只能居家辦公?四大舉措讓企業(yè)更有效率!

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編輯導(dǎo)語(yǔ):相信不少職場(chǎng)人已經(jīng)經(jīng)歷過(guò)了居家辦公模式,然而并不是所有人都適應(yīng)這一模式,站在職場(chǎng)員工與企業(yè)決策層的角度上來(lái)看,員工或企業(yè)應(yīng)該采取什么措施,才可以提高遠(yuǎn)程辦公效率呢?本文作者就此做了解讀,一起來(lái)看。

疫情伊始,不定時(shí)、不定期的居家辦公就成為常態(tài),甚至“混合辦公”已經(jīng)漸漸成為大型公司的常規(guī)工作模式?,F(xiàn)實(shí)給大家開了個(gè)巨大的玩笑,大部分企業(yè)都被迫走上云端,成為了穆勝博士在多年前提出的“云組織”。

但居家辦公畢竟有其弊端。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō),“放養(yǎng)員工”的工作模式缺乏氛圍、溝通低效、難以管理。企業(yè)真金白銀地付出了人工成本,疫情期間誰(shuí)家也沒(méi)有余糧,如果居家辦公導(dǎo)致效率低下,這就尷尬了。

仔細(xì)想來(lái),這其實(shí)不是居家辦公的問(wèn)題,是企業(yè)自己的管理問(wèn)題。如果要依靠把員工“綁”在工位上來(lái)獲得人家的勞動(dòng)成果,本身就說(shuō)明企業(yè)存在管理BUG,那也就別怪員工“卡BUG”了。

用居家辦公作為試金石,很容易發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)存在的四大問(wèn)題。反過(guò)來(lái)說(shuō),做好這四個(gè)方面,居家辦公效率必然有保障。

一、劃賽道——戰(zhàn)略解碼系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)高效率居家辦公的關(guān)鍵點(diǎn),是員工知道自己每天要做什么。這需要企業(yè)有相對(duì)完善的戰(zhàn)略解碼系統(tǒng),能夠?qū)⒐灸繕?biāo)層層分解,變成部門的小目標(biāo),甚至一直分解到員工個(gè)人的工作任務(wù)。

說(shuō)來(lái)簡(jiǎn)單,但有幾個(gè)企業(yè)能做到?難點(diǎn)在兩個(gè)地方:

一是企業(yè)對(duì)于自身戰(zhàn)略的理解不足。現(xiàn)實(shí)是,90%以上的企業(yè)在戰(zhàn)略上都是模糊的,他們的戰(zhàn)略解碼更像是基于“拍腦袋”的“經(jīng)營(yíng)數(shù)字拆解”。

二是企業(yè)自身的組織設(shè)計(jì)不合理。也就是說(shuō),業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置這幾個(gè)維度上沒(méi)有解決“分工合理”的問(wèn)題,這導(dǎo)致即使戰(zhàn)略目標(biāo)和打法清晰,也很難讓各個(gè)組織模塊各司其職。這種狀態(tài)下,一個(gè)大家都認(rèn)可的戰(zhàn)略目標(biāo)沒(méi)有人承接,是再正常不過(guò)的事情了。

要解決戰(zhàn)略解碼的問(wèn)題,必須突破上述兩個(gè)方面。

當(dāng)然,即使有了上述兩大基礎(chǔ),我們也依然需要管理者靈活的任務(wù)分解能力。他們?cè)趹?zhàn)略和組織過(guò)濾出的“標(biāo)準(zhǔn)解碼”基礎(chǔ)上,將任務(wù)進(jìn)行調(diào)整,快速、準(zhǔn)確地分解到每個(gè)人身上,形成個(gè)人的任務(wù)清單(To do list),讓每個(gè)人“跳起來(lái)、摸得著”。在任務(wù)執(zhí)行的執(zhí)行過(guò)程中,他們更需要接受一線反饋、輔導(dǎo)落地執(zhí)行、動(dòng)態(tài)優(yōu)化解碼。

二、集數(shù)據(jù)——數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)

居家辦公期間,即使分配了任務(wù),但如何管理和考核依然是很多企業(yè)頭痛的問(wèn)題。而解這道題的關(guān)鍵是要注重對(duì)數(shù)據(jù)的收集和沉淀。數(shù)據(jù)能夠幫助企業(yè)找到各類任務(wù)的衡量標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)精準(zhǔn)量化和客觀評(píng)價(jià)員工產(chǎn)出。

