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會(huì)議開得好，天天下班早！

“小明，晚上去happy呀”，晚上7點(diǎn)半，小明收到好基友小回的消息。

“happy個(gè)鬼，還在開會(huì)”。

“又開會(huì)，你怎么那么多會(huì)，大領(lǐng)導(dǎo)啊”

“呵呵，累的無力吐槽，都不想干了。。。?！?/p>

“說來聽聽，讓哥開心下”

“呸”

“說認(rèn)真的，啥情況，我?guī)湍惴治鱿隆?/p>

小明開始倒豆子了（吐槽）：

1. 會(huì)議嚴(yán)重超時(shí)：下午2點(diǎn)開這個(gè)月的計(jì)劃總結(jié)會(huì)，通知的會(huì)議時(shí)長是3個(gè)小時(shí)，結(jié)果開到現(xiàn)在，還遙遙無期，我好多事還沒做呢。
2. 集合慢：兩點(diǎn)開會(huì)，我早早的去了，結(jié)果拖拖拉拉的集合，扯些有的沒的，2點(diǎn)半才正式開始。
3. 發(fā)言拖沓：然后就是各部門大佬做總結(jié)和計(jì)劃宣講，規(guī)定每人不超過20分鐘，結(jié)果就沒少于半小時(shí)的，**部的老大更厲害，拿著一張表格，講了一個(gè)半小時(shí)，內(nèi)容也看不清楚，我無聊的都快睡著了。
4. 現(xiàn)場混亂：這個(gè)月目標(biāo)沒達(dá)成，老板說下個(gè)月要拿出可行性的計(jì)劃，這個(gè)部門有困難，那個(gè)部門有想法，這不，討論到現(xiàn)在，也沒個(gè)結(jié)果，都快吵起來了。
5. 沒有結(jié)果：晚上9點(diǎn)，會(huì)議終于結(jié)束了，無語的是，下個(gè)月可行性計(jì)劃也沒個(gè)結(jié)論，居然變成會(huì)后商議給方案，我去，會(huì)后商議！那開這一天干嘛，每次都會(huì)后商議，然后就沒有結(jié)果了。

今天這樣的會(huì)議都是常態(tài)了，我已經(jīng)心力交瘁……

你們這會(huì)議效率太低了，哥給你幾點(diǎn)建議:

一、高效會(huì)議的六個(gè)關(guān)鍵要素

1. 明確會(huì)議目的和產(chǎn)出

明確了會(huì)議的目的和需要產(chǎn)出的內(nèi)容，統(tǒng)一參會(huì)人員的思想聚焦和產(chǎn)出期望，在大方向上就不會(huì)跑偏

例：如果會(huì)議的目的是就某件事情商議出解決辦法，那么會(huì)議中就必須將大家提出的辦法整理并決策，最后不管是投票也好，一人拍板也好，都要確定1-2種解決辦法，否則你一句我一嘴，會(huì)開完了才發(fā)現(xiàn)什么結(jié)論都沒有。

2. 確定會(huì)議的形式和流程

會(huì)議形式常見的：線上會(huì)議，線下會(huì)議。

會(huì)議流程：有明確的會(huì)議流程，才能保證會(huì)議在指定的時(shí)間內(nèi)按照計(jì)劃的方向發(fā)展。

例如：

好處：

1. 能基本保證會(huì)議在可控范圍內(nèi)；
2. 各部門有充足時(shí)間表達(dá)自己的觀點(diǎn)；
3. 留有自由討論時(shí)間，方便交流想法，達(dá)成共識。

3. 制定并申明會(huì)議制度（會(huì)議通知）

會(huì)議的幾個(gè)痛點(diǎn)現(xiàn)象：

1. 拖拖拉拉不按時(shí)到會(huì)，等人聚齊20分鐘過去了；
2. 個(gè)別人員太啰嗦，一個(gè)人講了半小時(shí)還沒講到重點(diǎn)，又不好打斷；
3. 邊開會(huì)邊辦公，玩手機(jī)的，交頭接耳的，進(jìn)進(jìn)出出的。

這些情況也都是現(xiàn)在大多數(shù)會(huì)議的常態(tài)，很多人中招，可是也覺得很無辜，我太忙了，不邊開會(huì)邊做，怎么搞的完，其實(shí)這樣就是個(gè)惡性循環(huán)，會(huì)議效率下降了，事情沒解決，還得重復(fù)做，重復(fù)開會(huì)。

