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編輯導語：關(guān)于界面設(shè)計，在前兩篇文章中，我們已經(jīng)了解到了界面的概念，以及在界面中分類活動功能應該如何設(shè)計。今天，緊接著前兩篇文章，作者又為我們分享了字典功能的設(shè)計方法，快來get新知識吧！

理解字典功能，首先要理解它是建立企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標準的手段，其次才是它對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的記錄和維護功能。構(gòu)建企業(yè)信息系統(tǒng)過程中有兩個重要的標準化工作：業(yè)務流程的標準化、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標準化。

其中：業(yè)務流程標準化是通過業(yè)務架構(gòu)實現(xiàn)的，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標準化是通過字典功能設(shè)計實現(xiàn)的。

字典在這里是“功能”的概念（不是數(shù)據(jù)庫），通過設(shè)計字典功能，可以建立一套支持從數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)維護等的體系。字典的主要作用有三個：建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、維護基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、支持在界面上數(shù)據(jù)的快速輸入。

一、字典功能的概念

1. 字典功能的定義

• 字典：是保存企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的地方，如：材料編碼、客戶信息、員工信息等。
• 字典功能：是對企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行維護的功能，維護工作包括對數(shù)據(jù)的輸入、保存、查看和發(fā)布等操作。可以把字典功能看成是一個特殊的“活動”功能，但它只用來維護基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，字典功能具有以下的一些的特點（以下簡稱為：字典）。

1）粒度

對一個字典大小的劃分原則如下：一個字典只用來維護一類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；一個字典可由n個界面組成，用以幫助建立多層的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分類。

2）功能

字典具有二個基本功能：數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)維護，其中：

• 數(shù)據(jù)輸入：用于對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入和保存，分類并建立層級關(guān)系等；
• 數(shù)據(jù)維護：對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護包括：追加、變更（履歷保留）、發(fā)布、定時啟用等。

3）作用

它的主要作用有三個：建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、維護基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、支持快速輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

• 建立數(shù)據(jù)標準：建立基數(shù)據(jù)的標準，包括：結(jié)構(gòu)、分類、編號；
• 維護基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：維護工包括：使用規(guī)則、對數(shù)據(jù)的追加、變更、發(fā)布等；
• 支持快速輸入：在活動功能的界面上設(shè)置下拉框，通過“數(shù)據(jù)選擇”的方式進行數(shù)據(jù)的輔助輸入，此法不但快捷、而且還可避免對重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入錯誤，這也是一種保障業(yè)務標準化的措施。

字典功能的設(shè)計，是設(shè)計師非常重要的工作之一，不但要積極地參與，而且需要他對企業(yè)數(shù)據(jù)的標準化、企業(yè)管理標準化有一定的知識和經(jīng)驗。

2. 字典功能的特殊性

由于字典功能與其余的三個業(yè)務功能（活動、看板和表單）有著密切的關(guān)聯(lián)，同時又容易產(chǎn)生一些概念上的模糊，下面就將這4個功能之間做一些對比，理解它們的異同對業(yè)務功能的設(shè)計非常重要。

1 ) 字典功能與數(shù)據(jù)庫的區(qū)別

字典功能：是一個業(yè)務處理的“功能”，是處理數(shù)據(jù)的工具，用來建立結(jié)構(gòu)化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

• 將數(shù)據(jù)資源進行標準化、結(jié)構(gòu)化的梳理。
• 限制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的使用范圍。
• 幫助快速地輸入過程數(shù)據(jù)等。

數(shù)據(jù)庫：是一個存儲電子數(shù)據(jù)的載體（是倉庫，不是工具）。

用字典功能輸入的數(shù)據(jù)被保存到了數(shù)據(jù)庫，利用字典功能還可以對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行查詢、調(diào)用、維護以及發(fā)布等。

注：關(guān)于字典庫的稱呼，它是字典功能和數(shù)據(jù)庫功能合體的稱呼，通常習慣于將記錄企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫稱之為“字典庫”，這個詞的含義有兩個：

1. 它是一個特殊的數(shù)據(jù)庫，專門用來記錄企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；
2. 它是由字典功能進行管理的數(shù)據(jù)庫（可以增減、發(fā)布、查詢等）。

2 ) 字典功能與活動功能的區(qū)別

• 活動功能：用于按照數(shù)據(jù)發(fā)生的順序，記錄過程數(shù)據(jù)；
• 字典功能：用于對字典數(shù)據(jù)庫中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行長期的、反復的維護；
• 最大區(qū)別：用活動功能輸入的數(shù)據(jù)一旦確定就不能再改動（改動違法?。?、而用字典功能輸入的數(shù)據(jù)則必須按照要求進行不斷地維護、改動（以適應需要）。

3 ) 字典功能與看板功能、表單功能的區(qū)別

字典功能產(chǎn)生了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為各類數(shù)據(jù)的抽提、統(tǒng)計、計算等提供了屬性參數(shù)，在設(shè)計看板和表單時離不開這些屬性參數(shù)，如：組織、產(chǎn)品、材料、客商、知識等。

