通用合同管理系統(tǒng)設(shè)計方案(一)

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導(dǎo)讀:公司的經(jīng)營活動離不開合同,合同的簽訂離不開審批,拋開審批談合同管理將顯得很空洞,但是在合同管理中,僅僅有合同審批流程是不夠的,審批是過程,而合同管理系統(tǒng)則是承載這個過程的結(jié)果,如何設(shè)計一款通用的合同管理系統(tǒng)則顯得很重要。

本文作者從合同管理系統(tǒng)的價值出發(fā),對設(shè)計一款合同管理系統(tǒng)需要注意的問題進(jìn)行了梳理總結(jié),與大家分享。

一、合同管理系統(tǒng)的價值

公司經(jīng)營活動離不開合同,如何將這些合同管好是每一個企業(yè)都應(yīng)該思考的問題。合同管理系統(tǒng)作為合同管理線上化的基礎(chǔ),是企業(yè)信息化繞不開的話題,合同管理系統(tǒng)的價值有:

1. 規(guī)范管理

合同管理是企業(yè)管理環(huán)節(jié)中必不可少的一環(huán),在企業(yè)的日常經(jīng)營活動中,會簽訂各種各樣的合同,有和供應(yīng)商簽訂的采購合同,有和員工簽訂的人事合同,有和客服簽訂的銷售合同等等。

種類繁多,且數(shù)量龐大(企業(yè)規(guī)模越大,合同的種類及數(shù)量越龐大),每種合同都有不同的規(guī)范,不同的歸檔人員,人為管理這么多的合同難度有點高,而合同管理系統(tǒng)可以讓我們將這么多類型、這么多數(shù)量的合同進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范管理。

2. 集中管理

合同是業(yè)務(wù)和管理的雙向訴求,在企業(yè)的經(jīng)營過程中,合同的歸口部門在不同的業(yè)務(wù)部門(當(dāng)然,紙質(zhì)文檔一般會由財務(wù)或者行政或者其他部門進(jìn)行統(tǒng)一存檔),沒有一個統(tǒng)一的入口提供所有合同管理的情況下,會給合同的查詢、閱覽等帶來不便,合同管理系統(tǒng)可以將不同業(yè)務(wù)部門的不同類型的合同集中管理起來,提供統(tǒng)一的查詢?nèi)肟?,為合同的查詢、閱覽帶來便利。

3. 決策支撐

合同本身是一個文檔,要么是在線文檔、要么是附件文檔,這些文檔本身是沒辦法進(jìn)行直接提供支撐數(shù)據(jù)支撐的,在合同管理系統(tǒng)中,我們先要把合同的關(guān)鍵數(shù)據(jù)提取出來,放到合同管理系統(tǒng)中。

當(dāng)合同數(shù)據(jù)全面錄入合同管理系統(tǒng)以后,合同的各種數(shù)據(jù)都可以被進(jìn)行統(tǒng)計,如合同金額、合同的收款、付款情況,收付款計劃等等,這些數(shù)據(jù)按照業(yè)務(wù)需要進(jìn)行加工以后,就可以為業(yè)務(wù)提供全面的數(shù)據(jù)、決策支撐。

合同管理對于企業(yè)的價值不是一兩句就能說得完的,我們要清楚的是:一個公司、合同管理必不可少,合同管理系統(tǒng)則是支撐合同管理的關(guān)鍵,是企業(yè)信息化繞不開的話題,每個企業(yè)都應(yīng)該設(shè)計或者選擇一款適合自己企業(yè)的合同管理系統(tǒng)。

二、選擇或者設(shè)計一款合同管理系統(tǒng),先確定三點內(nèi)容

1. 范圍:合同管理系統(tǒng)的前提

合同管理系統(tǒng)設(shè)計前,首先應(yīng)該做內(nèi)部調(diào)研,明確合同管理的范圍。

企業(yè)的業(yè)務(wù)涉及面都是比較廣的,不同的業(yè)務(wù)有不同的合同,如人事合同、采購合同、銷售合同等等。明確合同管理范圍以后,我們就應(yīng)該基于當(dāng)前的業(yè)務(wù)和管理訴求來設(shè)計我們的合同管理系統(tǒng)。

但是要注意:不能僅僅只看當(dāng)下,合同管理是業(yè)務(wù)和管理的雙方訴求,這個訴求會隨著時間的推移發(fā)生變更。畢竟公司要發(fā)展,就會有更多的業(yè)務(wù)往來,而這些合作關(guān)系雙方的權(quán)益和責(zé)任就是由合同進(jìn)行約定。

