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導(dǎo)讀：企業(yè)系統(tǒng)管理中大部分的功能模塊都會(huì)和審批流關(guān)聯(lián)，一個(gè)便捷高效的審批流管理方案，能極大減少溝通協(xié)同的成本，提高企業(yè)內(nèi)協(xié)作的效率。本文從OA類產(chǎn)品的競品分析出發(fā)，講述在設(shè)計(jì)中對(duì)審批流程和思考，希望可以幫助到大家。

一、競品分析的目的

隨著B端的發(fā)展，OA（數(shù)字化辦公）系統(tǒng)的使用場景越來越多，“流程線上化”這一轉(zhuǎn)變?cè)诟鞔髠鹘y(tǒng)行業(yè)的公司中顯得尤為重要和突出，今天這篇文章會(huì)帶來OA系統(tǒng)供應(yīng)商的競品分析，我會(huì)從審批的發(fā)起和審批流程中的狀態(tài)做對(duì)比分析來介紹，希望能夠?qū)徟鞒逃懈嗟牧私狻?/p>

二、什么是審批流程

審批流是OA系統(tǒng)中比較重要的核心模塊，主要圍繞“人、事、物、財(cái)”四個(gè)維度進(jìn)行審批管理的流程。

1. 審批流程

審批流程的整體可分為發(fā)起流程和審批流程,發(fā)起人通常只有一位，根據(jù)審批的內(nèi)容填寫表單中的字段信息，填寫成功后進(jìn)入審批流程。審批人根據(jù)實(shí)際應(yīng)用場景不同，會(huì)涉及到多位審批成員依次或聯(lián)合審批。審批人可以選擇通過、作廢、駁回等操作。在這里要注意的是，在流程體驗(yàn)中要清楚每一個(gè)節(jié)點(diǎn)的審批如果被駁回，是直接駁回至發(fā)起節(jié)點(diǎn)還是返回上一節(jié)點(diǎn)，以及駁回的提交申請(qǐng)是重新發(fā)起還是流轉(zhuǎn)回當(dāng)前節(jié)點(diǎn)。

我們這里以轉(zhuǎn)正審批系統(tǒng)為例，從審批角色、審批規(guī)則、審批方式三個(gè)模塊，對(duì)流程進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)分和拆解。

2. 審批角色

轉(zhuǎn)正審批流程會(huì)經(jīng)過3-4個(gè)審批人員，根據(jù)用戶權(quán)限主要分為發(fā)起人、審批人、輔助審批人、登記人的四種角色：

• 發(fā)起人：根據(jù)申請(qǐng)項(xiàng)目填寫基本信息及上傳附件，同時(shí)會(huì)根據(jù)駁回的審批內(nèi)容進(jìn)行修改和重提交；
• 審批人：擁有駁回、增加聯(lián)合審批、委托給他人審批等影響整體整個(gè)流程的操作權(quán)限；
• 輔助審批人：在審批節(jié)點(diǎn)中為主審批人提供參考意見，不具備駁回等操作權(quán)限；
• 登記人：錄入審批數(shù)據(jù)，不具備駁回等操作權(quán)限。

這四種角色基本覆蓋了大多數(shù)的審批場景，特別是在B端的設(shè)計(jì)中，在輸出流程前先確認(rèn)好流程中的角色權(quán)限，哪些角色是可以管理審批流程、哪些角色是可以查看和數(shù)據(jù)錄入。

3. 審批規(guī)則

轉(zhuǎn)正審批流程中規(guī)針對(duì)于不同職級(jí)的審批設(shè)計(jì)常用的規(guī)則字段，比如：

• P7以上的員工轉(zhuǎn)正審批，必須有VP審批；
• P7以下的員工轉(zhuǎn)正審批，只需要直屬leader確認(rèn)即可。

4. 審批方式

轉(zhuǎn)正的審批流程中常用的依次審批、聯(lián)合審批和合作審批：

• 依次審批是最基本的審批方式即在當(dāng)前節(jié)點(diǎn)中需要審批人通過后才能進(jìn)行下一個(gè)節(jié)點(diǎn)；
• 聯(lián)合審批是在單個(gè)節(jié)點(diǎn)中存在多個(gè)審批人，一個(gè)為主審批人，其他為副審批人，只有主審批人通過才能進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)；
• 合作審批是在單個(gè)節(jié)點(diǎn)中存在多個(gè)審批人，必須要所有審批人都通過才能進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)。