過(guò)去,企業(yè)只抓財(cái)報(bào)、看三表,卻忽視了“管理報(bào)表”的指標(biāo)建立和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。這讓管理者在管理上純粹依靠“手感”和“經(jīng)驗(yàn)”,而不是基于數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)施管理,管理上相當(dāng)放飛自我。

居家辦公時(shí),企業(yè)與員工存在天然的物理區(qū)隔,辦公效率降低,完全依賴于員工的自覺性。此時(shí),《管報(bào)》的必要性就突顯出來(lái),這不僅是一份更加全面的報(bào)表,更是一個(gè)全面的數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)。員工的任務(wù)要與這個(gè)數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)對(duì)齊,也就是要服務(wù)于公司的戰(zhàn)略;而這個(gè)數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)要能夠映射出員工的任務(wù),能夠反映任務(wù)的價(jià)值。

為了實(shí)現(xiàn)這種效果,企業(yè)的數(shù)字化管理就成為了必選項(xiàng)。前幾年在數(shù)字化轉(zhuǎn)型上有所投入的企業(yè),現(xiàn)在實(shí)實(shí)在在收獲到紅利了。當(dāng)我們將管報(bào)的邏輯通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接,就可以采集到全方位的熱數(shù)據(jù),自然可以精確量化員工產(chǎn)出。

退回來(lái)說(shuō),即使沒(méi)有數(shù)字化系統(tǒng),管報(bào)也是必須的??吹竭@段的企業(yè)趕緊補(bǔ)課吧!

三、抓結(jié)果——數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

當(dāng)有了數(shù)據(jù)之后,除了用于個(gè)人的考核外,還應(yīng)該對(duì)業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控。數(shù)據(jù)的目的不僅是為了考核員工,更是為了優(yōu)化業(yè)務(wù)。疫情的原因,業(yè)務(wù)發(fā)展或多或少都會(huì)受到些影響,此時(shí),如何通過(guò)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)極端狀態(tài)下的“業(yè)務(wù)最優(yōu)運(yùn)行模式”,就成為了企業(yè)需要關(guān)注的焦點(diǎn)。

按照穆勝咨詢的理論,企業(yè)的數(shù)據(jù)分為三類:業(yè)務(wù)流數(shù)據(jù)、資金流數(shù)據(jù)和人才流數(shù)據(jù)。而基于這三類數(shù)據(jù),應(yīng)該進(jìn)行兩種分析——財(cái)效分析和人效分析。

不妨這樣來(lái)想,假設(shè)企業(yè)需要在“屏息呼吸”的狀態(tài)下生存,他們必須要有最合理的人效和財(cái)效設(shè)置,讓人、財(cái)兩類資源發(fā)揮最大的效果。而在兩者中,人效對(duì)財(cái)效有幾倍的杠桿作用,顯然又更加重要一些,值得更多的關(guān)注。

一方面,管理者要把握人效的防守線。

基于數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)和公司的戰(zhàn)略目標(biāo),確定人效的Baseline,保證居家辦公時(shí)也能產(chǎn)出穩(wěn)定。

當(dāng)然,有的企業(yè)才開始關(guān)注人效,人力資源部門要啟動(dòng)人效管理,可能需要一些外部的航標(biāo)數(shù)據(jù)支持,例如,組織應(yīng)該如何設(shè)計(jì)才能消除冗余,人才應(yīng)該如何儲(chǔ)備、晉升、培養(yǎng),這些領(lǐng)域會(huì)影響到人效結(jié)果,也都要有數(shù)據(jù)的支持。這些領(lǐng)域其實(shí)早有定論,所以,企業(yè)完全沒(méi)有必要冒著“被淹”的風(fēng)險(xiǎn)摸著石頭過(guò)河。

