何種方式表達(dá)對(duì)他人的建議。
有的人認(rèn)為大家都是成年人,理應(yīng)有足夠高的心理承受能力來(lái)接受別人的批評(píng)建議,內(nèi)心脆弱的人要么在打擊中快點(diǎn)成長(zhǎng),要么就得離開。有的人認(rèn)為,一個(gè)團(tuán)隊(duì)要有人情味,在提建議時(shí)應(yīng)該照顧他人的感受。
單刀直入,還是委婉含蓄?心靈強(qiáng)大,還是人情溫暖?如果我們極端地概括這兩種觀點(diǎn),可以提煉出關(guān)于反饋的兩種聲音。
- 第一種聲音反饋的提出者應(yīng)當(dāng)捍衛(wèi)“真相”,被反饋者應(yīng)當(dāng)付出相應(yīng)的努力來(lái)接受反饋。
- 第二種聲音反饋的提出者應(yīng)當(dāng)具有“人情味”,并對(duì)“真相”進(jìn)行適度包裝,以便接受者能夠相對(duì)容易地接受“真相”。
你認(rèn)同哪一種聲音呢,我們究竟該如何提反饋?
為了回答這個(gè)問(wèn)題,我們不妨先來(lái)了解一下反饋的目的、有效性和場(chǎng)景。
反饋的目的
反饋是溝通的一種形式,而溝通從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)就是信息的傳遞,從開會(huì)、聊天到演講、討論,我們無(wú)時(shí)無(wú)刻不在向身邊的人傳達(dá)著信息。在不同的場(chǎng)景下,溝通有著不同的目的。大致上,我們可以按照目的的不同將溝通分為四類:
- 告知:為了讓聽眾知曉某些信息,獲取某些知識(shí)。比如老師上課,公司的政策通知。
- 娛樂(lè):為了讓聽眾感到愉悅開心。比如講個(gè)笑話或者朋友之間的八卦。
- 說(shuō)服:為了讓聽眾接受你的觀點(diǎn)、想法或者聽取你的建議采取行動(dòng)。比如咨詢服務(wù)、小組討論或辯論。
- 激勵(lì):為了讓聽眾獲得內(nèi)在動(dòng)力,挑戰(zhàn)自我從而達(dá)成更高的成就或者信念。比如馬丁路德金的演講“I have a dream”。
反饋?zhàn)鳛闇贤ǖ囊环N形式,其目的不僅僅也不應(yīng)該只是為了告知,更深層次的目的在于說(shuō)服或者激勵(lì)。一個(gè)好的反饋應(yīng)該能幫助他人識(shí)別自己的不足,并且使他人能自發(fā)地采取行動(dòng)彌補(bǔ)不足之處。
反饋的有效性
那么,如何有效地達(dá)到反饋的目的呢?這里的“效”其實(shí)涵蓋了兩方面的含義,一個(gè)是效果,一個(gè)是效率。
- 提高效果側(cè)重于如何使傳達(dá)的信息被正確接受和執(zhí)行。
- 提高效率側(cè)重于如何用最少的時(shí)間和資源來(lái)傳達(dá)信息。
舉個(gè)例子,老公下班回家之后覺得老婆今天做的菜有點(diǎn)咸,那么反饋的有效性談的就是如何用最簡(jiǎn)練的話語(yǔ)讓老婆不發(fā)飆還能欣然接受意見,使得“明天菜里少一點(diǎn)鹽”這個(gè)老公期望的結(jié)果順利發(fā)生。
然而一個(gè)令人沮喪的事實(shí)是:反饋的效率和效果往往不能同時(shí)兼顧。效率和效果就像是一個(gè)蹺蹺板的兩端,一端上升,必然伴隨著另一端的下降。
如果老公對(duì)老婆說(shuō);“菜有點(diǎn)咸,少放點(diǎn)鹽?!?多半的結(jié)果是第二天連飯都沒得吃。一句話、八個(gè)字的建議雖然效率極高但卻沒有起到任何效果。
但是如果老公對(duì)老婆說(shuō):“今天的菜真香啊,味留舌尖,香留在齒,簡(jiǎn)直是大廚的手藝!如果這個(gè)魚少一點(diǎn)點(diǎn)鹽那就更能凸顯魚肉本身的鮮味了。不過(guò)我真是個(gè)幸福的男人呀,有個(gè)上得廳堂下得廚房的好老婆,等下的碗筷交給我來(lái)洗!” (此處用到的是反饋三明治模型,稍后會(huì)提到)。這樣一來(lái),雖然老公費(fèi)了一番口舌,死了幾萬(wàn)個(gè)腦細(xì)胞,但是老婆聽了多半會(huì)偷著樂(lè)。不僅明天的飯菜不會(huì)太咸,說(shuō)不定到時(shí)候還不用洗碗。
所以有時(shí)為了提升效果,我們不得不犧牲效率;反之,有時(shí)提高了效率卻達(dá)不到想要的效果。而對(duì)于“反饋”這種以說(shuō)服為目的的溝通方式而言,我們有理由相信:效果 勝于 效率。
反饋的場(chǎng)景
在談?wù)摿朔答伒哪康暮陀行灾?,讓我們回到最開始的問(wèn)題--如何提反饋。這次我們加上一個(gè)前綴:如何“有效地”提反饋?帶著這個(gè)問(wèn)題,我們?cè)賮?lái)看看這兩種聲音。
第一種聲音:
一個(gè)潛在的假設(shè)是:大部分人都可以順理成章地接受反饋中的建議,并付諸行動(dòng)。在這樣的假設(shè)下,我們可以最大化效率,即直抒己見,長(zhǎng)話短說(shuō)。不用任何粉飾,不用任何包裝把問(wèn)題指出。因?yàn)樵诮o定的假設(shè)下,所有問(wèn)題都將解決。
