告別會議紀要與進度失控:一位基建PM的AI釘釘效率革命

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從蒸汽機到互聯(lián)網(wǎng),每一次技術革命都重塑了人類的工作方式。而今天,我們正站在AI革命的中心。

深度體驗AI聽記與AI表格,重構大型基礎設施數(shù)字化項目的管理范式。

在大型基礎設施行業(yè)數(shù)字化領域,作為一位不斷摸索的產(chǎn)品經(jīng)理兼項目經(jīng)理,我的日常就是與海量的會議、錯綜復雜的項目節(jié)點、成百上千的任務項以及永不停歇的進度匯報作斗爭。曾經(jīng),我們習慣了去適應各種復雜的協(xié)同工具,記住層層嵌套的功能菜單, 手動完成從信息記錄到任務分配的每一個環(huán)節(jié)——直到我遇見了AI釘釘1.0(釘釘8.0)。它帶來的不是一次簡單的功能更新,而是一場關于工作方式的“范式轉移”,真正實現(xiàn)了從“人適應工具”到“工具適應人”的跨越。

從“人適應工具”到“工具適應人”的跨越

在深度體驗了AI聽記AI表格兩大功能后,我確信,AI釘釘已經(jīng)成為了我管理中大型數(shù)字化基建項目的“超級外腦”,將我從重復性勞動中解放出來,效率提升何止數(shù)倍。

一、AI聽記:從“會議記錄員”到“項目協(xié)作官”

在大型基礎設施數(shù)字化領域,以正在推進的橋梁數(shù)字孿生平臺項目為例,每一次技術協(xié)調會都堪稱“多國聯(lián)軍作戰(zhàn)”——業(yè)主單位、設計院、BIM團隊、物聯(lián)網(wǎng)設備商、施工方及各類供應商齊聚一堂。會議不僅專業(yè)術語密集(如“點云數(shù)據(jù)融合”、“BIM輕量化”、“IOT傳感采樣率”),更是關鍵決策的誕生地。過去,一場1小時的會議結束,才是我工作的開始:耗費至少40分鐘反復聽錄音、整理紀要、提煉待辦事項,再逐個@相關方確認。信息在層層傳遞中損耗、延遲、甚至走樣,為項目推進埋下隱患。

而AI聽記的出現(xiàn),徹底終結了這一痛點,它不再只是一個記錄工具,更是一位深度參與的項目協(xié)作官。

精準捕捉,告別“誰說了什么”的混亂:AI聽記的聲紋識別功能令人驚艷。會前,核心成員花1分鐘錄入聲紋,會議中AI便能自動區(qū)分并標注發(fā)言人。再復雜的討論,轉寫內容都條理清晰,責任歸屬一目了然。對于涉及業(yè)主單位、總包方、設計院、施工方、BIM咨詢與實施方、物聯(lián)網(wǎng)設備與安裝方、IT基礎設施提供商、孿生平臺開發(fā)等多方干系人參與的各類會議,這一功能至關重要。

語義理解,自動生成結構化紀要:AI聽記不僅能轉寫,更能理解。AI能自動提煉會議摘要、關鍵結論和待辦事項。我最喜歡的是其場景化模板功能。團隊自定義了一個“階段進度匯報”會議模板,AI自動將會議內容分類整理到“數(shù)據(jù)底板開發(fā)”、“模型輕量化與集成”、“設備數(shù)據(jù)接入”、“前端功能開發(fā)”等分項工作包并明確責任歸屬,只需核對檢查,若確認無誤就能直接分享給所有與會者和相關方。

一鍵分發(fā),打通任務執(zhí)行“第一公里”:這是最具突破性的升級。AI聽記提煉出待辦事項,可一鍵創(chuàng)建為釘釘待辦并精準分配至責任人, 截至時間清晰明確。會議剛結束,所有任務就及時同步至每位成員的待辦列表,實現(xiàn)了從“會議決策”到“任務落地”的無縫銜接。

價值感受:在諸如橋梁數(shù)字孿生平臺這類跨技術、多接口、長周期的大型數(shù)字化項目中,各方協(xié)同復雜度極高。AI聽記不僅為我節(jié)省超過80%的會后整理時間,更關鍵的是實現(xiàn)了會議關鍵信息與任務的無損傳遞和即時觸達。決策落地速度極大提升,從“會議紀要在路上”變?yōu)椤叭蝿找言趫?zhí)行中”,顯著降低了因信息延遲或歧義導致的溝通與返工成本,為項目高效推進提供了可靠保障。