2. 財務(wù):合同管理的聚焦點

合同管理說的直白點,其實就是對合同紙質(zhì)文本的線上化,合同具體的約定內(nèi)容通過系統(tǒng)是沒辦法直接進(jìn)行管理的,更多提供一種便利。如果非要找一個聚焦點,那就是財務(wù)。合同中約定的財務(wù)信息包括合同金額、收付款期數(shù)、計劃收付款時間以及條件,我們需要將這些信息拆分出來,進(jìn)行單獨管理。

通過合同的財務(wù)數(shù)據(jù),我們可以做市場經(jīng)營結(jié)果分析、制定后續(xù)的計劃,也可以為公司資金計劃提供支持等等。但是要注意的是,合同不僅僅只有財務(wù)信息,其他的信息我們也應(yīng)該關(guān)注,只是聚焦點在財務(wù)信息而已。

3. 報表:合同管理價值的體現(xiàn)

合同管理系統(tǒng)的目的不是將合同附件線上化,是要給業(yè)務(wù)、管理提供數(shù)據(jù)支撐,方便業(yè)務(wù)和管理做決策。而這些呈現(xiàn)的最好方式就是“報表”。

基于合同類型的報表、基于合同狀態(tài)的報表、基于合同金額的報表、基于收付款計劃的報表等等,有了這些報表,合同管理系統(tǒng)的價值才能得以更好的體現(xiàn)。

三、合同管理系統(tǒng)設(shè)計

設(shè)計合同管理系統(tǒng)前,先來了解合同,我們可以將合同拆分成:合同基礎(chǔ)信息、財務(wù)信息和合同附件,在設(shè)計合同管理系統(tǒng)的時候,我們需要把合同的財務(wù)信息拆分出來單獨管理,合同基礎(chǔ)信息和合同的附件放在一起管理,通過關(guān)聯(lián)將基礎(chǔ)信息和財務(wù)信息展現(xiàn)到一起。

1. 合同內(nèi)容

合同內(nèi)容一般分兩塊,合同的關(guān)鍵信息和合同的文本信息,合同的文本可以是線上文本或者附件;關(guān)鍵信息則包括:合同名稱、合同編號、合同主體、合同的簽訂方等,具體內(nèi)容如下:

說明:

  1. 合同分類需要有兩個維度,財務(wù)維度和業(yè)務(wù)維度,業(yè)務(wù)維度根據(jù)公司的實際情況進(jìn)行劃分,財務(wù)維度區(qū)分收款、付款和其他合同。
  2. 一般情況下,簽署方不超過四個,建議設(shè)計的時候,考慮最多的情況。

2. 財務(wù)信息

財務(wù)信息包括:合同的金額和合同的收付款期數(shù)信息,這里要特別說明一點是:有些合同的是沒有財務(wù)信息的,比如協(xié)議,但是沒關(guān)系,不影響。


說明:

  1. 合同收付款信息中可以不用標(biāo)明是收款還是付款,基于合同本身判斷。
  2. 合同名稱從合同基礎(chǔ)信息庫中選擇得到,不是文本字段。

3. 信息關(guān)聯(lián)

這樣設(shè)計以后,財務(wù)的信息和基礎(chǔ)信息是分割開來的,我們需要通過關(guān)聯(lián)關(guān)系財務(wù)的收付款期數(shù)關(guān)聯(lián)到合同的基礎(chǔ)信息中。

三、結(jié)束語

合同管理系統(tǒng)設(shè)計的時候,需要設(shè)計通用型的合同管理方案,畢竟合同管理系統(tǒng)所管理的合同范圍會根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的訴求不斷變化,深入了解合同以后,我們將其分成基礎(chǔ)信息和財務(wù)信息兩塊,基礎(chǔ)信息方便合同查找、財務(wù)信息方便合同收付款管控,業(yè)務(wù)、管理訴求不斷變化,我們的方案也是用。

本次就聊到這里,下次我們接著聊合同報表。

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合同審批流程應(yīng)該如何設(shè)計

 

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  1. 不錯

    來自廣東 回復(fù)
    1. 感謝

      來自浙江 回復(fù)
    2. 歡迎關(guān)注公眾號

      來自浙江 回復(fù)