第二種聲音:
一個(gè)潛在的假設(shè)是:大部分人都不可以坦然接受反饋中的建議,并付諸行動(dòng)。在這樣的假設(shè)下,我們需要付出額外的精力來(lái)包裝我們對(duì)真相的表達(dá)以至于降低了效率。
現(xiàn)在簡(jiǎn)單了,兩者的根本分歧其實(shí)在于假設(shè)的不同。為了驗(yàn)證假設(shè),我們需要引入反饋時(shí)的場(chǎng)景,這個(gè)場(chǎng)景可能是溝通人群的素質(zhì),可能是溝通的上下文,可能是溝通的環(huán)境。
在不同的場(chǎng)景中,我們可能會(huì)得到不同的答案。比如在與陌生人交談的場(chǎng)景中,第二種假設(shè)成立的可能性較大,如果對(duì)陌生人提建議自然就會(huì)相對(duì)委婉客氣。而如果是與密友交談的場(chǎng)景中,第一種假設(shè)又占據(jù)上風(fēng),我們便會(huì)選擇直截了當(dāng)?shù)恼f(shuō)話方式。所以反饋時(shí)所處的場(chǎng)景往往會(huì)影響我們的反饋方式。
再比如,工作之中的反饋形式往往也受到公司文化的影響。
如何有效的提反饋?
一個(gè)高效的溝通文化在形成過(guò)程中依賴于群體長(zhǎng)久的努力。這也使得這種文化因來(lái)之不易而顯得稀缺。
在生活中一般場(chǎng)合下的溝通,我們更多的是在繽紛復(fù)雜的環(huán)境中進(jìn)行權(quán)衡和取舍。而下面這些技巧可能會(huì)幫助你在沒有良好文化庇護(hù)的情況下仍然能夠保證反饋的效果。
傳達(dá)勝于內(nèi)容
根據(jù)雅伯特·馬伯藍(lán)比(Albert Mebrabian)教授研究出的「7/38/55」定律:從溝通的效果層面來(lái)看,肢體語(yǔ)言所起的作用最大,占到55%,語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)38%次之,而溝通的內(nèi)容其實(shí)只占到7%。肢體語(yǔ)言和語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)可以被統(tǒng)稱為信息的傳達(dá)方式。
也就是說(shuō)在溝通的過(guò)程中,信息的傳達(dá)方式(語(yǔ)音、語(yǔ)調(diào)、眼神、表情、身體姿勢(shì))要比說(shuō)話的內(nèi)容更為重要和關(guān)鍵。反饋成功的先決條件是和諧的氛圍。說(shuō)話的內(nèi)容由講者控制,但是效果由聽者決定。
(圖片來(lái)自:http://t.cn/RiGT5ld)
稱贊多于批評(píng)
一個(gè)漢堡上下兩片面包所占的體積最大,中間的一層肉餅體積最小,但卻是最好吃的地方。沒有肉餅的漢堡索然無(wú)味,沒有面包的漢堡太過(guò)油膩不好消化。
(圖片來(lái)自:http://groupvisual.io/feedback-sandwich/)
反饋的漢堡模型便是如此:積極的反饋好比兩片面包,占比較大,但真正有營(yíng)養(yǎng)的部分卻是那中間薄薄一層肉,對(duì)應(yīng)到反饋模型中指的是建議。以“稱贊-建議-稱贊”的結(jié)構(gòu)來(lái)提出反饋,控制建議的點(diǎn)數(shù)少于稱贊的點(diǎn)數(shù),這樣可以使得反饋既易于消化又有營(yíng)養(yǎng)。
談情先于講理
心理學(xué)中有個(gè)溝通小技巧,叫做“情理三明治”,即“談情、說(shuō)愛、再說(shuō)理”。也就是說(shuō),在溝通的過(guò)程中,要遵循三步曲:先談自己的感受,再表達(dá)自己對(duì)對(duì)方的關(guān)心和愛,最后再講道理或建議。
我們要留意的是“溝通的意義決定于對(duì)方的回應(yīng)”。假如對(duì)方已經(jīng)不悅了,說(shuō)明我們需要調(diào)整方式和方法了。對(duì)方的情緒和行為就是信號(hào)。溝通本身沒有對(duì)與錯(cuò),只是“有效果”或者“沒有效果”。自己說(shuō)得多么“正確”沒有意義,對(duì)方收到你想表達(dá)的信息才是溝通的意義。因此,自己說(shuō)什么不重要,對(duì)方接受了才重要。
所以,現(xiàn)在你會(huì)提反饋了嗎?
作者:汪澤遠(yuǎn),ThoughtWorks業(yè)務(wù)分析師,PMP認(rèn)證項(xiàng)目管理師,國(guó)際公益教育組織Toastmasters International 資深會(huì)員。對(duì)科技,人性和世界的發(fā)展充滿好奇。
本文由 @汪澤遠(yuǎn) 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載。
很好