三、競品選擇

結(jié)合行業(yè)的產(chǎn)業(yè)鏈和各廠的行業(yè)報(bào)告，將整個(gè)協(xié)同辦公業(yè)務(wù)行業(yè)分為：OA協(xié)同服務(wù)供應(yīng)商和垂直類功能服務(wù)供應(yīng)商。

其中，OA協(xié)同服務(wù)商還可以細(xì)分為綜合性服務(wù)供應(yīng)商和互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)供應(yīng)商：

• 綜合性服務(wù)供應(yīng)商的特點(diǎn)是以定制化的服務(wù)為主，近幾年開始拓展的協(xié)同系統(tǒng)，比如藍(lán)凌、泛微會(huì)提供PaaS型、智能型、生態(tài)型的平臺(tái)可以滿足不同階段的公司需求，同時(shí)可以針對(duì)客戶公司類型進(jìn)行專屬定制合作；
• 互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)下的OA產(chǎn)品特點(diǎn)是整合多方合作資源，提供標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)功能，軟件可以快速應(yīng)用且具有價(jià)格優(yōu)勢(shì)比如企業(yè)微信、釘釘、飛書。

垂直類功能服務(wù)供應(yīng)商特點(diǎn)是專注做單功能領(lǐng)域的技術(shù)開發(fā)，經(jīng)常和其他服務(wù)軟件共同使用，比如提供企業(yè)云盤支持的億方云、堅(jiān)果云；提供會(huì)議通訊的騰訊會(huì)議、商客通、提供項(xiàng)目管理的Teambition、禪道。

我們本次體驗(yàn)流程中從品牌和完整性上作為主要考慮因素，最后選擇綜合性服務(wù)供應(yīng)商中的藍(lán)凌、泛微系統(tǒng)作為本次體驗(yàn)的競品，兩家OA系統(tǒng)的主要優(yōu)勢(shì)為：

• 藍(lán)凌和泛微屬于老牌OA廠商，行業(yè)內(nèi)享有較高的認(rèn)知度，具有一定的品牌優(yōu)勢(shì)；
• 在demo版中提供不同角色權(quán)限的流程體驗(yàn)，完整性較高。

1. 藍(lán)凌

通過融合現(xiàn)代IT技術(shù)和創(chuàng)新管理思想，為用戶提供智能辦公、移動(dòng)門戶、知識(shí)管理、數(shù)字運(yùn)營、財(cái)務(wù)共享、專有云等一體化解決方案。

2. 泛微

通過擴(kuò)展專業(yè)開發(fā)，為用戶提供標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同辦公平臺(tái) 、中大型組織OA軟件、移動(dòng)辦公云平臺(tái)、數(shù)字化辦公平臺(tái)、電子簽約等一體化解決方案。

1）轉(zhuǎn)正申請(qǐng)流程圖

轉(zhuǎn)正審批流程上泛微和藍(lán)凌的系統(tǒng)基本一致，只是審批節(jié)點(diǎn)的數(shù)量有些差別，泛微的轉(zhuǎn)正審批有三個(gè)節(jié)點(diǎn)而藍(lán)凌的審批流程四個(gè)節(jié)點(diǎn)。

2）審批流程體驗(yàn)

在確認(rèn)流程圖結(jié)構(gòu)后，對(duì)整個(gè)審批流程進(jìn)行模塊的拆分，分別是發(fā)起申請(qǐng)、字段填寫、審批環(huán)節(jié)，通過模塊和模塊間的差異性進(jìn)一步對(duì)比和分析。