那如何避免這樣的情況呢？

會(huì)議制度很重要?。?！

會(huì)議制度包含的內(nèi)容：

1. 會(huì)議的流程；
2. 會(huì)議必須遵守的約定；
3. 違反約定的懲罰措施。

而這些會(huì)議制度，需要在發(fā)送會(huì)議通知的時(shí)候進(jìn)行告知并重點(diǎn)申明。

PS：這種會(huì)議制度，一開始肯定缺乏公信力，那么就需要拿幾個(gè)人“殺雞儆猴”，當(dāng)然措施也不能太過強(qiáng)硬。

參考：違反制度的，會(huì)議結(jié)束前，面對面建個(gè)群，發(fā)個(gè)紅包；為會(huì)議的茶歇買單等等。

逐漸把這種制度形成一種約定俗成的規(guī)則，這樣逐漸推廣下去，違反制定的人肯定越來越少。

4. 做好會(huì)前準(zhǔn)備

內(nèi)容包括：

內(nèi)容：

1. 設(shè)備調(diào)試，如投影儀，視頻設(shè)備等；
2. 物料準(zhǔn)備：會(huì)議中需要用到的筆，紙，周邊材料等；
3. 資料準(zhǔn)備，會(huì)議中需要用到的文件。

5. 會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是一場會(huì)議的靈魂，如果沒有會(huì)議紀(jì)要，那么可能導(dǎo)致的結(jié)果是，大家對會(huì)議最終的結(jié)果理解和后續(xù)安排各不相同，會(huì)議中提出的爭議事項(xiàng)，待解決事項(xiàng)，和一些關(guān)鍵想法，可能產(chǎn)生遺漏。

會(huì)議記錄有兩個(gè)要點(diǎn)：

（1）提前安排會(huì)議記錄人

提前不明確會(huì)議記錄人，可能會(huì)出現(xiàn)都認(rèn)為有人記錄，結(jié)果誰都沒有記錄的情況。

（2）會(huì)議紀(jì)要的格式

很多人寫會(huì)議紀(jì)要就像是記流水賬，***說了***；****又說了***，這樣的會(huì)議紀(jì)要是沒人愿意看下去的，會(huì)議紀(jì)要相當(dāng)于是概括總結(jié)，要讓大家在幾分鐘內(nèi)快速get會(huì)議要點(diǎn)。

主要包括以下幾個(gè)部分的內(nèi)容：

內(nèi)容：

1. 會(huì)議基礎(chǔ)信息：會(huì)議主題，時(shí)間，參會(huì)人；
2. 會(huì)議達(dá)成的關(guān)鍵結(jié)論或要點(diǎn)問題；
3. 會(huì)議待協(xié)商處理事項(xiàng)及對應(yīng)的責(zé)任人，完成時(shí)間。

重點(diǎn)內(nèi)容，可以特殊顏色或加粗標(biāo)注。

6. 會(huì)議后續(xù)跟蹤

對于一些待商議決策事項(xiàng)，或者是任務(wù)分工，會(huì)議后續(xù)需要會(huì)議組織方持續(xù)跟蹤，例：針對會(huì)議提出的***問題，需要**部門提出解決方案，對應(yīng)的責(zé)任人，完成時(shí)間，都需要形成跟蹤表，發(fā)送給會(huì)議相關(guān)人員。按期跟蹤執(zhí)行情況并通報(bào)。

二、參會(huì)人如何實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化

1. 會(huì)議組織者

作為會(huì)議的組織者，必須要負(fù)責(zé)會(huì)議流程和制度的執(zhí)行，職責(zé)包括：

1. 會(huì)前準(zhǔn)備：發(fā)送會(huì)議通知，會(huì)議前及時(shí)收集各部門的匯報(bào)資料，對不符合要求的打回重做，避免在會(huì)議上浪費(fèi)大家的時(shí)間；
2. 聯(lián)系參會(huì)人員快速到場：可通過電話，面催，或者在公司大群里呼叫；
3. 超時(shí)提醒：會(huì)議中準(zhǔn)備計(jì)時(shí)器，超時(shí)提醒，嚴(yán)重超時(shí)可直接中止；
4. 主題把控：一旦出現(xiàn)跑題的現(xiàn)象，及時(shí)打斷拉回；
5. 制度執(zhí)行：對于約定的違反規(guī)則需要做出的懲罰，監(jiān)督執(zhí)行，起到震懾作用。（一般是人資或者是行政部門）

