10月1日起火車票全面電子化,財務人必須知道的 7 個關鍵點

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火車票電子化來了,報銷還能報嗎?這篇文章講透財務人必須知道的7個關鍵點,從報銷憑證到系統(tǒng)對接,不踩坑、不掉鏈子!

近期“紙質火車票將成為歷史”的話題登頂熱搜。

很多財務人員咨詢:“以后出差還能拿到紙質票貼票嗎?”“電子發(fā)票長什么樣?能抵扣進項嗎?”“9 月 30 日前沒打印的票,10 月還能補打嗎?”……

今天這篇文章,一次性把政策、實操、風險、籌劃講透,建議收藏轉發(fā)給公司財務、行政、差旅平臺及所有“高鐵飛人”。

一、厘清概念:到底停的是什么?

紙質車票(紅色/藍色磁介質)早在 2020 年 6 月就退出乘車憑證序列,變?yōu)椤皟H供報銷使用”的憑證;

本次 2025 年 10 月 1 日起停用的是最后一項功能——紙質報銷憑證;

乘車本身仍沿用“電子客票”,刷身份證即可,與本次變化無關。

10 月起,鐵路客運徹底“無紙化”,從出票到報銷全流程電子化。

二、時間軸:關鍵節(jié)點對照表

三、票面進化史:從 86mm×54mm 小卡片到 XML 數(shù)據(jù)流

注意:電子發(fā)票左上角有“購買方名稱+稅號”,首次填寫后 12306 會自動記憶,減少差旅平臺代訂場景下的退票重開風險。

四、財務人操作手冊

1、如何獲取

(1)個人:登錄 12306 App→我的→電子發(fā)票→選擇行程→填寫抬頭→PDF/OFD 下載;

(2)企業(yè)集中:可對接 12306 企業(yè)差旅接口(需 CA 證書),批量抓取 XML+PDF;

(3)時限:行程結束或退改簽費支付后 180 天,逾期不補。

2、如何入賬根據(jù)《國家稅務總局公告 2024 年第 3 號》,鐵路電子發(fā)票屬于“增值稅普通發(fā)票(電子)”,票面稅率 9%,可直接勾選抵扣。會計分錄

示例:

借:管理費用—差旅費 500 應交稅費—應交增值稅(進項稅額) 45

貸:銀行存款/其他應收款 545

3、如何歸檔電子發(fā)票原件(PDF/OFD+XML)需保存 10 年,滿足《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定;建議同步打印紙質件做附件,避免稅務稽核時系統(tǒng)不兼容。

五、高頻疑問 TOP6

Q1:9 月 30 日前已取紙質報銷憑證,10 月后還能用嗎?

A:可以,過渡期內(nèi)開具的紙質憑證與電子發(fā)票具有同等效力,無需退回換開。

Q2:代訂車票,乘車人非本公司員工,發(fā)票抬頭能開本公司嗎?

A:不行。12306 規(guī)定電子發(fā)票只能由乘車人本人申請,抬頭必須為實際購買方,否則無法通過稅務校驗。

Q3:外籍員工無大陸手機號,如何注冊 12306?

A:可用護照注冊境外用戶,或走“12306 企業(yè)預錄入”通道,由企業(yè)統(tǒng)一申請電子發(fā)票。

Q4:電子發(fā)票票面信息開錯怎么辦?

A:在 180 天內(nèi)可“紅沖重開”一次,原票作廢,系統(tǒng)會推送作廢信息至稅務端。

Q5:老人不會用智能手機,還能報銷嗎?

A:可讓子女或行政代打印行程信息單(非報銷憑證),再由老人提供身份證信息給財務,財務登錄 12306 代開電子發(fā)票(需人臉驗證)。

Q6:退票手續(xù)費能否開票?

A:可以,退票費同樣納入電子發(fā)票開具范圍,稅目為“客運服務費”,稅率 9%。

六、風險提示與籌劃建議

1、進項抵扣風險部分平臺代訂默認開具“旅游服務*代訂產(chǎn)品”,稅率 6% 且不得抵扣。務必在下單頁面選擇“鐵路電子發(fā)票”,避免多繳 3 個點。

2、重復報銷風險電子發(fā)票可重復下載,企業(yè)需建立電子發(fā)票臺賬,通過“發(fā)票號碼+校驗碼”去重;建議與差旅平臺 API 對接,自動驗真。

3、時間差風險10 月 1 日后出差,若仍習慣性去車站自助機取票,將提示“無可用紙質憑證”,可能耽誤報銷。財務應在 9 月底群發(fā)操作指引。

4、節(jié)稅小籌劃對于高鐵通勤的顧問/講師,可與其簽訂差旅服務協(xié)議,由企業(yè)統(tǒng)一訂購并直取得電子發(fā)票,避免個人墊付后無法抵扣的 9% 進項損失。

七、寫在最后

一張小小車票,見證了中國稅制從“以票控稅”到“以數(shù)治稅”的跨越。對財務人而言,每一次票據(jù)介質的迭代,都是內(nèi)控流程再造的機會:

(1)建立電子發(fā)票 OCR+RPA 自動入賬;

(2)打通 12306 與費控系統(tǒng),實現(xiàn)免貼票報銷;

(3)利用電子底賬數(shù)據(jù)做差旅大數(shù)據(jù)分析,反向優(yōu)化預算。

10 月 1 日,不是終點,而是鐵路差旅數(shù)字化的起點。你,準備好了嗎?

本文由人人都是產(chǎn)品經(jīng)理作者【敏爾說財稅】,微信公眾號:【B端起飛啦】,原創(chuàng)/授權 發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理,未經(jīng)許可,禁止轉載。

題圖來自Unsplash,基于 CC0 協(xié)議。

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