• 發(fā)起申請(qǐng)：發(fā)起人如何發(fā)起審批；
• 字段填寫：發(fā)起人和審批人需要填寫的字段；
• 審批環(huán)節(jié)：分為審批操作和審批記錄，審批操作是可以選擇是否通過當(dāng)前節(jié)點(diǎn)；審批記錄是展示當(dāng)前流程中操作人的操作記錄表單。

發(fā)起申請(qǐng)：

泛微的申請(qǐng)流程相較于藍(lán)凌來說點(diǎn)較長，需要在流程中心中選擇，藍(lán)凌將基本常用審批內(nèi)容放置在了首頁展示，便于用戶快速選擇。

字段填寫：

字段填寫根據(jù)用戶角色可以分為發(fā)起角色、審批角色、人事錄入三種字段規(guī)則。

發(fā)起角色填寫：

兩者在內(nèi)容填寫差異不大，泛微申請(qǐng)人必填字段為工作成果、未來規(guī)劃、工作建議，藍(lán)凌的必填字段為選擇部門、選擇日期、工作內(nèi)容。

審批角色填寫：

在轉(zhuǎn)正審批流程中，范微和藍(lán)凌的審批人員的必填字段都是對(duì)被審批人的審批意見。

人事錄入填寫：

泛微和藍(lán)凌一致，節(jié)點(diǎn)末位只作為信息錄入記錄即可。

上傳附件：

泛微只能通過底部評(píng)論區(qū)的方式進(jìn)行留言上傳附件，這種方式雖然更集中于素材的展示，但是在評(píng)論區(qū)直接展示圖片內(nèi)容等材料會(huì)影響其他審批人的查閱。

藍(lán)凌可以在表單底部選擇附件內(nèi)容進(jìn)行上傳，但是不會(huì)對(duì)jpg/png格式的圖片做直接展示，而是放置在審批記錄中供審批人預(yù)覽或下載查看，并以列表展示文件是由哪個(gè)節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人上傳的，瀏覽效率和下載的目的性更加便捷。

審批流程：

審批操作包括聯(lián)合聯(lián)合審批/補(bǔ)簽、委托/加簽、駁回、廢除/結(jié)束；審批記錄是展示當(dāng)前流程中操作人的操作記錄表單。

審批提示：

泛微的相關(guān)審批人無論在哪種場景下都會(huì)會(huì)收到氣泡提醒。

藍(lán)凌則是會(huì)在首頁待辦中增加徽標(biāo)記數(shù)提示和導(dǎo)航欄的通知徽標(biāo)提示。

審批操作：

泛微的人事考核和直屬部門審批具有對(duì)流程的駁回權(quán)限，但是所有審批節(jié)點(diǎn)的審批人都具有強(qiáng)制結(jié)束當(dāng)前流程的操作權(quán)限，主要考慮以下場景。

• 節(jié)點(diǎn)審批傳遞中，轉(zhuǎn)正員工由突發(fā)情況準(zhǔn)備離職，可以由發(fā)起人直接結(jié)束流程；
• 在轉(zhuǎn)正審批中，人事經(jīng)理在通過后發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)正員工有其他不可錄用的情況下（如項(xiàng)目變動(dòng)、學(xué)歷造假等），可以直接結(jié)束中斷整個(gè)流程。

藍(lán)凌是除了最后一個(gè)節(jié)點(diǎn)的人事薪酬辦理外，在其他節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人均具有對(duì)審批流程的提交、駁回、廢棄、加簽、補(bǔ)簽的操作權(quán)限。

聯(lián)合/補(bǔ)簽審批：

泛微在人事考核節(jié)點(diǎn)提交后，可以指定下一節(jié)點(diǎn)是否需要多人聯(lián)合審批，即就是一個(gè)主審批人，多個(gè)副審批人，副審批人主要提供審批參考意見，無法進(jìn)行駁回操作。