2. 會(huì)議決策者

會(huì)議決策者，作為權(quán)威，需要給出態(tài)度和決策來：

作用：

1. 輔助支持會(huì)議組織者：會(huì)議組織者在執(zhí)行會(huì)議職責(zé)時(shí)可能會(huì)遇到不配合的情況，決策者及時(shí)幫腔，可提升會(huì)議效率。
2. 表明態(tài)度，給出響應(yīng)：對于各部門的發(fā)言，及時(shí)點(diǎn)評，好的在哪可以改進(jìn)的在哪，這樣有利于改善進(jìn)度，同時(shí)其他部門也會(huì)借鑒參考。
3. 作為裁判，對爭論不休的分歧點(diǎn)做出決策。

3. 會(huì)議發(fā)言者

發(fā)言者是會(huì)議內(nèi)容重要組成部分，會(huì)議發(fā)言者在公眾場合的表現(xiàn)，對自己在上級或者下屬心中的印象影響都非常重要：

提升方向：

1. 做好充足會(huì)前準(zhǔn)備：ppt的內(nèi)容，展現(xiàn)形式，演講節(jié)奏，都要提前模擬測試下，確保有價(jià)值且高效。
2. 遵守會(huì)議制度，做好榜樣

4. 會(huì)議參與者

1. 對會(huì)議議題拾漏補(bǔ)缺；
2. 遵守會(huì)議制度，不影響會(huì)議進(jìn)行；
3. 抱著認(rèn)真學(xué)習(xí)的態(tài)度，虛心聽取其他部門的宣講，這也是開拓視野和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。

三、高效會(huì)議管理實(shí)操—計(jì)劃總結(jié)會(huì)

針對小回提出的建議，小明認(rèn)真跟行政部門溝通了下，行政的老大感覺非常受用，在獲得了老板的認(rèn)可和支持后，在公司群點(diǎn)名表揚(yáng)了小明，然后開始了會(huì)議的改革，小明再次參加會(huì)議，感受完全不一樣。

1. 會(huì)議前

小明收到了行政發(fā)來的會(huì)議邀請，內(nèi)容包括：

（1）會(huì)議流程

• 日期
• 時(shí)間
• 發(fā)言人
• 備注

（2）會(huì)議制度：

會(huì)議中出現(xiàn)以下行為，由行政統(tǒng)計(jì)，樂捐20元，作為下次會(huì)議的茶歇基金：

1. 開會(huì)超過5分鐘未到場
2. 會(huì)議過程中另行他事，被行政發(fā)現(xiàn)2次及以上的
3. 發(fā)言超時(shí)10分鐘以上的

（3）會(huì)議匯報(bào)資料模板

小明整理好匯報(bào)資料 ，老大認(rèn)真過了一遍，提出了修改建議。

資料提前一天發(fā)給行政，行政審核通過了，有幾個(gè)部門被行政打回重做了。

2. 會(huì)議中

1. 9點(diǎn)開會(huì)，居然第一次在9點(diǎn)5分之前人到齊了。
2. 行政姐姐簡短的講解了會(huì)議流程與制度，并準(zhǔn)備了計(jì)時(shí)器
3. 運(yùn)營部老大匯報(bào)時(shí)，果然還是超時(shí)了，計(jì)時(shí)器報(bào)警，現(xiàn)場有點(diǎn)尷尬，老板發(fā)話了：講重點(diǎn)，運(yùn)營老大后面加快了速度，再到其他部門講的適合，基本都按時(shí)匯報(bào)完了，連老大難的市場部這次也只超時(shí)了10分鐘。
4. 行政小姐姐全程記錄了會(huì)議過程中提到的爭議項(xiàng)和待決策事項(xiàng)，各部門匯報(bào)完之后就這些事項(xiàng)逐一商議，大部分事項(xiàng)都給出了解決措施，實(shí)在不能當(dāng)場解決的也提供了完成時(shí)間，責(zé)任人，預(yù)計(jì)完成效果。

3. 會(huì)議后

結(jié)果：

1. 原計(jì)劃3小時(shí)的會(huì)議，在3個(gè)半小時(shí)內(nèi)完成。
2. 行政姐姐在會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，向會(huì)議相關(guān)人員發(fā)出了會(huì)議紀(jì)要，并重點(diǎn)@了需要提供后續(xù)方案的老大。老板還回復(fù)了郵件表揚(yáng)行政姐姐。
3. 三天后，按照約定情況，行政小姐姐對待解決事項(xiàng)的完成進(jìn)度進(jìn)行了跟蹤發(fā)布。

四、其他類型會(huì)議管理要點(diǎn)