另一方面,根據(jù)企業(yè)發(fā)展面臨的實(shí)際情況確定進(jìn)攻線,并適時(shí)進(jìn)行波動(dòng)式調(diào)整。

居家辦公雖然普遍被認(rèn)為會(huì)影響工作效率,但企業(yè)如果能夠基于收集的數(shù)據(jù),靈活地調(diào)整人效目標(biāo)、激活員工,那么效率也能得到保證。因此,企業(yè)要建立數(shù)據(jù)分析系統(tǒng),動(dòng)態(tài)分析和監(jiān)控,以便隨時(shí)從防守鐵桶陣靈活轉(zhuǎn)變?yōu)榉朗胤磽簟?/p>

四、有溫度——管理者的數(shù)字化管理能力

居家辦公得以成行,是因?yàn)閿?shù)字化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展。這既是一種全新的管理模式,也考驗(yàn)了管理者的數(shù)字化管理能力。說(shuō)白了,面對(duì)在線狀態(tài)的員工,面對(duì)線上發(fā)生的業(yè)務(wù),不能夠駕馭數(shù)字化,好比不會(huì)游泳的人落進(jìn)了水里。這里有幾個(gè)基本的要求:

其一是數(shù)據(jù)甄選能力。數(shù)字技術(shù)的發(fā)展讓管理者能夠獲得豐富的信息,考驗(yàn)的是管理者篩選、分類、提取信息的能力,即如何從信息海洋中找到最關(guān)鍵的數(shù)據(jù)。

其二是數(shù)據(jù)分析能力。找到關(guān)鍵數(shù)據(jù)只是第一步,管理者還需要有數(shù)據(jù)處理的能力。高明的管理者能夠從同樣的數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)更有價(jià)值的信息,做出更理性的決策。這意味著,管理者要緊跟數(shù)字化步伐,熟練運(yùn)用數(shù)字化工具分析問(wèn)題,培養(yǎng)自己與數(shù)字打交道的感覺。

其三是數(shù)字場(chǎng)域控制力。數(shù)字化背景下,效率提升這個(gè)主題對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)既是機(jī)會(huì),也是考驗(yàn)。數(shù)字化提升了流程的效率,節(jié)省了不必要的管理成本。但要實(shí)現(xiàn)效率最大化,管理者要具備數(shù)字狀態(tài)下的場(chǎng)域控制力。

比如:遠(yuǎn)程溝通或會(huì)議讓交流不再受地理、空間的限制,但管理者如何有效在線上會(huì)議中主持、控場(chǎng)和輸出就成為最大的考驗(yàn)。以前是大家濟(jì)濟(jì)一堂聽你“忽悠”,現(xiàn)在你講得沒(méi)道理、沒(méi)意思、沒(méi)任務(wù)分解,人家就可能開小差。

事實(shí)上,以上四個(gè)方面的建設(shè),不僅僅適用于居家辦公期間,而應(yīng)當(dāng)是企業(yè)未來(lái)管理基礎(chǔ)提升的主要抓手。只是疫情將企業(yè)過(guò)去忽視的這些管理基礎(chǔ)抬上了明面。

記住,不是居家辦公存在BUG,而是企業(yè)本身存在BUG。當(dāng)然,有勇氣解決BUG的企業(yè),不僅能在疫情里屏息呼吸、活下去,更能在疫情后基業(yè)長(zhǎng)青,有未來(lái)!

#專欄作家#

穆勝,微信公眾號(hào):穆勝事務(wù)所(ID:hrm-yun),人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。《平臺(tái)型組織:釋放個(gè)體與組織的潛能》作者,知名管理學(xué)者,北京大學(xué)光華管理學(xué)院工商管理博士后,管理學(xué)博士,穆勝企業(yè)管理咨詢事務(wù)所創(chuàng)始人,互聯(lián)網(wǎng)商業(yè)模式和組織轉(zhuǎn)型研究專家。

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  1. 四大舉措讓企業(yè)更有效率!文章提到的四個(gè)舉措確實(shí)很有效,只是不能被領(lǐng)導(dǎo)看到,哈哈哈

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  2. 數(shù)字技術(shù)的發(fā)展讓管理者能夠獲得豐富的信息,考驗(yàn)的是管理者篩選、分類、提取信息的能力,即如何從信息海洋中找到最關(guān)鍵的數(shù)據(jù)。

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  3. 哈哈哈哈,讓我這個(gè)工作人員看了都想要領(lǐng)導(dǎo)這么干了,不要每天那么多事,畢竟大家都很忙的。

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