藍(lán)凌的節(jié)點(diǎn)提交是直接通過后流轉(zhuǎn)至下一個(gè)節(jié)點(diǎn)中，但會(huì)可以選擇補(bǔ)簽的功能，即在當(dāng)前節(jié)點(diǎn)中加入一位聯(lián)合審批人提供審批意見，但是主要流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)審批還是由當(dāng)前節(jié)點(diǎn)審批人負(fù)責(zé)。

委托/轉(zhuǎn)辦審批：

泛微在審批流程中任意審批角色可以選擇委托其他審批人代替自己審批，被委托的審批人可以當(dāng)前節(jié)點(diǎn)查看/修改審批的內(nèi)容，并擁有當(dāng)前節(jié)點(diǎn)的操作權(quán)限如提交、駁回、強(qiáng)制結(jié)束權(quán)限，但是被委托人無法再委托給其他審批人。

藍(lán)凌的轉(zhuǎn)辦是屬于在流程中添加一個(gè)新的節(jié)點(diǎn)來審批，但是限于藍(lán)凌的無法操作，后續(xù)歡迎小伙伴補(bǔ)充指正。

駁回審批：

泛微的審批流程中只有轉(zhuǎn)正考核、部門經(jīng)理具有駁回權(quán)限，將當(dāng)前審批流程回退至前一節(jié)點(diǎn)由前一節(jié)點(diǎn)審批人選擇修改后重新發(fā)起提交或繼續(xù)向前駁回至發(fā)起人，由發(fā)起人進(jìn)行修改再重新提交。

藍(lán)凌的駁回審批操作較為復(fù)雜，根據(jù)不同的節(jié)點(diǎn)上駁回后可操作的權(quán)限也不同，主要分為駁回選擇和駁回提交兩個(gè)模塊。

駁回選擇：

藍(lán)凌的駁回操作可以選擇當(dāng)前節(jié)點(diǎn)前的所有節(jié)點(diǎn)作為被駁回人操作。

下圖從左到右分別對(duì)應(yīng)的是導(dǎo)師意見審核的駁回選擇、直接領(lǐng)導(dǎo)審核的駁回選擇和人力資源經(jīng)理節(jié)點(diǎn)的駁回選擇。

駁回提交：

除了選擇人員外，可以在駁回操作中選擇通過后的提交模式，具體有四種：

1. 按順序流轉(zhuǎn)：根據(jù)返回的流程節(jié)點(diǎn)，正常向下一級(jí)提交即可；
2. 返回本節(jié)點(diǎn)：駁回人提交后，直接由本人審批即可；
3. 返回這個(gè)節(jié)點(diǎn)的所有人：無論是在哪個(gè)節(jié)點(diǎn)被駁回，都從頭開始審批；
4. 返回指定節(jié)點(diǎn)：選中之前任意節(jié)點(diǎn)或本節(jié)點(diǎn)，作為下一級(jí)審批人員。

以下為場景舉例，第四節(jié)點(diǎn)人力資源經(jīng)理審批人發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)正文件中缺少附件信息，將流程直接駁回到第二節(jié)點(diǎn)導(dǎo)師意見審批人重新審批。根據(jù)當(dāng)前場景，第二節(jié)點(diǎn)審批人的提交狀態(tài)分別如下圖所示：

相比較之下，藍(lán)凌的駁回操作性較強(qiáng)可以根據(jù)使用場景自由選擇駁回的節(jié)點(diǎn)和提交方式，雖然在轉(zhuǎn)正審批流程中使用較少，但是在日常的報(bào)銷申請(qǐng)/資源申請(qǐng)中應(yīng)用的場景較多。

審批記錄展示：

泛微的審批表單頁沒有過往審批記錄顯示，只可以在流程辦理狀態(tài)中查看審批人員的提交時(shí)間和人數(shù)。

藍(lán)凌在審批表單后顯示審批記錄，可以更直接的讓審批人看到過往節(jié)點(diǎn)的處理事項(xiàng)和是否有上傳附件的信息內(nèi)容。

審批提交：

泛微的場景考慮更加全面，比如在轉(zhuǎn)正考核通過后，可以直接查看下一節(jié)點(diǎn)和負(fù)責(zé)人并根據(jù)實(shí)際場景選擇是否加入聯(lián)合審批人。有一點(diǎn)不足的是，審批消息是直接發(fā)送給兩位審批人的，但是沒有通知主審批人是否有其他聯(lián)合審批人的消息。