計(jì)劃總結(jié)會(huì)是企業(yè)日常管理過程中比較常見的會(huì)議類型，主要特點(diǎn)是由幾個(gè)代表匯報(bào)發(fā)言，比較正式，為保證會(huì)議高效，對流程的把控非常重要。

除了計(jì)劃總結(jié)會(huì)外，工作中還有2種類型的會(huì)議：分享會(huì)，腦暴會(huì)。

1. 分享會(huì)

例：優(yōu)秀員工分享，成功項(xiàng)目分享。

企業(yè)內(nèi)部定期組織分享會(huì)，可以加深學(xué)習(xí)的氛圍，共同進(jìn)步，但是很多企業(yè)的分享會(huì)都變成例行公事的現(xiàn)場，參會(huì)人員不認(rèn)真聆聽，分享人員講的枯燥乏味。

那么一場高質(zhì)量的分享會(huì)應(yīng)該是怎么樣的呢？

（1）準(zhǔn)備會(huì)前調(diào)研

盡管是針對同一個(gè)主題，分享人打算分享的內(nèi)容和形式，往往不是聆聽人想要了解的，講的不感趣，自然不認(rèn)真聽了。所有準(zhǔn)備分享資料之前，可以先開展一輪調(diào)研，了解大家想要學(xué)習(xí)的內(nèi)容，和喜歡的分享形式。

調(diào)研形式：

1. 訪談幾種不同類型的接受分享人；
2. 向參會(huì)人員發(fā)送調(diào)研問卷

（2）分享展示優(yōu)化

分享展示的文件形式很重要，觀眾接收信息是視覺和聽覺的結(jié)合，視覺占很大部分的比重（這就是為什么我們看電視，沒有字幕就感覺非常不習(xí)慣）。

所以分享文件要避免密密麻麻堆積的文字表格。采用圖文結(jié)合再加上一定的動(dòng)態(tài)特效，會(huì)讓效果加倍。

（3）過程互動(dòng)

會(huì)議過程中如果只是一味的單方輸出，那么參會(huì)人很容易走神，也缺乏參與感，會(huì)議過程中增加一些互動(dòng)環(huán)節(jié)，可以調(diào)動(dòng)整體會(huì)議的活躍性。

2. 腦暴會(huì)

例：策劃案創(chuàng)意腦暴

腦暴會(huì)是所有會(huì)議中最難的一種，因?yàn)閷?huì)議的結(jié)果一開始是完全無法預(yù)測的

管理要點(diǎn)：

（1）組建無領(lǐng)導(dǎo)討論小組

組建小團(tuán)隊(duì)的無領(lǐng)導(dǎo)討論小組，小團(tuán)隊(duì)可以保證大家都有發(fā)言的機(jī)會(huì)，充分參與進(jìn)來，吸收不同思維的想法。

無領(lǐng)導(dǎo)小組，可以避免領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威性對組織的影響，束縛其他成員表現(xiàn)機(jī)會(huì)。

（2）小組PK機(jī)制

加入PK機(jī)制，可以激發(fā)大家的好勝心，從而調(diào)動(dòng)大家的積極性。

（3）小組成員均勻分配

1. 每個(gè)小組要保證類型的均衡，如來自不同部門的，或者不同個(gè)性的，這樣可以避免思維的偏向性；
2. 小組需要一個(gè)隱形領(lǐng)導(dǎo)，隱形領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)調(diào)動(dòng)大家的積極性和思維發(fā)散。

（4）創(chuàng)意引導(dǎo)

讓大家開展創(chuàng)意討論，開始之前需要先做創(chuàng)意引導(dǎo)，如：一倆個(gè)優(yōu)秀的案例，或者是一個(gè)場景模擬等，這樣可以方便大家打開思路，而不是干討論。

（5）討論結(jié)果再深挖

參會(huì)成員是無法直接給出你想要的答案，他們往往提出的只是一個(gè)思維方向，或者是一個(gè)思維點(diǎn)，所以會(huì)后需要就會(huì)議的結(jié)果再深挖，配合本身專業(yè)特性，組合成合適的創(chuàng)意想法。

最后，會(huì)議本身是為了更高效的解決問題，但是往往大多數(shù)企業(yè)都會(huì)遇到低效會(huì)議的痛點(diǎn)，希望以上的分享能給幫助大家提高工作效率，早點(diǎn)下班！

作者：瑤光；微信公眾號：回了CRM，某互聯(lián)網(wǎng)自媒體聯(lián)合創(chuàng)始人，曾在零食top3品牌負(fù)責(zé)用戶體驗(yàn)管理。

本文由@瑤光 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議