二、AI表格:不懂代碼,也能構建項目智能中樞

如果說AI聽記解決了“記”和“分”的問題,那么AI表格則很大程度上重塑了我作為項目經(jīng)理對“管”和“控”的認知。它不再是一個簡單的只能填數(shù)字劃格式的在線表格,而是一個能通過“說人話”來驅動的智能業(yè)務應用搭建平臺。在我所負責的大型數(shù)字化項目,如橋梁數(shù)字孿生平臺中,技術棧復雜、參與方眾多、開發(fā)周期長,光是要搞清楚“現(xiàn)在到底到什么進度了”、“哪個環(huán)節(jié)可能卡住”就令人頭大。而AI表格,我主要把它用在兩個核心場景:產(chǎn)品研發(fā)全流程管理和項目進度預覽文章風險的智能預警。

一句話,搭建一個項目管理應用:以前要想搭建一個能整合項目規(guī)劃、任務拆解、BUG追蹤和用戶反饋的數(shù)字化看板,要么斥資采購專業(yè)軟件,要么就得拉著開發(fā)團隊吭哧吭哧做定制。但現(xiàn)在,只需要跟AI表格說:“幫我創(chuàng)建一個用于橋梁孿生平臺研發(fā)的項目管理表,要有需求池、迭代看板、BUG追蹤,能自動計算迭代完成度,還能提前預警延期風險?!敝皇钦Q壑g,一套數(shù)據(jù)關聯(lián)、視圖清晰、自帶邏輯的應用就已經(jīng)準備好了。它自動生成了數(shù)張關聯(lián)子表,儀表盤也直接可用——這種感覺,就像一個隨時待命的產(chǎn)品技術團隊,你說需求,它立馬交付。

智能預警,從“救火隊員”到“風險先知”:這是讓我覺得最具變革意義的一點。通過一句簡單的指令,就能設定監(jiān)控規(guī)則:“當‘實際完成時間’晚于‘計劃時間’且任務狀態(tài)未完成時,自動將其標為‘高風險’,并立即通知我和相關負責人。”我不再需要每天人工排查上百個任務節(jié)點。AI表格就像一位不知疲倦的哨兵,7×24小時緊盯項目進度,一旦有異常就主動推送提醒。在橋梁孿生這類容錯率極低的大型項目中,能提前干預、調度資源,就意味著真金白銀的成本節(jié)約和工期保障。

自動匯總,把寫周報的時間還給創(chuàng)造:每周五的項目周報,曾經(jīng)是我和團隊最頭疼的“期末作業(yè)”。現(xiàn)在,我只需要吩咐AI:“每周五下午5點,自動匯總本周任務完成情況,按項目、人員統(tǒng)計完成率,并列出所有高風險任務,生成簡報發(fā)到項目群?!庇谑?,每周五一到點,一份結構清晰、數(shù)據(jù)直觀的周報就會準時出現(xiàn)在群里。所有人對進度一目了然,團隊再也不用陷在重復的信息整理工作中——省下的時間,我們可以更專注地解決技術難題和創(chuàng)新設計。

價值感受:作為一個典型的大型基建設施數(shù)字化項目經(jīng)理,我雖然不懂編程,但借助AI表格,我竟然能快速搭出一套完全貼合我們業(yè)務的管理系統(tǒng)。它把我從手工整理數(shù)據(jù)、人工監(jiān)控預警和機械編寫報告的苦力中徹底解放——項目管理的顆粒度、實時性和前瞻性,都上了一個大臺階。

結論:AI 釘釘 的核心價值,是“重塑工作流”

深度體驗AI釘釘,尤其是AI聽記與AI表格這兩個功能聯(lián)動應用之后,我清晰感受到:它們絕不是孤立的功能點,而是一套完整的、智能化的“工作流重塑引擎”。整個工作流閉環(huán)如下:“AI聽記實時捕捉會議決策 → 一鍵生成待辦并分配 → 任務執(zhí)行數(shù)據(jù)沉淀至AI表格 → AI表格實時監(jiān)控、分析與預警 → 生成周期報告”。

“ AI聽記+AI表格 ”工作流閉環(huán)

數(shù)據(jù)在這個閉環(huán)中真正流動了起來,人和AI實現(xiàn)了自然協(xié)作。我不再是工具的“操作員”,而是整個項目的“指揮官”。節(jié)省出來的時間,我能更聚焦于產(chǎn)品戰(zhàn)略、用戶體驗和跨部門創(chuàng)新協(xié)作。在技術復雜度高、參與方眾多、容錯率極低的大型基礎設施行業(yè),AI釘釘帶來的不僅是效率的量級提升(遠不止300%),更是管理可靠性與項目成功率的質的飛躍。

它清晰地宣告著一個新時代的來臨:工具終于學會了“思考”,并且開始真正為人服務。

本文由 @??Vincent 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)作者許可,禁止轉載

題圖來自Unsplash,基于CC0協(xié)議

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