藍(lán)凌的提交方式比較簡單，點(diǎn)擊確認(rèn)后直接提交至下一節(jié)點(diǎn)，操作便捷但是對(duì)下一節(jié)點(diǎn)的消息傳達(dá)上不是十分的友好。

總結(jié)：

泛微和藍(lán)凌的審批流程都是十分優(yōu)秀且高效的操作系統(tǒng)，在一定程度上有著功能的互補(bǔ)性，二者根據(jù)實(shí)際場景出發(fā)都有不同的設(shè)計(jì)點(diǎn)和考慮，但是核心目標(biāo)都是快速審批流程。

泛微使用體驗(yàn)

1. 整體審批中去除更多信息展示，只保留關(guān)鍵字段，提高填寫效率；
2. 流程中審批人可以隨時(shí)進(jìn)行留言提醒補(bǔ)交材料和駁回理由，降低操作成本；
3. 提交時(shí)可查看下一節(jié)點(diǎn)名稱和負(fù)責(zé)人，便于信息的確認(rèn)和選擇聯(lián)合審批人；
4. 全局的氣泡提醒直觀可見，便于用戶及時(shí)響應(yīng)操作。

整體待優(yōu)化的點(diǎn)

1. 評(píng)論區(qū)域內(nèi)的pdg/jpg類型素材自動(dòng)加載展示，會(huì)影響查看效率；
2. 只有在提交時(shí)查看下一節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人，缺少全局的審批記錄查看；
3. 選擇多位審批人時(shí)，增加審批人列表，可以查看當(dāng)前節(jié)點(diǎn)中的審批休息。

藍(lán)凌使用體驗(yàn)

1. 常用的審批場景置于首頁，便于發(fā)起人快速查找和選擇；
2. 直接展示流程參與人員列表，并可以查看每個(gè)節(jié)點(diǎn)上傳的附件內(nèi)容，便于節(jié)點(diǎn)審批人查看；
3. 駁回流程可以任意指定節(jié)點(diǎn)和選擇重新提交的方式，提高審批駁回選擇自由度。

整體待優(yōu)化的點(diǎn)

1. 消息通知不易感知，可以增加氣泡彈窗提醒；
2. 節(jié)點(diǎn)列表展示的信息內(nèi)容過多，缺少信息聚焦點(diǎn)，可以對(duì)信息層級(jí)重新梳理并和功能操作進(jìn)行區(qū)分；
3. 系統(tǒng)發(fā)起溝通需要新開窗口進(jìn)行操作，可以考慮加入常用的駁回。

四、結(jié)語

通過對(duì)泛微和藍(lán)凌系統(tǒng)的深度體驗(yàn)，可以發(fā)現(xiàn)審批流程的設(shè)計(jì)不僅僅是角色權(quán)限和節(jié)點(diǎn)的單線程梳理，還需要考慮以下幾個(gè)方面：

1. 設(shè)計(jì)的功能是否能滿足多個(gè)應(yīng)用場景；
2. 流程中涉及的角色權(quán)限是否能夠梳理清楚；
3. 在字段和提示的展示上是否能更好的符合用戶使用習(xí)慣。

在設(shè)計(jì)功能前，可以通過理解產(chǎn)品的功能模塊圖理解整體結(jié)構(gòu)，通過用戶畫像和跨部門的流程圖確認(rèn)角色的操作權(quán)限和使用的場景需求，只有充分理解業(yè)務(wù)和場景需求的才能夠進(jìn)行可持續(xù)迭代的功能流程設(shè)計(jì)。

本文由 @不熬夜的小白 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議