• 組織字典：可按組織口徑統(tǒng)計、分析不同部門、個人的產(chǎn)值、收入等情況等；
• 材料字典：可以按照材料類型統(tǒng)計、分析不同材料的庫存量、市場價、消耗量等。

二、字典的設(shè)計

字典功能的設(shè)計可以從以下的4個方面進行：設(shè)計理念、數(shù)據(jù)選擇、數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)維護。下面以圖1“合同簽訂”中的“工程分類”的數(shù)據(jù)來源為例，說明如何設(shè)計字典，其中：合同簽訂=活動功能、工程分類=字典功能。

圖1 合同簽訂（活動）與工程分類（字典）

1. 設(shè)計理念

字典是維護企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的功能，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括了企業(yè)中所有需要統(tǒng)一、保護的公用數(shù)據(jù)，所以字典的設(shè)計要注意：

1）標準化

要先從企業(yè)的管理、業(yè)務的標準化、工作效率提升等視角考慮它的功能、作用和價值。

2）主數(shù)據(jù)

其次，因為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也是未來構(gòu)成系統(tǒng)中主數(shù)據(jù)的核心，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是所有數(shù)據(jù)分類中生命周期最長的，因此字典設(shè)計不但要考慮維護的方便性和輸入的快捷性，而且還要思考如何能讓基礎(chǔ)數(shù)據(jù)適合維護方便和輸入快捷，它是解決和避免發(fā)生信息孤島的重要因素。

2. 數(shù)據(jù)選擇

選擇數(shù)據(jù)就要判斷企業(yè)數(shù)據(jù)中哪些是屬于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的，判斷的參考條件如下（不限于此）：

• 需要保護的核心數(shù)據(jù)，比如：組織機構(gòu)、客商信息、市場價格、材料編碼等；
• 企業(yè)知識庫數(shù)據(jù)，全員要遵守，如：工藝功法、法律法規(guī)、質(zhì)量標準等；
• 其它，如：反復使用數(shù)據(jù)、支持快速輸入數(shù)據(jù)、以及分析統(tǒng)計的屬性數(shù)據(jù)等。

合同簽訂內(nèi)的“工程分類”字段，對企業(yè)來說是重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這個數(shù)據(jù)可以用來分析客戶的來源、行業(yè)的范圍、產(chǎn)品的類型、最佳銷售產(chǎn)品等，如果不統(tǒng)一標準就難以得到正確的分析對比結(jié)果。

3. 數(shù)據(jù)標準

確定了字典的對象數(shù)據(jù)后，下一步要確定研究對象數(shù)據(jù)標準，標準包括了數(shù)據(jù)的分類、數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)的編號等。

如圖2所示，“工程分類”表中的數(shù)據(jù)分別來自于4個數(shù)據(jù)分類表，從分類表2～分類表5之間又具有分解的結(jié)構(gòu)關(guān)系。從①～④的連續(xù)選擇，可以找到需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)“高鐵站”，從這個結(jié)構(gòu)可以看出工程分類的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)具有5層分類。

圖2 數(shù)據(jù)表關(guān)系圖

4. 數(shù)據(jù)維護

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不同于過程數(shù)據(jù)，需要經(jīng)常的維護以做到與時俱進，基本功能有（不限于此）。

1 ) 數(shù)據(jù)的輸入

確定記錄數(shù)據(jù)采用的界面原型，從數(shù)據(jù)表的數(shù)量來看至少需要有5個原型，參見圖2，1個為主表（表1）、4個為輔表（表2～表5）。

2 ) 數(shù)據(jù)的調(diào)整（=維護）

與活動功能在記錄數(shù)據(jù)后就不能再改動的原則不同，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的生命周期內(nèi)需要利用字典功能對其進行多次的調(diào)整，為了讓引用不同時期基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的表單都可以如實地再現(xiàn)，字典不但要具有調(diào)整功能，而且必須保留完整的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變更履歷，再現(xiàn)時不能讓調(diào)整后的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)影響歷史表單的還原。

3 ) 數(shù)據(jù)的發(fā)布

很多的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在不同時間段有不同的數(shù)值，所以字典功能還要具有數(shù)據(jù)發(fā)布的功能，比如：單價在1月1日～6月30日為1000元，從7月1日～12月31日為1050元。時間一到7月1日，字典界面打開時看到的是最新的單價數(shù)據(jù)。

另外，字典既然是企業(yè)保護基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的功能，所以對字典的使用必須有相應的企業(yè)管理規(guī)則、權(quán)限限制等。

三、應用設(shè)計

由于都是窗口形式的界面，所以字典的應用設(shè)計的內(nèi)容請參考本系列第二篇“活動功能的設(shè)計”相關(guān)部分。

四、記錄模板

字典設(shè)計結(jié)果的記錄形式也采用“設(shè)計4件套”的模板，請參考本系列第二篇“活動功能的設(shè)計”相關(guān)部分。

本系列的下一篇：界面設(shè)計方法（4）：看板功能的設(shè)計

相關(guān)閱讀：

《界面設(shè)計方法（1）：界面的概念與分類》

《界面設(shè)計方法（2）：活動功能的設(shè)計》

本文由 @李鴻君 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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